ERP環境下如何提高應付賬款管理效率

應付賬款是指企業因購買材料、商品或接受勞務供應等經濟活動應支付的款項。傳統觀念是重應收輕應付，對于應付賬款的管理僅限于對賬和推遲付款，以利用對方的信用期降低自己的資金成本。相比之下，現代企業更關注企業信用評級，為建立良好的供應商戰略合作關系，會努力提高應付賬款管理水平，及時準確付款是維護企業與供應商之間的良好合作關系，保證企業可持續發展的重要途徑。本文從財務管理角度，闡述如何基于ERP系統做好應付賬款管理。

ERP系統：又叫企業資源管理系統，是現代企業管理的運行模式。它是一個在全公司范圍內應用的、高度集成的系統，覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應生產等管理工作，通過優化企業資源達到資源效益最大化。

發票校驗：就是將收到的發票記錄到系統中，達到記錄應付賬款的目的。發票校驗有基于收貨的，也有不基于收貨的，兩種情形都需要將發票與收貨相對應，以便中間過渡科目的清理。

一、有效構建ERP系統環境

ERP系統環境下，應付賬款的入賬分成了兩部分，分別在物流模塊和財務模塊完成，物流部門收到貨物后， 在系統中操作收貨，而此操作會自動生成一張財務憑證，關聯到財務模塊，借：原材料， 貸：GR/IR（中轉科目）。財務人員在收到發票后，就進行發票校驗，會計憑證是，借：GR/IR， 貸：應付賬款，發票校驗有兩種方式，有基于收貨的，也有不基于收貨的， 對于基于收貨的發票校驗，要找到對應的收貨，對其進行發票錄入，對于不基于收貨的發票校驗，也要標記相應信息，比如發運單號，以便跟日后的收貨相對應。GR/IR科目為需要進行未清項管理的科目，即該科目的借貸方發生額要進行匹配和清賬，未清理的貸方余額代表已經收貨但還未收到發票，未清理的借方余額代表發票已經入賬但貨物未收到，對這些未清理的項目也要進行賬齡分析，以發現管理中的問題。一般來說，基于收貨的發票校驗風險較小，因為應付賬款入賬同時已經對應好了收貨，而且這種情況也便于GR/IR科目的清理，而不基于收貨的發票校驗就比較麻煩，首先應該將系統設置為這種情況入賬的AP自動鎖定，只有對應的收貨完成后才可以釋放即進行支付，這樣能降低企業風險。另外，財務人員還要加強對GR/IR科目的管理，對于賬齡偏長的一定要及時清理。在此強調GR/IR科目清賬是因為此科目的余額也是應付賬款的一部分，而且，往往該科目未清理項目最多，金額巨大，所以此科目管理得不好，應付賬款管理效果就會很差。

如果能做到收貨與發票入賬記錄準確對應，GR/IR科目的管理就變得清晰簡單了，而這又會涉及到另一個模塊的設置即采購模塊。采購訂單基本上有兩種解決方案，一是建立敞口合同（以下簡稱SA），另一種是建立采購訂單（以下簡稱PO），兩者的區別是SA只列明所要采購的材料種類、單價，沒有數量，每次具體要貨數量通過發送詳細需求給供應商完成，而PO的特點是采購材料的種類、單價、數量都是固定的，執行完就可以關閉，相對于SA，PO有很多優點，一是合同小，便于查找和發現問題，二是PO執行完畢后就要關閉，可以避免誤操作，三是便于GR/IR清理，因為收貨和發票入賬都可以對應到合同具體項目。而SA因為同一供應商對于同一物料，可能幾年都用同一SA，如果在系統配置方面沒有很好的方法對應，GR/IR清賬會非常困難。SA這種合同形式最好是建立在供需雙方有電子數據交換系統（以下簡稱EDI）的條件下，這樣供應商發貨后就給采購方發通知，每批次貨物有唯一的批次號，收貨時需要輸入此批次號，對應的發票上也有此號碼，財務人員入賬發票時，也要在指定的地方輸入此號碼，通過系統設置，使此號碼體現在GR/IR科目明細賬的指定字段中，方便財務人員根據此信息清賬。但實物中，EDI系統可能會有很多問題，信息傳輸不及時或傳輸錯誤時有發生，物流如果收不到EDI數據，就會手工創建批次號，而財務人員并不能及時收到此信息，仍按發票入賬，最終造成GR/IR科目借貸方匹配困難，大量未清項無法及時清理，或者即使能清理，也要花費很多人力，所以，建議在采購模塊設計時采用PO方式。 需要強調的是，無論是SA還是PO，EDI系統都是需要的，只是在PO環境下，即使EDI有問題，清賬也好處理，因為問題查詢的范圍小得多。

