學校檔案管理的創(chuàng)新思考

摘 要：根據在實際工作中了解的情況，對學校檔案管理方面的創(chuàng)新做了一些思考和分析，分別是檔案管理思維創(chuàng)新、檔案管理平臺創(chuàng)新、檔案管理流程的創(chuàng)新以及檔案制度上的創(chuàng)新內容。

關鍵詞：學校檔案管理 創(chuàng)新思想

學校檔案可以幫助學校建立價值觀和自身的形象，進而建立一種能體現(xiàn)校園文化的載體。校園檔案主要負責建立學校價值觀和自身形象，并對其進行詳細的記錄，進而為學校檔案創(chuàng)新過程提供相關的經驗和借鑒。在社會發(fā)展飛速的今天，學校檔案創(chuàng)新工作同樣也要緊跟時代的步伐，才會有能力面對為了的挑戰(zhàn)和機會。

一、檔案管理思維的創(chuàng)新

每個民族的進步都是在創(chuàng)新中進行的，也是保證國家繁榮復興的巨大動力。而創(chuàng)新則要突破思維的慣性，思想中含有著革命和保守兩種因素，使得一個新的突破都可能變?yōu)槿碌亩▌?，而前衛(wèi)的變革者也要防止出現(xiàn)被顛覆的可能性。由此而看可知，對思維關心做持續(xù)的突破是一種方式，同時也是一種優(yōu)秀的品質。在一個以創(chuàng)新為主的時代環(huán)境中，所有人都要摒棄腦海中一些過時的思想觀念，對陳舊頑固的思想做革新。在檔案管理中對已經熟練掌握的成功經驗要做好保護和保留方面的工作，但也要在工作中及時的吸收和接納新型的管理思想和方式。保證學校檔案管理工作能更進一步是需要及時思考的內容，并且要保證能使其更為符合當代群眾的需要，使得學校的檔案管理工作可以更好的帶動學校的教育教學工作，以及未來的發(fā)展藍圖，因此需要每一個相關工作者都能對其進行分析和研究。要以為學校教育教學服務為最終目的，進而對思維進行發(fā)散處理，積極帶動工作熱情來提升工作質量。

二、檔案管理平臺創(chuàng)新

在如今充滿信息的環(huán)境中，要結合本校的實際情況和自身的特征，這樣才能增快檔案管理工作信息化建設的速度。通過利用電子檔案和數據庫管理技術來健全和規(guī)范學校檔案各類材料。而利用電子數據坤對學校檔案做管理的優(yōu)勢主要分為以下幾點：

1.將資料以最快的速度進行傳遞，在學校的內部和外部之間進行的收發(fā)文件、簽報、事務通知等可以通過電子起草、傳閱、簽發(fā)等形式來實現(xiàn)，這樣可以到達辦公無紙化程度。

2.做到快捷通信方便辦公，利用電子郵件系統(tǒng)來建立一個內部通信系統(tǒng)，保證信息快速流程的進行交流。改變傳統(tǒng)垂直化管理模式，變成以目的和任務為基礎的水平式管理，加強學校各個部門之間配合工作的能力。

3.提高質量信息服務，可以綜合的利用學校提供的相關信息來幫助教師和學生，以便能更好的進行工作和學習，并且能提升教師教學創(chuàng)新能力和學習成績。最為重要的是電子檔案和數據庫的建立可以保證學校教育教學活動走向規(guī)范性和信息化，并且建立一個較為集中的信息活動平臺，提升文件和檔案管理工作質量。

