會計信息化（用友ERP—U8V10.1）操作中采購短缺的處理

摘 要：采購是企業(yè)的主要經(jīng)濟活動之一，在現(xiàn)實經(jīng)營活動中，采購短缺的情況時有發(fā)生，究其原因大致分為兩種，一是運輸途中發(fā)生了合理損耗或者非合理損耗，二是供應商少發(fā)了貨，那么本文主要針對這兩種情況對采購短缺在財務軟件用友ERP—U8V10.1中的信息化操作流程進行探討。

關鍵詞：采購短缺 會計信息化 損耗

采購是企業(yè)的主要經(jīng)濟活動之一，在現(xiàn)實經(jīng)營中，采購短缺的情況多種多樣，并且時有發(fā)生，而其會計處理決定了公司的采購成本及可以抵扣的進項稅額，因此對于企業(yè)來說是十分重要的。采購短缺，也就是當采購的貨物到達公司時，我們對到達貨物進行清點入庫，清點驗收后填制入庫單，并與發(fā)票核對，入庫單數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量的情況。究其原因大致可分為兩種，一是運輸途中發(fā)生了合理損耗或者非合理損耗，二是供應商少發(fā)了貨，那么本文主要針對這兩種情況對采購短缺在財務軟件用友ERP—U8V10.1中的信息化操作流程進行探討。

一、運輸途中發(fā)生合理損耗或非合理損耗

當在運輸途中發(fā)生合理損耗或者非合理損耗時，到貨單數(shù)量、發(fā)票數(shù)量都與訂單數(shù)量一致，而入庫單數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量。在此以案例為例，分合理損耗與非合理損耗兩種情況討論。案例：A公司從B公司購進100個單價為140元/個的甲材料，發(fā)票已開具，經(jīng)檢驗質量合格，但運輸途中損耗了10個。到貨當天，A公司的會計信息化賬務處理如下：

1.合理損耗的情況。若損耗屬于合理損耗，在采購結算時錄入合理損耗數(shù)量，該批貨物入庫的總價不變，數(shù)量減少，單價提高（155.56元/個）。其步驟如下：

2.采購系統(tǒng)中，A公司根據(jù)訂單生成到貨單，數(shù)量為訂單數(shù)量（100個）；根據(jù)到貨單生成入庫單，入庫單數(shù)量為實際驗收入庫數(shù)量（訂單數(shù)100—損耗數(shù)10=90個）；根據(jù)訂單生成發(fā)票，發(fā)票數(shù)量為訂單數(shù)量（100個）。

3.采購系統(tǒng)中，在采購結算時，錄入合理損耗數(shù)量10個。

4.應付系統(tǒng)中，審核應付單據(jù)，根據(jù)采購發(fā)票生成憑證。

借：在途物資 14000；應交稅費——應交增值稅——進項稅額 2380 貸：應付賬款 16380。

5.存貨系統(tǒng)中，正常單據(jù)記賬，根據(jù)入庫單生成憑證。

借：原材料 14000 貸：在途物資 14000。輔助項為數(shù)量90，單價155.56。

二、非合理損耗的情況

若損耗屬于非合理損耗，那么在采購結算時錄入非合理損耗數(shù)量及金額，此時，該批貨物入庫的總價和數(shù)量同時減少，單價不變（140元/個）。在此又分為兩種情況，一是非合理損耗已經(jīng)查明責任人，二是非合理損耗尚未查明責任人。

1.非合理損耗已查明責任人。

1.1采購系統(tǒng)中，A公司根據(jù)訂單生成到貨單，數(shù)量為訂單數(shù)量（100個）；根據(jù)到貨單生成入庫單，入庫單數(shù)量為實際驗收入庫數(shù)量（訂單數(shù)100—損耗數(shù)10=90個）；根據(jù)訂單生成發(fā)票，發(fā)票數(shù)量為訂單數(shù)量（100個）。

1.2采購系統(tǒng)中，在采購結算時，錄入非合理損耗數(shù)量10個、非合理損耗金額1400（140*10），同時系統(tǒng)自動生成進項稅額轉出的金額238。

1.3應付系統(tǒng)中，審核應付單據(jù)，根據(jù)采購發(fā)票生成憑證。

借：在途物資 14000，應交稅費——應交增值稅——進項稅額 2380 貸：應付賬款 16380。

1.4存貨系統(tǒng)中，正常單據(jù)記賬，根據(jù)入庫單生成憑證。借：原材料12600 貸：在途物資 12600。（輔助項為數(shù)量90，單價140。）

