高校學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀及問(wèn)題研究

摘 要：學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間的重要信息資源，它是學(xué)生畢業(yè)擇業(yè)、用人單位核準(zhǔn)畢業(yè)文憑、學(xué)習(xí)成績(jī)的重要依據(jù)。因此，高校必須加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理。本文主要從高等教育方面，對(duì)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行了闡述，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的改善措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍 檔案管理

學(xué)籍檔案是高校學(xué)生檔案的重要組成部分，是反映學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)期間各方面情況的真實(shí)歷史記錄。學(xué)籍檔案中存有學(xué)生的入學(xué)通知書(shū)、學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、學(xué)年成績(jī)單、高考成績(jī)單等材料。對(duì)學(xué)生而言，學(xué)籍檔案具有法律效力，可作為學(xué)生畢業(yè)之后就業(yè)或是繼續(xù)深造的原始材料支撐。對(duì)用人單位而言，學(xué)籍檔案在鑒別畢業(yè)生學(xué)歷學(xué)位和成績(jī)真?zhèn)蔚确矫嫫鸬搅酥匾淖饔谩?/p>

一、高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠。學(xué)籍檔案記載著學(xué)生從入中學(xué)起學(xué)習(xí)生涯的各方面情況。但目前而言，無(wú)論高校學(xué)籍檔案管理者還是學(xué)生本人，都對(duì)學(xué)籍檔案的價(jià)值缺乏真正的重視。首先，一些學(xué)校缺乏嚴(yán)格規(guī)范的管理體系，有的學(xué)校并沒(méi)有將學(xué)生入學(xué)前、在校期間的檔案形成系統(tǒng)、科學(xué)的管理體系，使檔案內(nèi)容混亂、造成檔案不全。另一方面，很多學(xué)生對(duì)個(gè)人學(xué)籍檔案無(wú)意識(shí)，只在乎是否拿到畢業(yè)證和學(xué)位證，而忽略了學(xué)籍檔案的歸屬。甚至有的學(xué)生由于用人單位不能保存檔案，便將自己檔案辦理緩寄，保存在學(xué)校，直到工作若干年后，才想到回學(xué)校找自己的檔案。

2.缺乏完善的管理制度。高校學(xué)籍管理工作需要由一個(gè)穩(wěn)定的、專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)去完成，其中的學(xué)籍檔案管理者，需要熟知并嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍管理的相關(guān)法律法規(guī)，并且定期對(duì)學(xué)校現(xiàn)有的辦學(xué)情況進(jìn)行總結(jié)，在此基礎(chǔ)上制定出一套具有可行性且符合學(xué)校真是情況的學(xué)籍管理制度。根據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前部分高校并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍檔案管理部門(mén)，或是將其歸入學(xué)校檔案館統(tǒng)一管理，僅僅是由學(xué)生處或教務(wù)處兼管。有些民辦學(xué)校，為了降低管理費(fèi)用，將學(xué)籍檔案交給教務(wù)處或是學(xué)生處的老師進(jìn)行管理，學(xué)校根本沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，而民辦學(xué)校由于工資低、待遇差等原因，職工流動(dòng)性較大，缺乏固定的管理團(tuán)隊(duì)，很難保證學(xué)籍檔案的完整性與安全性。

3.信息化程度較低。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為許多行業(yè)的主要管理手段，而多數(shù)高校的學(xué)籍管理工作仍然沿用紙質(zhì)檔案的管理方式。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案查詢(xún)效率較低。學(xué)生想要查詢(xún)學(xué)籍檔案信息，需要持本人的身份證、學(xué)生證等證件到檔案館辦理，其查詢(xún)過(guò)程需要翻閱大量的紙質(zhì)檔案，耗費(fèi)時(shí)間和精力。有的高校對(duì)此做出了改進(jìn)，將學(xué)生的學(xué)籍信息錄入excel表格或者word文檔中，只需使用電腦即可查詢(xún)，但這并不能完全算作使用信息化手段管理學(xué)籍檔案。高校應(yīng)采用一套專(zhuān)業(yè)的學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，將歷屆學(xué)生的學(xué)籍信息錄入后，指派具有一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的檔案專(zhuān)業(yè)人員管理。使用信息化的手段來(lái)管理學(xué)籍檔案，可以極大提高工作效率，并且避免了紙質(zhì)檔案丟失導(dǎo)致的學(xué)籍檔案記錄丟失的情況。

二、高校學(xué)籍檔案管理的發(fā)展對(duì)策

1.提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè) 。高等學(xué)校的管理水平，與管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)。而學(xué)籍管理人員需要同時(shí)具備較高的政治理論覺(jué)悟和專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能。檔案管理人員素質(zhì)的高低，決定了高校能否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)高度重視學(xué)籍檔案管理工作，將其列入議事日程，并安排校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主管，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，配備專(zhuān)職檔案管理人員。其次，對(duì)于檔案管理人員的思想和業(yè)務(wù)水平有一定的要求。思想方面要樹(shù)立正確的政治方向，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，愛(ài)崗敬業(yè)，樂(lè)于奉獻(xiàn)。工作方面應(yīng)熟練掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)以及專(zhuān)業(yè)技巧，定期參加市級(jí)檔案管理部門(mén)組織的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)班，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)和管理水平。最后，想要做好檔案管理工作，需要調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，激發(fā)他們的創(chuàng)新意識(shí)，并在待遇和人文關(guān)懷方面予以提高，使其熱愛(ài)本職工作，降低檔案管理人員的流動(dòng)性，保證學(xué)籍檔案工作順利進(jìn)行。

