高校口述檔案工作存在的問題及對策

摘 要：口述檔案工作為高校檔案管理工作的新模塊，與傳統意義上的檔案管理有著極大的不同。可以說，口述檔案工作是對高校檔案工作空白的彌補，能夠有效填補檔案斷層與缺失。如今，各大高校紛紛開展口述檔案工作，在積累豐富經驗的同時也發現了許多問題，亟待深入研究和解決。

關鍵詞：高校檔案管理；口述檔案工作；問題及對策

中圖分類號：G471.7 文獻標識碼：B 收稿日期：2015-11-02

口述檔案是以錄音或逐字記錄等方式對個人采訪結果進行記錄，以收集成檔。在最近幾年，學術界關于口述檔案所展開的研究不斷增多，各大高校也基于相關檔案工作的特殊性，以口述檔案的形式進行了信息記錄和整理。[1]在本文中，筆者將針對高校口述檔案工作所存在的問題及應對對策進行相關探討。

一、高校口述檔案工作概述

口述檔案具有鮮明的目的性、過程性及創作性，可以分為準備、實施和整理訪談記錄幾個步驟。第一，在準備訪談過程中，要完成對主題及對象的確定，以事件為主題，以人為對象。例如，想要針對高校的某一學科發展史進行口述檔案歸整，便要尋找具有代表性對參與者和建設者，而此學科發展史則為對象。筆者認為，圍繞高校中心工作（科研和教學）對一些專家級、資質較老的教授學者所開展的口述檔案工作具有十分重要的意義。第二，對于訪談對象事先進行研究。這項工作主要包括對受訪人的事業、近況、家庭及喜好等內容的了解，并了解其所在的學術領域的研究成果。此類相關資料對于高校檔案、校史及院系刊等建立具有相當高的價值。第三，構建訪談大綱。[2]在開展訪談之前，要圍繞訪談對象及主題設計大綱等方面進行訪談。在此過程中，要注意體現大綱結構性、開放性，不能使所設問題限制被訪對象的思維，還要引導受訪者不跑題。第四，完善前期溝通工作。口述檔案工作為雙向活動，因此要體現采訪者及受訪者的充分互動。一方面，要提前征得受訪者的同意，并告知受訪者需要履行的義務；另一方面，在訪談過程中要充分體現彼此間的互相尊重與平等。同時，雙方按照事先確定的訪談地點、時間完成訪談工作。第五，充分做好其他準備。采訪者要做好使用設備準備工作，如準備錄音筆。同時，整個訪談對于采訪者的要求較高，需要其具備相應的素質，如熟知新聞學、檔案學等知識或技能。

二、當前存在于我國高校口述檔案工作中的若干問題

1.關于口述檔案概念的認識不一致

目前，在學術界關于口述檔案概念的認識不一致，高校口述檔案工作同樣存在此類問題。其中，在某地方檔案界網站上曾經有人就“口述檔案為何能夠被冠以檔案之名”提出了疑問。很多人認為，口述檔案非正史，甚至可以稱為野史。面對各種現實事件的錄音、影像及記錄等，口述檔案更應該被形象定義為口述+檔案，甚至其他。與此同時，關于高校口述檔案工作的認定，還存在一定爭議。

2.對于口述檔案形成過程的理解有所不同

在我國高校現存的口述檔案形成過程中，絕大部分人認為口述檔案在記錄、反映科研、教學、管理及其他工作方面完全具備一定的保存價值。盡管可能具有綜合性或片面性，但都是伴隨著實踐活動而同步產生的，因此哪怕所反映的事實僅為其中的極小一部分，也同樣具有實際價值。而有部分人則認為，口述檔案在實際形成過程中出現了采訪者及受訪者人群，因此帶有一定的主觀色彩，缺乏必要的原始記錄性，因此可能會對其他方面的認知和理解產生誤導。