1.5在總賬系統(tǒng)中，根據(jù)非合理損耗的數(shù)量金額填制憑證：

借：其他應收款 1638 貸：在途物資 1400，應交稅費——應交增值稅——進項稅額轉出 238。

2.非合理損耗尚未查明責任人。

2.1采購系統(tǒng)中，A公司根據(jù)訂單生成到貨單，數(shù)量為訂單數(shù)量（100個）；根據(jù)到貨單生成入庫單，入庫單數(shù)量為實際驗收入庫數(shù)量（訂單數(shù)100—損耗數(shù)10=90個）；根據(jù)訂單生成發(fā)票，發(fā)票數(shù)量為訂單數(shù)量（100個）。

2.2采購系統(tǒng)中，在采購結算時，錄入非合理損耗數(shù)量10個、非合理損耗金額1400（140*10），同時刪除系統(tǒng)自動生成的進項稅額轉出金額。

2.3應付系統(tǒng)中，審核應付單據(jù)。

2.4存貨系統(tǒng)中，正常單據(jù)記賬，生成憑證時勾選：已結算采購入庫單自動選擇全部結算單上單據(jù)（包括入庫單、發(fā)票、付款單），依據(jù)采購結算單生成憑證。

借：原材料12600，應交稅費——應交增值稅——進項稅額 2380，待處理財產(chǎn)損溢 1400貸：應付賬款 16380 。（原材料輔助項為數(shù)量90，單價140。）

2.5待日后查明原因，找到責任人時，再在總賬系統(tǒng)中填制憑證。

借：其他應收款 1638 貸：待處理財產(chǎn)損溢1400 ，應交稅費——應交增值稅——進項稅額轉出 238。

三、供應商少發(fā)貨，對方承諾退款

在藍字發(fā)票已開具的情況下，由于供應商失誤，發(fā)貨數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，對我方承諾退款。案例：A公司從B公司購進100個單價為140元/個的甲材料，發(fā)票已開具，商品在驗收入庫時發(fā)現(xiàn)短缺10個，原因系對方少發(fā)，已承諾退款。到貨當天，A公司的會計信息化賬務處理如下：

1.已開具紅字發(fā)票的情況。藍字發(fā)票日期在到貨日期之前，由于供應商失誤，發(fā)貨數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，對我方承諾退款，并開具了紅字專用發(fā)票的情況下，商品驗收單入庫數(shù)量<藍字發(fā)票數(shù)量，要根據(jù)到貨單生成到貨拒收單，根據(jù)訂單生成紅字發(fā)票（題目原始憑證有紅字發(fā)票、拒收數(shù)量），將入庫單和紅字藍字兩張發(fā)票進行結算，在應付系統(tǒng)中要做紅票對沖，付款則依據(jù)具體情況而定，在此討論尚未付款的情況。以下是針對案例的具體步驟：

2.采購系統(tǒng)中，根據(jù)訂單生成到貨單，數(shù)量為訂單數(shù)量100個、。根據(jù)到貨單生成到貨拒收單，數(shù)量為短缺數(shù)量10個、。根據(jù)訂單生成紅字發(fā)票原始憑證有紅字發(fā)票、，數(shù)量為短缺數(shù)量10個、；根據(jù)到貨單生成入庫單，入庫單數(shù)量為實際驗收入庫數(shù)量90個。

3.采購系統(tǒng)中，將入庫單和紅字藍字兩張發(fā)票進行采購結算。

4.在應付系統(tǒng)中，應付單據(jù)審核紅字發(fā)票、，做紅票對沖。

5.在應付系統(tǒng)中，根據(jù)紅字發(fā)票制單，生成憑證紅字。

借：在途物資 1400，應交稅費——應交增值稅——進項稅額 238 貸：應付賬款 1638。

6.在存貨核算中，正常單據(jù)記賬，根據(jù)入庫單生成憑證。

借：原材料12600 貸：在途物資 12600。（輔助項為數(shù)量90，單價140）。

四、未開具紅字發(fā)票的情況

藍字發(fā)票日期在到貨日期之前，由于供應商失誤，發(fā)貨數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，對我方承諾退款，尚未紅字專用發(fā)票的情況下，商品驗收單入庫數(shù)量<藍字發(fā)票數(shù)量，對于入庫單做暫估處理，不做采購結算。

1.采購系統(tǒng)中，根據(jù)訂單生成到貨單，數(shù)量為訂單數(shù)量（100個）；根據(jù)到貨單生成入庫單，入庫單數(shù)量為實際驗收入庫數(shù)量（90個）。此時不做采購結算及正常單據(jù)記賬，等到本月紅字發(fā)票到了，再將入庫單與紅藍發(fā)票一起結算，參照已開具紅字發(fā)票的情況處理，如果月末紅票未到，那么做月末暫估處理。

2.如果月末紅票未到，在存貨核算中做暫估（若入庫單沒有單價，要在存貨中做“暫估成本錄入”），正常單據(jù)記賬，根據(jù)入庫單生成憑證：

借：原材料12600 貸：暫估應付款12600。（輔助項為數(shù)量90，單價140）

參考文獻：

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