高職院校檔案管理與信息管理相結(jié)合的前沿成就與發(fā)展動(dòng)向

[摘 要]傳統(tǒng)的檔案形式與管理已經(jīng)與高職院校檔案高效率、大容量以及易保存的管理要求不相符，因此，將檔案管理與信息管理相結(jié)合成為檔案管理的趨勢(shì)。當(dāng)前，檔案管理信息化取得的成就包括：①電子檔案技術(shù)創(chuàng)新與標(biāo)準(zhǔn)制定；②電子檔案產(chǎn)生與維護(hù)的研究；③電子檔案安全性問(wèn)題的解決。未來(lái)高職院校檔案管理與信息管理發(fā)展動(dòng)向有：①電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)管控；②電子檔案的規(guī)范化管理；③電子檔案價(jià)值的挖掘。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；信息管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.104

[中圖分類(lèi)號(hào)]G717.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）22-0-01

學(xué)生檔案的形式隨著社會(huì)和科技發(fā)展而不斷變化，也會(huì)因檔案管理手段改變而隨之改變。高職院校傳統(tǒng)檔案形式為紙質(zhì)文本，管理方式為文本記錄、收集與保管，檔案獲取方式一般為復(fù)印、影印及照相，等等。顯然，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案形式與管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)高速發(fā)展，學(xué)校高效率管理的要求。將高職院校檔案管理與信息管理相結(jié)合既符合高職院校教育改革的要求，也符合社會(huì)信息化的要求。

1 高職院校檔案管理與信息管理相結(jié)合的成就

近十年，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化程度發(fā)展迅速，無(wú)論在實(shí)踐方面還是理論方面都取得了很大突破。高職院校檔案包括學(xué)校管理方面的、教師方面的、學(xué)生方面的。本文中的檔案管理主要指學(xué)生檔案管理，包括學(xué)生的學(xué)籍檔案及成長(zhǎng)檔案、畢業(yè)檔案等。學(xué)生檔案信息化管理是基于信息技術(shù)的發(fā)展，它采取數(shù)據(jù)信息的形式將學(xué)生檔案儲(chǔ)存，有利于檔案的查閱、儲(chǔ)存與轉(zhuǎn)移。當(dāng)前，學(xué)生檔案信息化載體包括網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)及其他存儲(chǔ)媒介，其中以網(wǎng)絡(luò)電子檔案為主。高職院校檔案管理與信息管理相結(jié)合取得的成就主要在以下方面。

1.1 學(xué)生電子檔案的技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案制作技術(shù)創(chuàng)新與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是其創(chuàng)建與利用的前提條件。如果學(xué)生電子檔案沒(méi)有明確的技術(shù)條件和標(biāo)準(zhǔn)，那么這種檔案就缺乏權(quán)威性和規(guī)范性，在學(xué)生檔案信息化管理的后續(xù)研究也缺乏動(dòng)力。電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)（EAD）是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館處理檔案及手稿資料的著錄標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前已經(jīng)建立了一種描述電子檔案背景信息的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（EAC）。

1.2 學(xué)生電子檔案的產(chǎn)生與維護(hù)

傳統(tǒng)學(xué)生檔案形式為檔案卡或者檔案袋，檔案收集、管理、維護(hù)與轉(zhuǎn)移的對(duì)象也是一樣的。電子檔案則有很大不同，因其為數(shù)字信息，要保證信息的可讀性、完整性、真實(shí)性及遇到突發(fā)事件后損毀后的可恢復(fù)性，而且電子檔案經(jīng)常遇到持續(xù)復(fù)制或者定期遷移，要保證這些過(guò)程中信息的真實(shí)有效性，必須建立相應(yīng)的機(jī)制保障。有研究認(rèn)為要引入可信檔案服務(wù)（Trusted Archive Service）機(jī)制提供長(zhǎng)期穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)保存服務(wù)。

1.3 學(xué)生電子檔案的安全性問(wèn)題

學(xué)生電子檔案的真實(shí)性是其存在的價(jià)值，其反映了學(xué)生在學(xué)校的道德品質(zhì)狀況及學(xué)業(yè)表現(xiàn)情況等，如果電子檔案無(wú)法保證真實(shí)有效，那么學(xué)生檔案就沒(méi)有必要與信息管理相結(jié)合了。電子檔案在存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移和保管過(guò)程中都有可能遇到安全問(wèn)題，如黑客的攻擊、學(xué)生任意更改、其他人員更改盜取等。目前，普遍認(rèn)同的保障電子檔案真實(shí)性的技術(shù)為數(shù)字簽名技術(shù)，此外，基于時(shí)間戳（Time Stamping）的數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)等是電子檔案完整性的重要手段。

