病案示蹤系統在病案流轉過程中的應用

摘 要：醫院的醫療、教學、科研、管理等工作都是以病案中記錄的信息為基本依據。正是因為病案有這些特殊屬性，所以病案管理工作的重要性在醫院管理中體現的越來越明顯。在病案的流轉過程中，繼續沿用手工操作的工作方式，難以控制頻繁使用流動的病案，已無法適應當今病案管理工作發展的需要，這就需要進一步優化病案管理工作的流程，建立一套適合本院的病案示蹤系統來監管病案的流轉，保證病案在流轉過程中的安全。本文介紹了病案示蹤系統管理的過程及體會。

關鍵詞：病案管理 條形碼 示蹤系統

一、病案示蹤系統概念

病案示蹤系統是指利用成熟的條形碼/二維碼技術，將條形碼/二維碼自動識別技術應用到病案流轉過程中。通過病案示蹤系統，可以使病案的回收、整理、錄入、總檢、歸檔、借閱、封存、歸還、復印等流轉環節處于實時監管狀態，保障了病案在流轉過程中的安全性。

二、病案流轉分類

目前醫院病案流轉分為病案在病區的轉移、病區到病案室之間的轉移、病案室內部的轉移。

1.病案在病區之間的轉移。病案在形成過程中，需要根據病人病情的變化情況不斷在病區的護士、醫生之間傳遞，客觀記錄病人在醫院的治療情況。在此期間，病案信息不斷豐富，直至病人出院形成完整出院病案。

2.病案在病區到病案室之間的轉移。當病人辦理出院手續后，HIS系統自動將出院病人的信息傳遞到病案室。在病人出院后，病案室將出院病人清單按照科室分別打印，派專人至病房回收病案。當臨床因科研、病人再住院等情況需要病案時，醫生到病案室完成病案的借出，將病案帶至病區，方便查閱病人既往住院治療情況。

3.病案在病案室內部的轉移。病案被回收后，在病案室完成病案的整理、裝訂、總檢、錄入等工作后，進入病案庫房進行存放。當病人或其代理人來院要求復印或封存病歷時，將病歷從庫房中調出，復印后繼續存入病案庫房或保險柜存放。

三、病案示蹤系統流程

在病人辦理住院手續時生成唯一的條形碼，條形碼條形碼生成機制為住院日期+病案號碼+住院次數。生成唯一條形碼并打印后，交給病人或其家屬，病人或其家屬在辦理入病區手續時交給病區護士，護士通過掃描器掃描條形碼，后粘貼于病歷夾上。紙質病案在病人住院期間在各個環節流轉時均需使用掃描設備掃描條形碼。病案首頁打印時，條形碼會顯示在病案首頁上，方便保存。在回收、整理、錄入、總檢、歸檔、借閱、封存、歸還、復印等病案流轉的各個環節，均需使用掃描設備掃描條形碼，系統會自動記錄病案的狀態，判斷病案具體位置，保障病案的安全。

四、病案示蹤系統的應用特點

1.提高管理效率和服務質量。通過自定義條形碼編碼規則生成條形碼，使用條形碼掃描設備完成病案號碼輸入，省略了登記過程及時間；掃描設備自動識讀，降低了工作誤差。病案示蹤精確定位，大大縮短查找病案時間；全面掌握病案當前狀態和科研病案、再入院病案等使用情況，確保病案管理過程和內容的準確性。

2.促進病案管理規范化，保證病案安全。使用條形碼示蹤系統后，病案室能夠實時掌握不斷變化病案的流向，讓病案在一定的可控制范圍內流通，確保病案流通的精確定位，規范管理病案工作量隨之減輕的目的。及時跟蹤每份病案的去向，使病案定位更準確，達到精確示蹤每一份病案的狀態，有效的監控了病案的流通過程的情況，最終達到病案流通中的零丟失。

3.提高患者利用病案的滿意度。實施病案示蹤系統后，可以對病案精確定位，顯著減少復印病案的等待時間，方便了病人，和諧了醫患關系。患者到病案室復印病案，首先通過條形碼定位病案位置，如果病案已經交至病案室，則可即時復印；如果未交到病案室，則通知科室送至病案室復印；如果病案已被借閱，示蹤系統會顯示病案借閱人姓名，工作人員可馬上與其聯系，使患者及時復印到病案，減少患者反復奔波的時間，提高患者的滿意度。

五、結語

病案管理作為醫院管理的重要組成部分，直接影響著醫院的醫療質量和經濟效益。病案信息管理已進入數字化和網絡化時代，各種先進的保存、傳輸及重現技術使病案管理越來越趨向高效和完善。病案示蹤系統的應用，保證了紙質病案的有序、高效管理，為醫院的健康可持續發展保駕護航。

參考文獻：

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