3.就口述檔案形成文件的真實性存在質疑

從古至今，中國人被植入“口說無憑，實物為證”觀念。以此類推，在如今的高校口述檔案工作完成過程中，僅僅依靠當事人對于年代久遠的事件進行追憶和回顧，缺乏一定的真實性。目前，很多高校由于建校歷史悠久，加之當時檔案管理不當，而使得很多檔案信息的構建需要借助口述檔案工作來完成。而校史的還原、校貌的回想乃至館藏的補充等，僅僅通過口述檔案則顯然難以服眾。[3]

三、如何有效提升我國高校口述檔案工作人員的能力

1.從思想上認識到口述檔案工作的重要性

口述檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，能夠很大程度上彌補傳統檔案工作的不足。因此，校方應通過宣傳等方式促進師生對口述檔案工作重要性的認識，引導其建立保護、尊重口述檔案工作的意識，從而從端正思想認識層面為口述檔案工作創建和諧的氛圍。

2.高校應通過出臺各項口述檔案管理工作制度，規范工作流程

鑒于高校口述檔案工作具有一定的不可避免的主觀性和自由性，因此可通過出臺相關規定，科學規范其工作流程。例如在進行訪談時，要將受訪者與采訪者之間的對話內容進行錄音，并在結束訪談后，由受訪者核對、撰寫檔案資料，經同意后簽字；再如，針對某一訪談話題，安排若干名工作人員收聽訪談錄音，并將各自的意見發表出來，以求檔案資料的全面化。[4]

3.注意訪談過程中場景的充分反映

在進行口述檔案的過程中，采訪者不僅要具備一定的專業基本素養，而且需要掌握必要的交際能力，如語言溝通能力、察言觀色能力等。很多情況下，訪談內容的體現固然重要，若能夠以錄音筆等工具充分記錄就更好了。然而，受訪者當時的神情變化是需要采訪者格外留意才能夠察覺的。采訪者在整個過程中要充分把握好訪談節奏，有張有弛，密切根據受訪者的反饋對訪談話題隨時進行調整。在完成口述檔案時，要實現對整個訪談場景內容的充分反映。

4.優化口述檔案工作團隊

如今，伴隨著信息技術的快速發展，現代傳媒技術獲得了極大的進步和飛躍。眾多多媒體設備的衍生，使得口述檔案工作的完成變得更為簡捷、高效。在多種工具的協助下，高校需要關注的是口述檔案工作團隊整體優化，通過精心組織，成為具有專業性的團隊。根據成員自身性格、專業技能優勢而各司其職，完成對口述對象、中心議題的挑選及口述檔案資料的完善整理、撰寫。憑借高度的專業性和真實性，口述檔案便能夠廣泛應用于檔案館館藏、校園電臺及廣播臺的廣播、校園網的傳播等，典型教材內容的使用。在此基礎上，口述檔案對于高校各項事業健康發展具有極大的推動作用。

在本文中，筆者首先對于高校口述檔案工作進行了簡要概述，針對訪談準備過程中主題及對象的確定、構建訪談大綱、完善前期溝通工作等展開總結。其次，分析了當前存在于我國高校口述檔案工作中的若干問題，如關于口述檔案概念的認識不一致、對于口述檔案形成過程的理解有所不同、就口述檔案形成文件的真實性存在質疑等。最后，關于如何有效提升我國高校口述檔案工作能力，提出了從思想上認識到口述檔案工作的重要性、規范化口述檔案工作流程、注意訪談過程中場景的充分反映及優化口述檔案工作團隊等幾點建議，以期待為行業提供一定借鑒。

參考文獻：

[1]馮舫女.試析口述檔案的真實性與價值——從考察張學良晚年對九一八事變口述的真偽說起[J].北京檔案，2011，（6）：31-32.

[2]湯道鑾，包海峰.多媒體檔案數據庫管理系統的開發與利用[A].中國檔案學會第六次全國檔案學術討論會論文集[C].2002.

[3]白志英，劉 勇，賀紅軍，等.淺談檔案數字化工作五個到位[A].檔案與文化建設：2012年全國檔案工作者年會論文集（中）[C].2012.

[4]盧 杰.論高校檔案中經濟、文化資源的開發與利用[J].安徽理工大學學報（社會科學版）2002，（2）：99-101.