論檔案管理中精細化管理思想的應用

摘 要：檔案精細化管理指的是在檔案工作中，工作人員對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行細化和分解，并通過細枝末節(jié)的精細化發(fā)展措施，歸納出檔案管理流程的工作重點。使企業(yè)檔案工作能夠進一步提升工作效益，更好的滿足企業(yè)的發(fā)展需求。本文針對論檔案管理過程中，精細化管理思想的融入意義、常見問題及應用策略進行探究，供同行業(yè)工作者借鑒參考。

關鍵詞：檔案管理 精細化 思想 發(fā)展 創(chuàng)新

隨著檔案工作的深入，檔案精細化管理成為了企業(yè)發(fā)展過程中需要關注的焦點話題。檔案具有記錄、保存的作用，是各機關、單位、組織和個人在業(yè)務處理上的發(fā)展印記。從根本上說，檔案精細化管理是近些年逐漸流行的工作管理觀念。利用精細化管理思想，對檔案工作的各個環(huán)節(jié)進行細化和分解，并通過以小見大的發(fā)展策略，歸納出檔案管理流程的工作重點，實現檔案精細化管理工作的多元化、全方位發(fā)展。

一、檔案管理中精細化管理的發(fā)展意義

企業(yè)檔案管理通常在人事、財務、行政等部門都有所涉及，這也說明了企業(yè)檔案對集體工作發(fā)展進程的重要性。精細化管理作為企業(yè)檔案工作的一部分，是實現企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、增進企業(yè)創(chuàng)新能力的重要資源，能夠提高現代化企業(yè)建設的多項效益，更好的滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

1.精細化管理思想能夠實現企業(yè)服務的最大化。在現代企業(yè)的發(fā)展過程中，生存壓力、社會競爭是企業(yè)精細化改革已經成為必要的發(fā)展趨勢。檔案管理工作并不是一項單純的資料存儲、查找的工作，而是具有一系列程序、方法的檔案管理工作。通過精細化管理理念在企業(yè)各項工作中的融入，能夠進一步實現企業(yè)服務的最大化。同時，在精細化管理的過程中，通過前期的整理、錄入、鑒定到后期的密封、著錄、保存都需要遵循其必要的程序性和科學性。因此，推行企業(yè)精細化管理，能夠將人力資源管理和企業(yè)產品經營結合在一起，真實反映企業(yè)信息化建設的發(fā)展速度。

2.精細化管理措施能夠推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展眾所周知，支持企業(yè)生存的根本核心是“經濟效益”。面對著當前激烈的市場競爭，企業(yè)要想獲得良性的發(fā)展循環(huán)，首要工作就是實現企業(yè)內部的精細化運作。特別是在檔案管理工作上，企業(yè)從事生產經營的各項資料、文件憑證、原始記錄都具有重要的意義。廣大檔案管理工作者要充分挖掘檔案信息中蘊含的經驗、價值，從中找尋良好的發(fā)展思路。只有從這些積累的信息資源上進行精細的解讀，才能以更加清晰、明確發(fā)展思路，實現企業(yè)經濟效益的逐步提升，推動企業(yè)能夠沿著和諧、生態(tài)、健康的發(fā)展步伐發(fā)展下去。

3.精細化管理制度能夠實現科學的崗位規(guī)章。在企業(yè)發(fā)展過程中，“人”是第一生產力。對于檔案信息化管理制度來說，企業(yè)檔案的工作流程需要建立一套標準的行為規(guī)章。一方面，企業(yè)工作者要立足于檔案工作的具體需求，將企業(yè)生產、檔案存儲、人員培訓等形式，不斷提高企業(yè)大發(fā)展需求。另一方面，企業(yè)管理者要營造一個分工明確、制度鮮明、責任清晰的崗位規(guī)章，不斷提高企業(yè)管理制度的高效性。

二、檔案管理中精細化管理的主要問題

1.檔案精細化管理思想落后。在企業(yè)的發(fā)展進程中，一些企業(yè)管理者將經濟效益、產品生產作為企業(yè)發(fā)展的工作重心。而對于檔案工作、資料信息、資源整體等方面卻存在著落后的思想觀念。一些人認為，檔案工作不過是簡單的資料信息整理，文件的保存，是一項機械、簡單的管理發(fā)展業(yè)務，因此在追求經濟效益等方面不具有實際效益，這樣的認識是十分片面的。同時，即使一些工作人員能夠了解到檔案工作的重要性，但是受經濟條件、管理業(yè)務等工作條件的制約，也難以實現精細化檔案管理的發(fā)展標準，更沒有將檔案管理工作上升到現代科學管理和信息化建設的發(fā)展基礎上。