二、利用ERP系統生成賬齡分析表

ERP系統可以生成賬齡分析表，但此類報表是按照憑證記賬日期來歸集賬齡的，比如一筆應付賬款發生在上年末，金額假設為100元，本年月份支付了20元，剩余80元，到今年6月末，系統給出的賬齡表是一筆應付余額80元，其中100元賬齡6個月，-20元賬齡5個月，這種賬齡表顯然不是我們預期的結果。如何避免出現此類的問題呢？這就要求財務人員要及時、正確地進行往來清賬，這樣才能得出正確的賬齡分析表，以供管理人員進行分析。對于清賬，SAP提供了三種邏輯，標準清賬，部分清賬以及剩余清賬。標準清賬就是完全清賬，應付賬款一次支付，即可對清。部分清賬適用于一筆應付分次付款，每次付完款作部分清賬，其結果是清賬憑證以及原憑證在查詢未清項時都可以顯示出來。部分清賬不會生成新的應付賬款，不會影響賬期。剩余清賬在每次清賬后系統會把剩余的未清項金額計算出來，對剩余金額另外產生一條新的記錄。優點是能隨時反映某供應商未清的金額。但是生成的明細賬無法真實反映未清項業務分批處理的交易記錄，且產生新的應付賬款，不符合事實，不建議使用。對于非標準清賬，建議用部分清賬。

三、ERP系統使應付賬款集中化管理成為可能

由于系統做了標準化的設置，應付賬款的入賬以及付款操作就可以做成標準流程以及詳盡的操作手冊，ERP系統使應付賬款集中管理成為可能。從集團公司角度出發，要想提高效率，降低成本，首先是各種流程都要標準化，其次，對于已經標準化且附加值小的業務，要么外包，要么集中管理。采用應付賬款集中管理的公司很多，在此，以我公司為例，談談應付賬款集中管理過程中的問題及解決方案，以供參考。在我國現行的金稅系統環境下，首要的難題是增值稅發票異地認證問題，比如我公司在張家口，應付賬款集中到上海管理，我們就要把收到的增值稅發票整理掃描給上海做賬，待對方記賬完畢再通知我們打印憑證，粘貼發票，認證進項稅，如此一來，時間和人力上也沒有太多節約，我們的解決方案是下一步變更發票郵寄地址，直接將發票寄到上海，由他們認證并作憑證，再郵寄給我們歸檔。但還有一點困難就是對于認證系統無法通過的發票，仍需到當地稅務機關進行現場認證。不過相信這種情況會隨著開票系統的升級，在不久的將來會解決掉的，所以應付賬款集中管理還是將來的趨勢，前景是光明的。另一個難題就是關于跟業務人員的溝通。比如預付賬款，在申請時，業務人員往往不能一次性備齊所有資料，這就需要跟他們及時溝通，如果財務人員在異地，總不如在當地溝通方便、及時。想解決此問題，就要加強業務人員培訓，讓他們熟知各類付款的要求。

第三個問題，就是信息共享。比如重要的合同，一般都是保存在財務部門，應付賬款集中化管理后，異地財務人員如果需要調閱合同，需要當地財務人員掃描，也會浪費一些時間。解決方案是建立網絡共享盤，將重要的合同掃描建立電子文檔，方便相關人員查閱及打印。提到信息共享， 還有一點要提示，對于國內發票，受限于金稅系統的管理要求，紙質發票一定要郵寄的，但對于國外發票，要求就比較寬松，只要發票內容完整，形式沒什么要求，電子版發票是普遍被接受的，無需郵寄發票。只要采購方給供應商提供專用電子郵箱接受發票，再保存到共享盤，無論是應付會計作發票入賬還是資金付款，隨時都可以去查詢，所以對于國外供應商，應付賬款集中管理更方便。

總之，在ERP環境下，只要我們做好系統配置及流程梳理，將操作流程標準化，就會大大提高應付賬款管理效率，對于集團化公司，也可以采取外包或集中管理的方式提高效率降低成本。