淺談高速公路辦公室檔案管理規范化

摘 要：根據高速公路建設過程中，辦公室檔案管理中出現的問題，結合高速公路項目建設檔案管理的實踐經驗，分析其特點及現狀，以及如何有效提高管理水平，促進高速公路辦公室檔案管理規范化。

關鍵詞：高速公路 檔案管理

我國正處在經濟高速發展的時期，高速公路建設的任務非常繁重。在這種背景下，辦公室檔案管理工作也要按照高速公路建設管理要求，實現檔案管理規范化。近幾年來，高速公路辦公室檔案管理工作雖然有了進步，但在檔案管理規范化方面存在許多急需解決的問題。主要表現在：一是辦公室檔案管理是在生產活動結束后產生的，人們往往重視活動結果，輕視資料整理。二是檔案管理是一種無形勞動，并不直接產生效益，容易被忽視。 三是檔案管理是一種常規性工作，易與其他行政事務所混淆，以為誰都可以做。這些原因造成檔案管理混亂低效，在許多高速公路項目不同程度地存在著。針對這些問題，提出加強辦公室檔案管理規范化所應采取的若干措施。主要包括：一是要提高對檔案管理規范化的正確認識；二是要根據項目建設的不同階段做好檔案收集、整理和歸檔工作；三是要提高檔案管理人員的管理水平和綜合素質；四是要按照檔案信息化管理的要求， 改善基礎設施，加強檔案庫建設。這樣做，既有利于按高速公路建設管理規律的要求做好辦公室檔案管理工作，也有利于更好地維護管理秩序，提高管理效率和工程建設水平。

一、當前高速公路辦公室檔案管理的特點及現狀分析

1.檔案管理的重要性。檔案是對歷史的記錄，是以文字、圖像、聲音或其它媒介形式記載各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓，是工農業生產和經濟管理的科學依據與參考材料。當前不斷發展的檔案信息化電子化，更是進行現代化生產管理和科學技術管理的重要條件，是任何黨政機關企事業單位正常運轉必須具備的記錄與積累。高速公路辦公室檔案管理工作是我國各項檔案管理工作中的一部分，是高速公路建設全過程活動的真實記錄，包括日常管理和工程管理兩大部分，具有十分重要的保存和利用價值。

2.高速公路檔案的特點。高速公路辦公室檔案管理主要包括反映項目建設的綜合性資料，它不僅包括上級來文、同級信函、內部發文，還包括了方案設計、各類合同、協議書、會議紀要，上級部門審批文件，征地、拆遷、安全環保、安置文件和施工現場水文地質、氣象文件等資料；同時還有項目建設中的重要資料，包括：施工中材料的質量認證，試驗報告；開竣工報告、圖紙會審、設計變更、技術交底、專家評審、質量驗收等重要活動；監理方和其他第三方資料等。

高速公路檔案一般具有以下特點：

2.1唯一性。由于高速公路從籌備到建設完成是時間線性的，每一份產生在其中的材料都是唯一的，是在特有的政策、經濟、環境背景下產生的，是這條高速公路獨有的，他者無法復制，從籌備到建設完成只有單一的一套，不存在第二套。

2.2真實性。真實性是檔案最基本的特性。理論上講，它記錄了高速公路從開始修建到任務完成的完整過程，見證了項目建設中發生的一切活動，是工程項目濃縮而真實的記錄。

2.3實用性。內業資料反映了施工過程中的各種狀態和責任，能夠真實地再現施工時的情況，從而找到施工過程中的問題所在，有重要的保存和實用價值。既是建成后管理、維修、養護、擴建的重要依據，也可以作為同類型項目建設的參考依據；同時，還可以反映項目建設中管理、施工、技術、運營等各方面的得失經驗，為高速公路建設管理提供參考借鑒。

3.高速公路檔案管理現狀分析。

3.1檔案管理工作的邊緣化。主要體現在對檔案管理工作的重要性缺乏足夠認識，主要精力放在抓實體工程質量、進度上，對相伴而生的工程資料往往忽視，認為檔案管理工作可有可無。經常是上級來檢查之前搞突擊，抽調人員突擊補充資料。

