信息時代電子檔案的安全性探討

[摘 要]隨著社會的不斷進步，科技的不斷發展，我國各個領域都得到了很好的發展，尤其近年來信息技術不斷更新和完善，也使得其越來越受到各個行業的青睞，眾所周知，檔案對于企業發展來說具有十分重要的意義，而其經過多年發展如今已經發展成為電子檔案，雖然其更具效率但卻也存在著安全隱患。本文通過查閱相關資料，簡要介紹了電子檔案存在的安全隱患，并提出了行之有效的提升信息時代電子檔案安全性的相關措施，以期能夠為我國電子檔案方面的發展提供有價值的參考。

[關鍵詞]信息時代；電子檔案；安全性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.092

[中圖分類號]G647；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-02

0 引 言

檔案記錄在我國由來已久，古時其記錄了中華民族的發展史，隨著時代的推移，如今其擁有了更廣闊的應用范圍，也發揮了越來越重要的作用，如今電子檔案已經基本取代傳統檔案管理，其作為科學技術發展的產物，固然能夠很大程度上改善傳統檔案中的弊端，但也為檔案安全帶來了挑戰。如今檔案信息公開已經得到了社會各界的認可和關注，其能夠更大程度上促進企業發展，而在此過程中值得注意的是，在操作相關信息時一定要細心，否則一旦誤刪則很難恢復。

1 電子檔案存在的安全隱患

1.1 對系統設備的依賴性

傳統檔案管理主要由管理紙質材料為主，而電子檔案與其有著很大的差異，不難發現，電子檔案一旦離開計算機則難以使用，甚至無法進行檔案錄入、檔案分類等工作。數字編碼作為生成電子檔案的主要表現形式，其只存在于計算機內部，若人們認為可視圖片、文字等信息即為電子檔案的話，只能說明人們并不十分了解電子文件的整體構造，無論文字或圖片均不能夠將其明確定義為電子文件，其只是作為輸出形式而已，計算機作為輸出載體，一旦失去計算機電子文件也就失去了效用。

1.2 載體與信息的可分離性

相較傳統檔案而言，電子檔案更加隨性，其可以根據不同的要求將信息轉化為不同的形式，也可以利用網絡技術將其進行分享，因此已經形成電子檔案的文件可以完全脫離載體而獨自存在，紙制檔案則必須依附于紙張載體，一旦載體受損紙質檔案也會受到相應影響。雖然電子文件可以有效避免此種情況，但由于其具有較好的獨立性，也導致了其分離性有所增加，人們可以手動刪減文件內容，也可以隨意添加內容，并且在不同的載體中進行加固，此種方式雖然便捷但也造成了新的問題，如何保障信息完整性成為了其亟待解決的主要問題之一。

1.3 生成環境的安全性差

如今已經進入網絡社會、信息社會，計算機技術也在不斷更新和完善中，為現代檔案管理提供了更為便捷的方式，但網絡自身攜帶的開放性卻給電子檔案的傳輸、生成等方面造成了影響，尤其人們難以分辨來自網絡的各種電子信息是否真實。另外，對于大多數檔案應用系統而言，其常常處于不設防狀態，使得檔案寫入、傳輸、變換等多項操作均存在安全隱患，尤其需要注意的是黑客，黑客具有強大的計算機操作能力，其能夠輕易盜取電子檔案，或者在電腦遭遇病毒入侵時，也容易對電子檔案產生影響。

2 提升信息時代電子檔案安全性的相關措施

2.1 加強安全防范管理

安全防范管理是一項較為繁瑣且系統的工作，為了能夠使電子檔案更具安全性，應采取多種手段共同實施的方式，如行政、技術手段等，技術手段方面可以利用加密技術，加密技術如今已經成為各個領域保護文件的重要措施之一，其能夠有效避免在檔案傳輸過程中被第三方窺視，從而盜取相關信息，除此之外也可以充分利用防寫技術，同時加強計算機自身防護能力，善于利用防火墻技術，也可以采用安全衛士等系統來提升電腦防范病毒的能力。

2.2 壯大并優化人才隊伍

如今社會發展速度飛快，社會各界對人才的要求也有了明顯提升，對人才的要求已經由單純的學歷、經驗轉變為全能型人才、綜合型人才，對從事電子檔案管理工作的人員來說，其若無法充分提升自身技能以及個人素質，則很難勝任電子檔案管理工作。電子檔案在使用過程中需要工作人員熟悉各種計算機技術，并對網絡技術也要有一定的了解，但僅僅如此依然無法滿足當代社會的發展要求和發展趨勢，除此之外，其需要不斷增強自身管理能力，尤其要靈活運用現代化管理方式，并具備上進心、求知欲，以便促進自身全面發展。