三、檔案管理流程創(chuàng)新

在當前全面信息化的社會環(huán)境中，建立管理一體化流程是一個較為新穎的理念，將分工之后的環(huán)境、崗位、步驟做一體化集合。依據學校教學管理任務和目的，利用技術和業(yè)務的互動來建立一個可操作平臺，改變了傳統(tǒng)的那種碎塊拼裝式工作模式。創(chuàng)新式檔案管理流程主要為一體化管理方式，檔案一體化管理流程依靠的是信息化管理系統(tǒng)，對文件和檔案管理工作流程進行重組和再造。并且在這個管理系統(tǒng)中工作流程和信息流程密不可分，電子文件是學校管理系統(tǒng)運行中十分關鍵的信息流，并且成為了工作流程中的一種較為真實的表現(xiàn)。所以在形成工作流程的過程中也實現(xiàn)了文件從生成、流轉到歸檔管理的一體化流程。這些情況都表明信息系統(tǒng)可以滿足工作活動管理要求，并且也達到了文件與檔案管理的標準。所以建立信息管理系統(tǒng)的基礎是要把兩個流程有機的融合在一起，也就是在文件流程中表現(xiàn)工作流程的要求，也可以是將工作流程放到文件流程中。在實際情況中一體化管理方式的優(yōu)勢四點，這四點優(yōu)勢可以有效的幫助學校檔案工作實現(xiàn)高速運轉。第一點是減少工作流程中的各項環(huán)節(jié)，這樣可以直接有效的實現(xiàn)高效工作目的，也達到了學校有效管理的明確目的。減少工作流程中的一些非必須環(huán)節(jié)，建立點對點的管理模式，可以在很大程度節(jié)省時間，保證了學校檔案管理工作的正常穩(wěn)定運行。第二點是建立并行、平行工作流程，將學校檔案管理工作細致化和定量化，以多方位角度來觀察進而建立并行和平行的工作流程，防止出現(xiàn)因為某件事的停滯而妨礙到其他管理工作的進行。第三點是建立跳轉、分流工作流程，在學校檔案管理工作中，經常會遇到因為時間需要不相同而需要完成的工作內容，所以就需要進行跳轉和分流程序。要根據日期來再次梳理和安排，停止時間長遠的任務，將重心放到當下的工作中，如果需要還可以把工作分流一些，形成合力來完成。第四點是形成循環(huán)工作流程，在一項工作結束之后的管理是要繼續(xù)進行的，所以建立循環(huán)工作流程，這樣才能真正的保證材料的高效使用。

四、檔案管理制度創(chuàng)新

要確保檔案管理工作在學校的教育教學中可以為不同部門、教師和學生提供服務，在激發(fā)出最大功效的同時獲得最好的效果。在以往的制度之上加強學校管理工作，并根據相關條例來建立實施新的制度。首先是對校園電子信息系統(tǒng)的運作管理和維護要制定明確的管理辦法，還要明確負責人和操作過程。第二點是要有電子公文管理內容，包含了辦理流程指南、電子公章使用管理等程序等。第三點是針對檔案人員的培訓，檔案管理工作之前的內容主要是對物品做管理，對相關的工作人員沒有進行系統(tǒng)的培訓，而若是對檔案人員做培訓則可以保證其能力和資格，而培訓的內容多為WPS辦公軟件的使用，這樣可以有效的增強檔案管理人員的業(yè)務知識能力。

五、學校檔案管理技術創(chuàng)新

而從根本上對學校檔案管理進行提升，就要做好信息化工作，可以利用計算機技術來實現(xiàn)網絡資源的數字化，進而保證信息的獲得可以更為的快速和方便。對檔案材料的使用、儲存和保留等環(huán)境能突破傳統(tǒng)條件的限制，實現(xiàn)跨學校、跨系統(tǒng)的管理和使用。但是要達到學校檔案管理信息化的程度，其中的細節(jié)工作還有很多，工作量十分大。最先要做的是健全標準，建立一個任何軟件都可以接受的文件信息存儲和交換格式標準，這么做可以有效的確保信息儲存?zhèn)鬟f系統(tǒng)可以有效穩(wěn)定的運轉。第二點是要建立對應的配套設施，開發(fā)一些可以確保檔案信息存儲安全的成熟技術。第三點是這些內容的基礎上建立適合現(xiàn)在擁有技術條件檔案數據處理中心，這個信息處理中心的職能包括了信息的采集、分類、輸入等工作，并且是學校內部部門和機構之間做檔案信息管理的共享庫。第四點是在當前所有校園網絡中建立專門的檔案信息網站和網頁，還要對各種信息檔案做公布，這樣可以讓大量的師生能及時準確的掌握所需的檔案信息，并且也能進行檔案信息檢索培訓活動，以便在校的教師和學生可以方便的對檔案信息進行交流和獲得，并且在這一過程中使用現(xiàn)代網絡技術對檔案信息做整理、發(fā)掘等活動，實現(xiàn)檔案信息價值化的完全體現(xiàn)，對檔案信息網站服務做詳細的開發(fā)和研究，進而實現(xiàn)檔案服務質量價值的全面提升，并且也完成了將檔案信息完全網絡化的改變。

六、結語

從上文中來看，在信息化豐富的今天，為檔案的價值實現(xiàn)建立了一個較為良好的客觀條件，學校檔案管理工作人員在實際的工作中，對此要有一個充分的了解，并學會使用這方面的條件，利用自身素質的不斷提升來保證檔案服務質量的優(yōu)化，這樣才能為學校建立一個良好的形象，進而為學校的發(fā)展提供源源不斷的力量。

參考文獻：

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