基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論探索

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，以及技術(shù)水平的不斷創(chuàng)新，社會主義法治建設(shè)成為了人們關(guān)注的焦點(diǎn)，檔案涉及到人們的隱私，是一個人學(xué)習(xí)、工作、能力等情況的簡要總結(jié)，在新時(shí)代背景下應(yīng)用的十分廣泛。因此，國家傳統(tǒng)的檔案管理辦法存在的漏洞就逐漸暴露了出來，如何完善管理，創(chuàng)新檔案服務(wù)工作，就成為了研究的主要內(nèi)容。知識服務(wù)是一種對檔案管理進(jìn)行的創(chuàng)新型管理模式，它是在科學(xué)技術(shù)的推動下發(fā)展出來的新機(jī)制，運(yùn)用編碼化知識管理的模式，對保管后的工作進(jìn)行指導(dǎo)，并突出用戶的中心地位，是基于知識服務(wù)檔案管理的優(yōu)勢所在。與此同時(shí)，由于企業(yè)之間的差異和獨(dú)特性，檔案在管理方式上的選擇也要有所差異。本文就結(jié)合我國知識服務(wù)這一新型的檔案服務(wù)方式，建設(shè)闡述一下它的理論來源和特點(diǎn)。并提出創(chuàng)新管理的新方法，為企業(yè)資料的有效保存奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù) 檔案管理模式 理論探索 創(chuàng)新管理

進(jìn)入21世紀(jì)以來，社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也隨之得到了創(chuàng)新推廣，國家知識產(chǎn)業(yè)快速革新，尤其是互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)以及新媒體的應(yīng)用給各行各業(yè)都帶來了新變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然也應(yīng)用了一些高技術(shù)設(shè)備，但是在管理方式上卻仍舊較為落后，無法滿足現(xiàn)代化建設(shè)對檔案管理提出的新要求，無法適應(yīng)新時(shí)代背景下提出的知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢。我們現(xiàn)階段提出的這種基于知識服務(wù)的檔案管理模式，是一種現(xiàn)代化的檔案管理方法，與時(shí)代發(fā)展的潮流相一致。針對目前的現(xiàn)狀，檔案管理需要從知識服務(wù)上做出探索，基于理論研究提出管理創(chuàng)新的方法，從而更好的發(fā)揮檔案的優(yōu)勢。

一、基于知識服務(wù)的檔案管理模式的內(nèi)涵

想要從根本上改進(jìn)我國的檔案管理模式，注重知識服務(wù)在檔案管理中的重要作用，就必須首先明確其內(nèi)涵和特點(diǎn)，深入了解它的實(shí)質(zhì)。從某種意義上來說，知識服務(wù)檔案管理是對檔案進(jìn)行的編碼，可以數(shù)據(jù)有效特點(diǎn)，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理模式。它的參考依據(jù)是用戶的需求，要堅(jiān)持從用戶的角度思考，以他們?yōu)槌霭l(fā)點(diǎn)，并能夠不損害用戶的利益，保管好他們的信息。這種新型的檔案管理模式的出現(xiàn)，打破了原有管理方式受限制的局面，對傳統(tǒng)檔案管理起到了進(jìn)一步完善的作用，也是一場管理上的創(chuàng)新思考。與此同時(shí)，檔案基于知識服務(wù)管理也轉(zhuǎn)移了關(guān)注點(diǎn)，從實(shí)體信息轉(zhuǎn)到了知識的積累、組織、評價(jià)與服務(wù)，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論和信息全生命周期理論，對文件運(yùn)動和文件管理實(shí)行全過程管理和前端控制，而且強(qiáng)調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程集成，能夠?qū)⑽募晒ぷ鞯母鱾€環(huán)節(jié)，與流程化服務(wù)集合起來，起到支持企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的積極作用，落實(shí)發(fā)展戰(zhàn)略，有助于真正實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。

二、知識服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)

科學(xué)落實(shí)基于知識服務(wù)的檔案管理模式，突出創(chuàng)新性與變革性，就必須明確它所承載的理論內(nèi)涵，深入研究它在知識編碼以及提供人性化服務(wù)上的理論基礎(chǔ)，只有做到兩者的有機(jī)結(jié)合，才能使得這種檔案管理模式發(fā)揮自身的功效。