2.信息化管理制度尚未健全。 在檔案信息化管理制度上，企業(yè)未能建立科學的精細化管理規(guī)章。當前形勢下，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模、強化措施、經營層面的增加，檔案管理網絡難以實現系統的管理模式。有些部門僅僅依靠檔案工作人員一人或幾個人進行孤軍奮戰(zhàn)。特別是在職工的具體工作中，細化到位的工作內容不能一一落實。圖書資料、文件資料、設備核心、技術圖紙等材料難以實現科學的整理歸檔，嚴重影響了信息化檔案建設的完整性和利用性。

3.檔案隊伍的綜合素質較低。在檔案管理隊伍的整體素質上，缺乏對計算機電子信息技術、檔案保護規(guī)章、情報法律等相關知識的專業(yè)人才。在整體檔案工作的業(yè)務培養(yǎng)上，很多企業(yè)管理者都缺乏業(yè)務培訓，所以在工作中，容易出現懶散、懈怠的發(fā)展狀況。并且出現不熱愛本職工作，缺乏藝術創(chuàng)新的整體運營能力的情況，并且也很難改變檔案職工對本質工作意識淡薄、思維呆板的問題。

三、提升檔案精細化管理的發(fā)展策略

1.建立健全的檔案崗位規(guī)章。為了從根本上改變當前檔案發(fā)展水平較低、精細化措施不足的現象。在深化精細化發(fā)展進程的過程中，企業(yè)管理者和首先要建立一套符合精細化工作規(guī)章的管理制度。通過健全《企業(yè)檔案精細化管理流程》、完善《檔案借閱制度》、深化《檔案網絡化管理創(chuàng)新措施》，從而進一步推動企業(yè)在檔案管理工作中塑造扎實的管理基礎，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)管理工作中的各項作用。同時在相應的激勵和獎懲措施上，要切實加強對檔案管理工作的關注度，確保檔案精細化管理工作的資金投入、宣傳計劃能夠得以保證。將精細化規(guī)章張貼在檔案室、查詢室等方面，并積極推行專業(yè)轉崗、落實到人的發(fā)展形式，徹底改變檔案工作人員的思想態(tài)度。

2.網絡精細化檔案管理的落實。在現代檔案網絡化工作的推行過程中，企業(yè)要立足于精細化檔案管理的實際狀況，進一步深化企業(yè)現代化管理的發(fā)展進程。并充分結合現代管理工作的技術要求和推進目標，積極推進“大數據”、“云存儲”、“微平臺”的管理形式，加快增進檔案管理的現代化發(fā)展進程。并將這些網絡技術應用、推廣到資料收集、文件整理、技術探究、存儲借閱、封存銷毀等細化的發(fā)展環(huán)節(jié)中，并結合企業(yè)各項檔案管理工作，實現收集資料、儲存資料、資料歸檔的多項集合。在傳統的手工歸檔、記錄的基礎上，借助網絡系統，實現計算機信息采集，并經工作流程細化到分類、裝訂、編排等保管期限上，充分加深檔案管理工作的信息采集能力。

3.開展形式多樣的業(yè)務培訓。人力檔案管理資源是增進企業(yè)檔案效率的必要法寶。因此，為了組件一支高水準檔案隊伍，企業(yè)管理者首先要大膽任用那些有想法、有能力的檔案工作人員，加強檔案管理隊伍的建設，并鼓勵他們利用電子計算機、手機APP等形式，充分發(fā)揮現代科學技術水平，增進廣大檔案工作者的發(fā)展水平。除此之外，還要針對企業(yè)檔案工作者的發(fā)展原則，因人而異、因崗定責，充分激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動性。為了改變檔案管理人員技術薄弱、思維意識落后的問題，廣大企業(yè)管理者要進一步強化業(yè)務培訓、檔案精細化教育講座，對現有的檔案人才隊伍進行多項提高。充分激發(fā)他們的工作熱情，為企業(yè)精細化檔案管理打下堅實的基礎。

四、結語

綜上所述，在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作在企業(yè)建設過程中積蓄了寶貴的經驗和文化財富，也見證著企業(yè)發(fā)展的足跡。運用精細化工作，能夠充分確立企業(yè)職工的合法權益，維護企業(yè)歷史的發(fā)展面貌。充分發(fā)揮信息化建設的各項措施，并通過建立檔案隊伍、提升工作環(huán)境、落實科學管理等細節(jié)制度，使檔案管理隊伍能夠沿著推向標準化、精確化、便捷化的發(fā)展道路前行。

參考文獻：

[1]裴賡.地方行政事業(yè)單位資產管理科學化精細化探索[J].國有資產管理，2010（9）.

[2]馮華.論檔案標準化管理向精細化管理的轉變[J].華章，2013（34）.

[3]陳駱.淺談財政檔案工作的現代化管理[J].辦公室業(yè)務，2012（8）.

[4]魏敏.關于加強工程建設檔案管理的思考[J].山西建筑，2007（12）.