信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件

[摘 要]隨著社會的進步，越來越多的新理念與新技術被應用到人力資源檔案管理中，人力資源檔案管理水平比以往有了很大提升。在全面推進信息化建設的過程中，人力資源檔案管理也走上了信息化的道路。在本文中，筆者從人力資源檔案管理信息化的必要性入手，提出促進人力資源檔案管理信息化建設的保障條件，具有非常重要的現實意義。

[關鍵詞]信息化建設；人力資源；檔案管理；必要性；保障條件

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.108

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-01

在全面推進信息化建設的過程中，人力資源檔案管理的信息化水平也有了很大提升。在這種情況下，人力資源檔案管理逐步擺脫了傳統管理模式，開始實現現代化。相關工作人員應充分利用現代信息技術的優勢，提升工作效率，降低工作成本，優化工作流程。

1 人力資源檔案管理信息化的必要性研究

人力資源檔案管理在整個人力資源管理中占有重要地位，其信息化程度直接決定了人力資源管理能否實現現代化。隨著社會的高速發展，各行各業都面臨著前所未有的競爭壓力，而人才恰恰是一個單位中最寶貴的競爭資源。組織要想提高人力資源管理水平，首要做的就是構建起先進的人力資源檔案管理體系，重視人力資源檔案管理部門。在信息化技術的應用下，工作人員的工作效率與工作準確度都得到大幅度提高。所以，信息化是人力資源檔案管理水平提升的必然選擇。以往的人力資源檔案管理都依賴于人工手動進行，在工作效率與工作質量上都得不到保障。因此，在現代人力資源檔案管理中，應積極改變管理模式，借助信息化技術，從整體上提升管理水平。

在相當長的一段時間里，人力資源檔案管理都采用全封閉與半封閉的模式，這導致很多人不了解人力資源檔案管理。即便是有些軟件商想開發人力資源檔案管理系統，卻也摸不著頭腦，難以開展實際工作，只能放棄。倘若要想開發出符合實際工作需要的人力資源檔案管理系統，還需要投入非常多的精力。傳統的檔案管理模式非常落后，制約了管理水平的提高。隨著信息時代的到來，人們對于信息數據提出了更高的要求，這種情況下，人力資源檔案管理必須加強信息化建設工作。這樣一來，整個人力資源檔案管理的工作效率與工作質量都能夠得以提升。各種數據與信息也能夠發揮更大的作用，實現信息資源的共享。

企事業單位開展人力資源檔案管理工作的最終目標在于提供更好的信息服務。以往手動模式下進行各種信息與數據的統計工作，在工作質量與效率方面都非常落后，難以為相關決策提供可靠依據。隨著信息技術的應用，相關信息的收集、分析與處理速度都得到顯著提升。這樣一來，信息服務的功能得以實現，相關工作人員可以直接通過系統查閱到各種資料，有效地降低了成本。

2 促進人力資源檔案管理信息化的保障條件

2.1 完善各種硬件設備

在人力資源檔案管理的信息化進程中，各種先進的硬件設備是基礎。只有依托于這些硬件設備，信息技術與網絡技術才能夠實現。在建設人力資源檔案管理信息化的過程中，應積極構建計算機，從而提高各種信息與數據的收集與處理速度。只有借助計算機，才能夠實現辦公的自動化。除了計算機之外，事業單位還應該具有其他所需的硬件設備，從而為人力資源檔案管理信息化建設提供硬件保障。

2.2 積極完善組織結構

隨著社會的發展，事業單位開始意識到人力資源檔案管理的重要性，積極推進該方面的信息化建設工作。在此過程中，應積極完善組織結構。一是在開展檔案管理的過程中應時刻遵守檔案方面的法律法規。所有信息化建設工作都是在合法的基礎下進行的。只有在這種約束下，事業單位上下才能夠真正意識到人力資源檔案管理信息化的重要性，自覺投入到人力資源檔案管理的信息化建設工作中來。二是領導應積極轉變思想意識，借助多種手段，起到領頭人的作用。這樣一來，基層員工才能夠自發地學習與運用各種先進的信息技術，不斷提高操作能力與工作水平。

2.3 構建起一支優秀的檔案管理隊伍

在市場經濟的影響中，一個組織最關鍵的是人力資源方面的競爭。在人力資源檔案管理信息化建設的過程中，需要專業的人才開展各項具體工作。因此，必須積極構建起一支優秀的檔案管理隊伍，從而為人力資源檔案管理的信息化提供人力資源保障。一是現有的檔案管理人員應積極提升自身的專業水平，加強學習，掌握各種信息操作技術。在信息時代下，管理者應具備計算機操作能力，針對此，事業單位可以加強該方面的培訓工作，不斷提高員工的工作水平；二是人力資源方面的領導應轉變思想，樹立其保密意識；三是對檔案管理人員加強績效考核，并將考核結果與薪酬體系對接，提高工作人員的積極性。

2.4 做好系統維護工作

網絡技術與信息技術是人力資源檔案管理實現信息化的基礎。事業單位應重視人力資源管理系統的維護工作，只有這樣才能夠保障整個系統穩定運作。網絡技術管理人員應在日常加強檢修工作，及時發現問題，并妥善處理。網絡技術管理人員還應該具備操作體系，從而減少人為出錯的可能性。對于他們來說，應重視日常出現的各種問題，嚴肅認真地處理每一個問題。為了確保整個系統的穩定運作，還應該加強網絡安全建設工作，杜絕信息外泄的情況出現。

3 結 語

隨著社會的不斷進步，信息技術的應用越來越廣泛。在事業單位不斷改革和發展的過程中，人力資源檔案管理的信息化建設工作發揮著重要作用。只有將先進的網絡技術與信息技術應用到人力資源檔案管理中，提升人力資源檔案管理的現代化水平，才能夠使得事業單位順應改革發展的趨勢。

主要參考文獻

[1]尹英范.信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].黑龍江檔案，2015（4）.

[2]陳靜.淺談人力資源檔案管理的信息化建設[J].勞動保障世界，2015（11）.