1.知識編碼。知識編碼就是指利用精確的表現(xiàn)形式來實(shí)現(xiàn)對知識的展示與共享，最終達(dá)到使得雙方都受益的交流與溝通的目的。這種理論依據(jù)具有創(chuàng)新意義，實(shí)現(xiàn)了知識的創(chuàng)新與變革，也體現(xiàn)了知識發(fā)展的顯性化特點(diǎn)，有助于知識結(jié)構(gòu)有序化的構(gòu)建。也就是說，知識編碼實(shí)際上構(gòu)建了一個檔案管理的知識化渠道，實(shí)現(xiàn)了用戶信息和相關(guān)內(nèi)容的收集與整理，在很大程度上簡化了工作的流程與環(huán)節(jié)，提高了工作的效率。他們能夠直接總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)的管理提供指導(dǎo)，并為企業(yè)的策劃部門的方案的設(shè)計(jì)提供有效的數(shù)據(jù)。簡而言之，基于知識服務(wù)的檔案管理模式在有效的應(yīng)用之后，能夠做好編排工作，創(chuàng)新工作的方式與樣式，改變傳統(tǒng)的老老舊管理手段，將基于知識服務(wù)的檔案管理的模式與社會主義市場經(jīng)濟(jì)保持一致，為促進(jìn)我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.人性化服務(wù)。人性化的服務(wù)被看作是基于知識服務(wù)檔案管理的有一支持理論依據(jù)，所謂的人性化服務(wù)就是要堅(jiān)持以用戶為導(dǎo)向，根據(jù)客戶的需求提供各項(xiàng)服務(wù)，給客戶帶來賓至如歸的感受，然后在人們心中樹立良好的形象，幫助企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益。因此，企業(yè)必須不斷提高自身的建設(shè)水平，通過人性化的服務(wù)做好檔案的管理，提高企業(yè)在市場中的競爭力。

三、知識服務(wù)檔案管理模式的創(chuàng)新方法

創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉，檔案管理工作的創(chuàng)新就是要基于知識服務(wù)這一新方式不斷開展變化。

1.創(chuàng)新檔案管理理念與方式。推動科學(xué)化的企業(yè)檔案管理方式的建立，逐步增強(qiáng)企業(yè)的競爭力，就必須在檔案管理理念和模式上加以創(chuàng)新，堅(jiān)持突出用戶的核心地位，改善服務(wù)能力，對檔案進(jìn)行知識性的整理與總結(jié)，突出檔案管理的靈活度。與此同時(shí)，在管理創(chuàng)新環(huán)節(jié)中還要突出指導(dǎo)的作用，堅(jiān)持科學(xué)、完善、健全的引導(dǎo)，通過科學(xué)的方式對檔案管理做出分析，從而為企業(yè)的各個部門提供良好的服務(wù)。

2.創(chuàng)新業(yè)務(wù)與制度。其一，對歸檔與收集范圍的拓展。基于知識服務(wù)的檔案管理模式不同于傳統(tǒng)的檔案管理概念，它在業(yè)務(wù)上是將一些非正式的文件材料、企業(yè)外部的信息、文檔化的隱性知識納入檔案知識資源范疇，納入文件歸檔與檔案收集范圍，大大拓展了傳統(tǒng)的歸檔與收集范圍。其二，豐富檔案分類方案。基于知識服務(wù)的檔案管理是一種全新的檔案管理方式，提倡的是將職能活動進(jìn)行分劃，通過主體類別的不同做出判斷。具體而言，以信息類型為分類標(biāo)準(zhǔn)的輔分類體系是對傳統(tǒng)檔案單一分類方案的補(bǔ)充，有助于彌補(bǔ)從前工作中存在的不足，做好信息的分類。其三，檔案鑒定制度的創(chuàng)新。基于知識服務(wù)的檔案管理尊重用戶對檔案的知識價(jià)值的認(rèn)識與判斷，強(qiáng)調(diào)檔案形成者、利用者參與檔案價(jià)值鑒定的過程，是對傳統(tǒng)檔案鑒定制度的創(chuàng)新。

3.知識型檔案管理工作創(chuàng)新的技術(shù)方法。做好檔案管理，完善管理職責(zé)，就必須從根本上做出轉(zhuǎn)變。基于知識服務(wù)進(jìn)行整合，就必須從技術(shù)與方法上加強(qiáng)控制，做好創(chuàng)新。利用好先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，搜集大量的檔案管理信息資料，在具體工作和管理的過程中采用統(tǒng)一的方法做好信息和數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，加強(qiáng)辨別能力，做好篩選與整合，并順利實(shí)施有關(guān)檔案的檢索和查詢功能。將智能管理、內(nèi)容管理、技術(shù)管理集合在一起，完善建立搜索平臺，做好信息的歸檔與整合，保存好電子文件。

四、結(jié)語

總而言之，基于知識服務(wù)的檔案管理模式是對傳統(tǒng)檔案管理方式的一種創(chuàng)新，它突出的是人性化的管理，有助于提高服務(wù)水平和能力，其理論基礎(chǔ)即為知識編碼和良好的人性化服務(wù)。針對這樣的情況，企業(yè)要立足于發(fā)展的現(xiàn)實(shí)條件，基于知識服務(wù)的新趨勢強(qiáng)化檔案管理工作，堅(jiān)持創(chuàng)新與變革，從管理、技術(shù)、內(nèi)容與制度上做出改編，提高企業(yè)的檔案管理能力。

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