2.3 重視基礎設施建設

基礎設施若得不到充分完善同樣難以使電子檔案安全得到保障，如我國大多數校園教育中往往存在計算機老舊的現象，而負責存放電子檔案的計算機也常常會由于老化而發生故障，嚴重阻礙了工作的開展，同時也不利于信息的添加以及傳輸。鑒于此，我國政府應加大對此方面的資金支持，同時要對計算機技術進行深度完善，而在電子檔案管理方面可以積極開發出功能更為全面的查詢系統，以此來提升檔案調用的效率，使其真正實現信息化、實時化、數字化、智能化。

2.4 完善相關管理制度

無論對于何種機構而言，實現制度管理均可以有效約束人員行為，而引入市場機制更可以起到雙重作用。因此今后在開展工作時，應在檔案部門內部制定信息準入制度，并制定管理制度，使各個員工均能夠明確認識到自身權限，以及應負的責任，另外要建立監督部門，其不僅要對工作人員的工作狀態進行監督，也要對已完成的電子檔案進行再次確認，避免出現因工作人員粗心大意而造成紕漏，如此才能更好地保障電子檔案安全。

2.5 完善信息轉移工作

電子檔案不似傳統檔案，容易實現長期存放，如將電子檔案存入郵箱后可以實現保存，并且其也是傳輸文件常用的方式之一，然而存放在郵箱的電子檔案通常有時限限制，一旦超過預規定時間系統會自動刪除，因此如何使電子檔案長久保留下來也是目前較為難解決的問題。雖然針對此問題已經作出了相應努力，但收效均不是十分可觀，近年來互連標準的出現漸漸改善了這一現象，其可以實現不同軟件之間的數據互換，利用該技術可以將同一檔案信息不斷轉移，并存放在不同的系統中，如此一來則可以進行永久保存。

2.6 做好保密工作

完善的保密措施可以有效避免電子文件被盜用、被損壞，具體可以從以下幾個方面著手：一，設定權限審核，由于在生活和工作中難免會有很多人接觸到同一臺計算機，或有其他人需要查看該電子檔案，此時則需要使用系統判定功能，以便于確認其是否具有使用權限，同時要開啟自動跟蹤功能；二，進行加密處理，鑒于計算機內部容量極大，其可以同時包含成千上萬的電子檔案，然而檔案的保密程度不同，對于需要保密的檔案應進一步加強措施，同時也賦予其合理的使用權限。

2.7 保障信息設備環境安全

由于電子文件的載體自身均具有一定價值，因此其通常會被存放在如公司、機房或其他區域，并且此類區域通常均帶有門禁系統，如此一來則可以避免非工作人員進入的情況。如今傳統鎖頭已經無法發揮很好的作用，因此可以將其更換為密碼鎖，進入的密碼只有領導以及相關工作人員可以知曉，若其他有需要的人想進入該領域，則應事先請示并做好人員登記。除此之外，做好備份也是極為重要的工作，畢竟當今社會中火災、天災往往不期而至，一旦檔案被毀則可以利用備份檔案繼續開展工作。

3 結 語

電子檔案如今備受關注，作為新式檔案管理方式其已經很好的實現了其價值，并且也很大程度上實現了檔案信息化、數字化，但其所存在的安全隱患也已經成為人們較為關注的話題，因此今后在使用電子檔案時，應積極采取措施盡量避免在使用過程中出現問題。除了要加大軟件建設外，也要注重提升工作人員的綜合素質及能力，這也是當下順利開展電子檔案工作的重要手段之一。然而雖然近年來我國已經越來越重視電子檔案的安全問題，也采取了相應措施，但似乎收效不大，因此相關機構和人員應再次加強對此方面的研究。

主要參考文獻

[1]牛冬.信息時代電力企業電子檔案管理的探討[J].勞動保障世界，2015（24）.

[2]蘇梅芬.信息時代的電子檔案歸檔問題探討[J].江西建材，2016（9）.

[3]劉小英.淺議信息時代電子檔案的管理與開發[J].辦公室業務，2015（7）.

[4]溫爽.信息時代中文書檔案電子化應用[J].科技傳播，2015（17）.