2.規(guī)范學(xué)籍檔案材料。首先，對(duì)于紙質(zhì)版的學(xué)籍檔案，需要選取質(zhì)量好的紙張材料，并且在打印填寫(xiě)招生錄取名冊(cè)和成績(jī)單、學(xué)籍卡等各類(lèi)表格式，要做到字跡清晰、工整，書(shū)寫(xiě)規(guī)范、無(wú)涂改，盡可能采取打印的方式，并且保證每個(gè)項(xiàng)目逐個(gè)填寫(xiě)，沒(méi)有空白項(xiàng)，防止后期隨意填寫(xiě)。同時(shí)，將電子檔案?jìng)浞莶⒋嫒霗n案館相關(guān)設(shè)備中。其次，在保證學(xué)籍檔案的完整性和準(zhǔn)確性的同時(shí)，要注意學(xué)籍檔案中定性和定量材料的真實(shí)性。對(duì)于學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)材料，如退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)等，材料中的審批手續(xù)應(yīng)完整且真實(shí)有效。

3.對(duì)學(xué)籍檔案科學(xué)分類(lèi)， 合理組卷。學(xué)籍檔案包含兩方面內(nèi)容，一方面是學(xué)生的個(gè)人信息，如家庭成員、社會(huì)關(guān)系、高考準(zhǔn)考證、錄取通知書(shū)等材料；第二方面是學(xué)生入校之后的相關(guān)材料，如學(xué)生的成績(jī)單、學(xué)年登記表、獎(jiǎng)懲材料、實(shí)習(xí)鑒定表等。對(duì)于以上兩類(lèi)材料的管理，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)。可將學(xué)籍檔案按照學(xué)年學(xué)期進(jìn)行分類(lèi)、組卷、排列、編目，使其系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，有利于學(xué)籍檔案保管利用。學(xué)籍檔案的分類(lèi)，應(yīng)在遵循整體密不可分的原則下，兼顧個(gè)體特征，保證材料的完整性和有機(jī)聯(lián)系。

4.使用學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化。將信息技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理，是高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理的整體趨勢(shì)。想要實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有效的管理學(xué)籍檔案，必須要加速學(xué)籍檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。把學(xué)籍檔案管理與計(jì)算機(jī)有機(jī)結(jié)合，充分利用信息技術(shù)手段，建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)。在該信息系統(tǒng)后臺(tái)建立一套學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況和相關(guān)數(shù)據(jù)，有利于實(shí)現(xiàn)校內(nèi)相關(guān)部門(mén)信息互換、資源共享，繼而從而提高學(xué)籍檔案管理水平，使全校的學(xué)籍檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。使用信息化手段管理學(xué)籍檔案，為學(xué)校節(jié)省了人力、物力、財(cái)力，只需一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一名檔案員即可完成全校所有學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作。同時(shí)，也可大幅度得提高工作效率，在需要查詢(xún)某個(gè)學(xué)生的學(xué)籍檔案時(shí)，向系統(tǒng)輸入相關(guān)信息就能調(diào)取該學(xué)生的學(xué)籍檔案，使學(xué)籍檔案管理工作更加便利。

5.實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案共存。近年來(lái)，隨著高等學(xué)校網(wǎng)上錄取方式的實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生了大量的電子檔案，學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)重視電子檔案的科學(xué)保管和有效利用。無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案管理，其根本目的都是為了更好地發(fā)揮檔案作用，追求最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和方式方法在一定程度上制約了檔案管理效益最大化的需求，因此，現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理必須是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化的電子檔案相結(jié)合。目前，許多高等院校實(shí)行了“學(xué)分制”，學(xué)生可以自由選課，相同專(zhuān)業(yè)和班級(jí)的學(xué)生所修課程有可能不同，原始的紙質(zhì)檔案無(wú)法完整體現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)，這對(duì)于成績(jī)單制作和學(xué)分統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)了很大困難，而使用信息化手段建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)的電子檔案可以解決此問(wèn)題，學(xué)生在修完課程后，可由二級(jí)院（系）的教學(xué)科直接錄入成績(jī)，之后通過(guò)學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)后臺(tái)對(duì)成績(jī)進(jìn)行分類(lèi)匯總，輸出學(xué)生個(gè)人成績(jī)單，從而實(shí)現(xiàn)相同專(zhuān)業(yè)學(xué)生成績(jī)單科目不同的情況，學(xué)生也可通過(guò)自己的端口查詢(xún)成績(jī)。但是電子檔案也有其自身的缺陷，比如容易受到外界病毒或認(rèn)為因素的干擾，且不利于長(zhǎng)期保存。因此，學(xué)校的學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，即保存紙質(zhì)檔案，也要將電子檔案?jìng)浞荼４妫乐闺娮訖n案因意外原因造成數(shù)據(jù)丟失。

三、結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的工作，高校應(yīng)該不斷提高在校師生對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的重視度，不斷完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度，加快學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)步伐，切實(shí)提高學(xué)籍檔案管理工作水平。