3.2檔案管理比較混亂落后。主要體現在不建檔和應付建檔，缺乏制度和規范。高速公路建設過程中參與單位眾多，有政府部門、業主、承包方、監理單位、地方協調指揮部等。各單位對檔案管理的認識和要求不一，收集、整理、編排工作也往往不能同步進行，未能形成有效的檔案管理，工作停留在表面，很多檔案不完整，甚至沒有蓋章、簽字、數據缺乏，不及時歸檔造成紙質原件老化、丟失。

3.3部分檔案質量不高，擬制水平參差不齊。公文是檔案的前身，檔案是完成的文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件，因此公文擬制是檔案形成的關鍵環節。不同單位公文擬制部門不同，寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致文件質量也大不一樣。大量存在文種使用不當、印制不規范、行文程序混亂等情況，嚴重影響檔案的立卷和歸檔。

3.4檔案管理人員隊伍不穩定。檔案管理不是一個簡單的工作，必須經歷一段時間的歷練， 逐漸積累起相當的工作經驗才能勝任。工程建筑行業人員流動性強、更迭頻繁，缺乏專職檔案管理人才，新老交接難免有疏漏，長此以往積累下去，各種文檔會出現堆積，甚至會出現檔案的丟失，造成不可避免的損失。

二、加強高速公路辦公室檔案管理，改變現存問題

1.是要提高對檔案管理規范化的正確認識；沒有規矩不成方圓。為切實做好各類檔案的管理工作，保證檔案的完整性、真實性和保密性，必須結合工程施工實際和自身特點，在嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》的前提下，按照《檔案管理工作標準》《檔案保密制度》《檔案收集歸檔工作制度》《公路工程文件材料編制與歸檔辦法》等行業條規建立健全各種規章制度。

2.加強培訓學習，提高檔案管理人員綜合素質。檔案是一門學科，內涵博大深淵，檔案管理人員的業務水平、實際工作能力還必須在日常工作中不斷提升。要加大對檔案管理人員的培養力度，通過定期培訓、組織研討、去同行業兄弟單位學習等方式，鼓勵其業務創新，吸收新知識，掌握新技能，提高政治思想覺悟、業務水平和對檔案工作的工作熱情。還要注重對檔案管理工作人員“一專多能”綜合素質的培養，要既懂工程技術又懂檔案管理，加強對攝像、攝影、計算機等電子數字化設備的操作能力，提高檔案管理人員的信息化處理能力，更好地適應檔案電子信息化發展趨勢，做到快速整理，提高工作效率。

3.改善基礎設施，加強檔案庫建設。不斷加大對檔案管理工作的經費投入，改善檔案管理基礎設施，保證檔案管理工作的正常需要。在辦公用房還不寬余的情況下，也要盡量騰出專門的空間設置檔案室，實現庫房、辦公分開。不僅要實現基本的檔案存放功能，還要按照防潮、防霉、防濕、防火等“八防”的要求，配置通風、消防等配套設施，確保檔案室建設符合國家標準。在工具配備上也要盡量滿足工作需要，備齊專門的紙質檔案整理工具，同時還要購置數碼照相機、移動硬盤、計算機等設備，建立檔案管理電子系統，安裝檔案室監控設備，切實把檔案的保管和保密工作落到實處。

三、結語

高速公路辦公室檔案管理工作是工程項目管理中一項重要內容，有著很高的“含金量”，必須引起相關重視。我們應當認真分析檔案管理中存在的缺點與不足，與時俱進，積極應對，使檔案管理工作在高速公路建設管理中發揮應有作用。

參考文獻：

[1]龔小青 關于高校系級辦公室檔案管理規范化研究[A]； 《2004年度中國索引學會年會暨學術討論會論文集》[C]；2004年.

[2]路曼曼 建筑工程檔案電子信息化的管理[J]；圖書與檔案；2013第1，p254.

[3]路曼曼 建筑工程檔案電子信息化的管理[J]；圖書與檔案；2013第1，p254.

[4]郭忠寶 淺談高速公路工程檔案管理問題及對策[J]；北方交通；2014年第5期，p130.

[5]劉冬華 做好檔案管理工作的幾點認識[N]；菏澤日報；2010年10月24日.