淺析高校人事檔案管理數字化建設的要點

摘 要：高校人事檔案管理數字化，滿足了高校人事管理過程中所產生的海量信息的統一管理，在存儲的同時，還基于互聯網實現了電子存取功能、檔案資源的查詢和檢索功能等等，檔案管理通過與辦公自動化系統無縫鏈接，使得高校人事檔案管理高質量、高效率完成。本論文針對高校人事檔案管理數字化建設的要點進行分析。

關鍵詞：高校 人事檔案管理 信息技術 數字化建設

高校檔案管理工作中，人事檔案管理是重要的組成部分。信息時代，高校人事檔案管理信息化，就是實施人事檔案的數字化管理，所需要應用的信息技術中，以數據庫技術為主，結合使用多媒體技術，將人事檔案數字化轉化，成為可以使用計算機技術加工、處理的信息，并存儲到檔案數據庫中。

一、高校人事檔案設施數字化管理的作用

1.高校人事檔案數字化管理可以提供工作效率。高校人事檔案管理的工作量是非常大的，包括教職員工檔案和學生檔案。其中，教職員工檔案資源中，除了教師和學校管理人員的檔案資料之外，還包括工勤人員的檔案；學生檔案主要由學生處管理，教務處和學生所在愿意配合管理學生檔案。對高校人事檔案采用信息技術實施管理，可以將所有的管理內容數字化，應用計算機軟件可以自動化操作各種功能而完成人事檔案管理工作。檔案管理人員所需要做的就是將檔案信息錄入到計算機檔案管理軟件中。操作檔案管理軟件，就可以檢索檔案信息、共享檔案資源，而且可以重復操作，避免了檔案管理人員手工操作中的重復勞動，從而使得人事檔案管理效率提高。

2.高校人事檔案數字化管理可以實現人事檔案信息整合。高校人事檔案管理的工作量是非常大的，而且根據人事檔案的不同類別而由不同的部門進行管理。高校人事檔案管理采用數字化管理方式，可以將案數字化管理系統建立起來，所有承擔檔案管理工作的部門，包括人事檔案管理部門、學生處以及教育處，都基于互聯網與高校的人事檔案管理部門建立溝通渠道，構建可用于資源共享的人事檔案管理平臺是非常必要的，使承擔人事檔案管理工作的各個部門的人事檔案管理資源整合，對每一個檔案管理部門實施規范有序的管理。此外，人事檔案管理平臺還要從服務功能的角度出發，建立多個模塊，包括薪酬管理模塊、教職員工業績考核模塊、人事資源信息模塊以及高校師資管理模塊等等。將各個管理模塊與人事檔案資源建立成為有機體，可以確保人事檔案信息有效利用。

3.高校人事檔案數字化管理可以確保人事檔案信息長期保存。高校傳統的人事檔案管理是紙質化管理。由于檔案資料長期翻閱，加之紙質檔案長期保存會由于紙張的老化而破損或者蟲蛀，導致人事檔案信息缺失。高校人事檔案管理采用數字化管理模式，所有的人事檔案信息數字化處理后，儲存在檔案軟件的數據庫中，有助于人事檔案資料的長期保存而不會遭到損壞。由于檔案信息管理軟件有備份功能，所以，即便人事檔案信息丟失，也會采取技術處理措施而將所丟失的人事檔案找回。

二、高校人事檔案管理數字化建設措施

1.對高校人事檔案數字管理平臺實施制度化管理。目前很多高校在人事檔案中，采用數字化管理的同時，還會將人事檔案數字管理平臺構建起來。對人事檔案數字管理平臺的管理，則需要采用制度化管理模式，以確保人事檔案管理規范化，且能夠將其實用功能充分地發揮出來。高校人事檔案數字管理平臺所采用的是檔案數字化管理軟件，而且軟件具有一定的兼容性，能夠滿足高校的人事檔案管理需求，且能夠保證檔案數據信息能夠在網絡上高效率傳輸。但是，具體工作中，要確保高校人事檔案管理順暢，且各項工作能夠有效展開，且能夠滿足服務對象的多方面需求，就要根據高校人事檔案管理需要制定數據化檔案管理流程，并將相應的檔案管理規范和工作標準制定出來，實施制度化管理。由于高校人事檔案管理屬于是動態化管理，所有的檔案資源都會實時變化，就需要對相應的管理制度以不斷完善。鑒于高校人事結構復雜，就要在對人事檔案實施分級管理的同時，還要明確相關管理人員的工作職責，確保人事檔案資料真實而準確，從而提高人事檔案管理效率。高校人事檔案實施數字化管理，管理效率明顯提升，而且各項工作更為規范而有序。

2.使用云計算對高校人事檔案實施優化管理。云計算是在計算機互聯網充分發展的今天而實現的信息技術跨越式發展，被稱為是新型技術變革。基于云計算而實施人事檔案管理，并將相應的人事檔案管理模式構建起來，實現了人事檔案的優化管理。云計算是基于計算機互聯網而建立起來的新型的基礎架構，可以對分散的布局進行整合。在資源整理中，是本地計算機的瀏覽器和操作系統都通過互聯網接入到“云”端而開展人事檔案管理工作。所有的檔案管理以及所發揮的檔案服務功能都會在“云”端展開。而不受實踐和空間的限制。特別是現在智能手機普及，通過智能手機登錄到“云”端，就可以開展人事檔案管理工作。在具體操作上，并不需要掌握專業技術，所有的工作都可在網絡上展開。使用云計算實施高校人事檔案管理，是運用了云計算的數字挖掘技術，在海量的檔案信息中就可以講自己所需要的檔案信息資料挖掘出來。依賴于云計算這一優勢，就可以對人事檔案信息根據自己的需求以管理，還可以隨時調用自己所需要的檔案信息。高校的人事網檔案由于分類不同，會存儲在不同的數據庫中，通過互聯網進行信息化管理，是對不同的數據庫分散管理的人事檔案重新整合到指定的數據庫中。具體操作中，是計算機網絡建立一個統一的檔案資源傳輸入口，本地計算機以此為接口接入到云中，相關的人事檔案管理工作內容經過技術處理后也轉向了云端進行。隨著信息檢索等各項服務性功能轉移到云端。人事檔案服務對象要查詢人事檔案信息，只要使用智能手機等移動設備接入互聯網平臺接入到云端，就可以接受人事檔案管理部門所提供的各項服務。調用人事檔案信息的人登錄到云端后，提出調用請求，驗證合格后，就可以調用自己所需要的檔案信息，甚或是提取檔案。可見，高校的人事檔案管理采用云計算而展開工作，不僅可以提高檔案服務的時效性，而且提高了服務質量。

三、結語

綜上所述，數字化管理高校人事檔案管理工作中，所涉及的檔案信息資料數量大，種類繁多，所以，高校的人事檔案資料由不同的部門承擔管理責任。這種分散化的人事檔案資料管理模式存在著諸多的弊端，因此采用數字化管理可以使分散的人事檔案資料管理以整合，可以確保檔案信息實現共享的情況下，而更為安全、可靠、快捷地向檔案信息對象提供服務。

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