關于辦公自動化環境下醫院檔案管理的探究

[摘 要]隨著科技的發展，越來越多的企業開始引入辦公自動化，使其能夠為企業的工作和發展起到促進作用。本文就辦公自動化環境下醫院檔案管理工作進行探討，分析出當前存在于醫院檔案管理工作的問題，結合醫院的實際情況提出有效的解決措施，從而促使醫院檔案管理得到進一步提高。

[關鍵詞]辦公自動化；醫院；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.109

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-01

0 引 言

在醫院檔案管理工作中應用辦公自動化，雖然其給檔案管理工作帶很多的方便，同時也產生了新的問題，急需相關工作人員采取有效的措施加以解決。并且，由于檔案管理模式和方法的改變，其對人員的能力和素質也有了更高的要求，醫院應當培養出更多滿足檔案管理工作的人員。下面筆者就針對醫院檔案管理的具體內容進行闡述。

1 辦公自動化環境下醫院檔案管理所存在的問題

1.1 檔案文件管理的保密性問題

在辦公自動化環境下，醫院主要是利用計算機技術進行檔案管理，在此管理過程中檔案文件的保密性成為了十分重要的問題。電子檔案文件與傳統紙質檔案文件相比較更加易于更改，而且在更改后也基本不會留下更改過的痕跡，造成其保密性較弱，極容易被其他人員修改。在醫院中，所存有的電子檔案文件多為患者的電子病例，其中包含了患者的整個治療過程和具體效果，而且還含有相關的數據、圖片信息等，一旦這些信息發生泄露，將會對患者造成嚴重的影響。因此，醫院應當加強對電子檔案的管理，確保其具有良好的保密性。

1.2 檔案文件管理的標準性問題

在辦公自動化的模式下，檔案管理將會使用到很多先進的設備，雖然這些設備給醫院檔案管理提供了很多便捷之處，但同時也產生了新的問題。在這種管理模式下，檔案文件只有正式檔案的存檔，沒有原始底稿。有些檔案文件雖然有底稿，但大多都并非原始文件，這都給檔案管理造成了新的難題。現階段，我國醫院利用自動化系統進行檔案管理還缺乏一定的規范和標準，從而導致了管理的落后。此外，醫院應當充分利用自動化系統的優勢，為工作人員提供更加便利的檢索，這便對已經完成檔案歸檔的文件提出了能夠可行的標準。

1.3 檔案管理人員的素質問題

辦公自動化模式下的檔案管理工作與傳統檔案管理工作相比較，其在管理技術、方法等方面存在很大的不同。在以往進行檔案管理工作的人員，普遍存在學歷較低、個人素質不高等問題，且在管理水平上已經無法滿足當下時代的需求，導致現代化的檔案管理不能夠發揮其自身的作用。如果任用掌握相關技術的工作人員，其又不具備檔案管理素質，也無法勝任檔案管理工作。因此，醫院應當培養出符合時代發展的人才，不僅要具有檔案管理的專業知識，還應當對科技有一定的了解，如此才能夠更好的完成檔案管理工作。

2 加強辦公自動化環境下醫院檔案管理的有效對策

2.1 加強網絡安全建設

為了能夠確保醫院電子檔案文件的安全性，首先應當加強其網絡安全建設。所謂網絡安全主要是使計算機系統中的各個部分不受到破壞，以此來保障系統能夠正常運行，為人們提供良好服務。確保網絡安全主要方法有數據加密、防火墻等手段，通過這些技術手段能夠有效保障醫院計算機系統不會受到外部的攻擊，確保檔案信息的安全。

2.2 制定檔案管理標準

根據醫院檔案管理中的內容和步驟，制定出合理的檔案管理標準，同時也要符合我國國家所規定的規范。通過利用這些管理標準，結合醫院在檔案管理方面的實際情況，對檔案管理過程和內容進行嚴格的把關，以此來保障所進行歸檔的資料具有一定的價值。此外，醫院還應當根據檔案管理工作的具體情況，隨時對檔案管理制度和標準進行修改與完善，明確檔案管理人員的工作內容和職責，從而使檔案管理工作變得更加標準和規范。

2.3 健全人才培養機制

隨著社會的發展，醫療成為了有關民生的重要行業，我國對其給予了大力的支持，這在一定程度上促使我國醫院得到更好的發展。現階段，我國醫院內科目劃分的越來越細致，使得檔案的數量和種類也變得越來越多，檔案管理工作也隨之變得更加復雜。在這種情況，需要我國檔案管理人員不僅要具有較高的專業素質，還應當擁有較強的綜合能力，才能夠促使我國檔案管理工作更好的完成。在培養所需要的人才上，應當定期對其進行專業的培訓工作，使其不僅要了解當前檔案管理工作的現狀，還可以針對性的提高檔案管理人員的綜合能力，使其滿足醫院檔案管理工作的需求，促使檔案管理能夠為相關工作人員提供更加良好的服務。

3 結 語

當前我國醫院在檔案管理方面還存在很多問題，尤其是在自動化的背景下，檔案管理工作對于各方面的要求也就更高。本文從辦公自動化管理模式下的檔案保密性、人才素質以及管理制度三個方面分析了存在于醫院檔案管理中的問題，并提出了相應的解決措施，希望能夠改善醫院檔案管理工作的現狀。只有進一步提高檔案管理工作質量，才能夠使檔案管理為醫院提供更優質的服務。

主要參考文獻

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