2 高職院校檔案管理與信息管理相結(jié)合的發(fā)展動(dòng)向

檔案管理與信息管理取得了技術(shù)上的突破，標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化，保證了數(shù)字信息的完整性。高職院校檔案管理與信息管理相結(jié)合，利用網(wǎng)絡(luò)、光盤(pán)、硬盤(pán)等形式儲(chǔ)存學(xué)生的學(xué)籍檔案、畢業(yè)檔案，構(gòu)建基于B/S的電子檔案系統(tǒng)。

2.1 檔案管理之風(fēng)險(xiǎn)管控與措施

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理而言，風(fēng)險(xiǎn)管理主要于防止檔案盜竊、丟失及損毀，這主要發(fā)生在檔案的存儲(chǔ)部位。電子檔案安全性面臨的安全性問(wèn)題更大，問(wèn)題的發(fā)生點(diǎn)更多，在數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)及轉(zhuǎn)移過(guò)程都有可能發(fā)生。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管控從三個(gè)方面采取措施。①技術(shù)方面，運(yùn)動(dòng)成熟的電子檔案技術(shù)（如XML語(yǔ)言書(shū)寫(xiě)電子檔案）按照電子檔案標(biāo)準(zhǔn)生成學(xué)生的電子檔案。②制度方面，制定電子檔案查閱、借用與歸還制度；建立電子檔案存檔、管理與轉(zhuǎn)移制度；建立電子檔案應(yīng)急與突發(fā)事件處理辦法；建立電子檔案違規(guī)使用處理辦法與獎(jiǎng)懲辦法。

2.2 檔案管理之規(guī)范管理與措施

電子檔案管理要規(guī)范，資料的產(chǎn)生、轉(zhuǎn)移、查閱及借用都要依規(guī)進(jìn)行，不能任意妄為。嚴(yán)格按照制度操作與管理，保障電子檔案數(shù)據(jù)的完整性、正確性和保密性。提高電子檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)與能力，定期組織電子檔案管理員工學(xué)習(xí)規(guī)章制度及故障解決辦法演練。

2.3 檔案管理之應(yīng)用與拓展

電子檔案不應(yīng)該向傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣成為死的文本，只能作為證明材料應(yīng)用。高職院校應(yīng)該深入挖掘電子檔案的應(yīng)用價(jià)值，使其成為促進(jìn)學(xué)生成長(zhǎng)和學(xué)業(yè)成績(jī)的工具。①元認(rèn)知作用，元認(rèn)知是人類(lèi)智力活動(dòng)的核心成分，其包括元認(rèn)知知識(shí)、元認(rèn)知體驗(yàn)和元認(rèn)知監(jiān)控三個(gè)結(jié)構(gòu)要素。電子檔案應(yīng)該用于學(xué)生自我提高，使他們能認(rèn)識(shí)自身的不足，通過(guò)交流活動(dòng)自我反思及建立計(jì)劃不斷改進(jìn)學(xué)習(xí)。②激勵(lì)作用。電子檔案記錄了學(xué)生在學(xué)校的道德品質(zhì)提高及學(xué)習(xí)表現(xiàn)狀況，電子檔案具備反饋?zhàn)饔茫绻麑W(xué)生的表現(xiàn)被記錄為正向的、積極的評(píng)價(jià)就會(huì)促進(jìn)學(xué)生向更好的方向發(fā)展，反之亦然。學(xué)校要充分發(fā)揮其具備的激勵(lì)作用，對(duì)于學(xué)生在學(xué)校的優(yōu)良與不良表現(xiàn)進(jìn)行記錄，對(duì)于不良行為也不能一記了之，而給予一定的改正時(shí)間。如果學(xué)生認(rèn)識(shí)到自己的問(wèn)題并改過(guò)，就消除不良記錄。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王萍，張帥，張?jiān)娒?國(guó)外近十年電子檔案研究述評(píng)[J].檔案學(xué)通訊，2011（3）.