不斷加強完善檔案管理的新思考

【摘要】隨著經濟和科技的發展，我們的生活也發生了巨大的改變。越來越多的新技術被用于我們的日常生產生活當中。從之前的傳統檔案管理方式變成了現在高科技的管理方式。一些計算機，智能化等高科技的技術被用于檔案管理。檔案管理的重要性不言而喻，只有將每一份資料都進行嚴密管理，我們的信息才能更好的為我們服務。

【關鍵詞】加強完善；檔案管理；新思考

一、前言

檔案管理是我們日常生活中經常實行的，所有的公司企業甚至是學校家庭等地方都離不開檔案管理。檔案管理將我們生產生活中需要的信息進行合理的分類與保存，以便我們可以在各種活動中順利完成。同時，檔案管理也可以讓人們的效率得到大大的提升。所以我們必須要不斷的加強完善檔案管理，使其發揮出更大的作用。

二、我國檔案管理中出現的問題

（一）對檔案管理的重視性不夠。檔案管理包括不同類型的檔案的管理。在很多的重要地方都需要建立檔案管理室，因為人們的日常生活離不開各種檔案，檔案從某種角度上可以說是一個人區別與其他人的身份象征。在醫院，每一個病人的病情與治療資料等都需要建立檔案然后進行管理。而在企業，人事檔案是十分重要的，它記錄了每一個員工的具體資料以及平時的表現記錄等，這些對員工的工資，升職等十分重要的，上層領導者必須通過這些檔案資料去評價一個人。所以說檔案管理在生產生活中的作用是無法代替的，但是很多單位以及個人對于檔案管理并不是特別的重視，不肯花心思及投入資金與技術去建立更加完善的檔案管理中心。認為檔案管理并不會發揮太大的作用，其實不然，很多的事情必須要通過檔案管理才能解決。還有很多的管理者對于檔案管理的認識存在著較大的誤區，認為檔案管理室的作用就是對檔案進行保存以便日后能過查看。于是便導致檔案管理工作進展緩慢，工作人員工作效率低下，很多的新興技術都不能適當運用到其中。同時檔案管理的權限問題等也未得到重視，很多的無關人員為了自身私欲隨意查看資料并進行更改，這樣做對于檔案所有者是一種隱私的侵犯。

（二）工作人員的能力與素質低下。因為人們對檔案管理的不重視，檔案管理在生產生活中的作用也在不斷的下降。與此同時，因為技術及資金投入的不充足，使得檔案管理人員的素質也得不到提高，因為科技的發展，檔案管理方式也在逐漸發生著改變，計算機，軟件等的融入檔案管理中，使得檔案管理的技術性也在不斷的提高。然而工作人員并沒有進行相應的技能培訓，于是也就不能擔任這份工作，在檔案管理過程中就會出現很多的問題。還有的工作人員并沒有職業責任感，在工作過程中不去認真嚴肅對待，于是便會導致檔案丟失，錯誤等的現象。這樣對于檔案管理的正確性有著極大的破壞，檔案的缺失與錯誤很可能會導致出現嚴重的事故危機。同時也會給人們的生活帶來極大的影響。

（三）檔案管理不規范。很多的檔案管理還是在使用著傳統的管理方式，也就是將資料記錄到紙本上然后放在固定的地方保存。很多檔案管理的工作人員并不是專業的管理人員，經常身兼數職，對檔案管理做不到盡心盡力，甚至連基本的認真仔細都做不到。傳統的檔案管理方法存在著很多的缺點，如會占用較多的空間，對資源造成了一種浪費，同時，檔案資料的查詢，歸納等也較復雜，甚至錯誤率也較高。而如果利用現在的信息化技術，就會給檔案管理過程帶來方便與快捷，同時可以節約大量的空間，數據也不容易丟失，保存也較為簡單。現在的檔案管理存在著很多的問題，如資料不全，中途出現破損等。這都是管理過程不規范的原因。

三、對于完善加強檔案管理的思考

（一）加大對檔案管理的重視。領導者必須對檔案管理加大重視度，投入足夠的資金去完善檔案管理。通過拖入資金引進先進的檔案管理技術和人才，要特別注意管理工作人員的素質與技能培訓。只有工作人員將心思都放在檔案管理上，才能真正的將檔案管理工作做好。領導者平時要加大對檔案管理的日常監督，完善制度，約束工作人員的行為，避免出現玩忽職守等的現象。

（二）增加工作人員的職業素能。定期對工作人員進行相關的職業培訓，特別是一些計算機知識與實踐操作。因為信息化的時代已經來臨，人們逐漸離不開智能化與自動化。檔案管理中加入計算機運用，可以節省很多的資源，同時也大大加快了作業的效率。檔案管理工作并不是所有的人都可以勝任的，它需要有較高的專業技能，同時還必須熟練掌握當今的基本計算機知識。因為檔案管理在資料的錄入，分類，保存等都需要計算機，同時，在對一些資料進行分析整理時，還用到了很多的計算機知識，這些都需要工作人員去學習。在檔案管理過程中，還需要工作人員的責任心與耐心，檔案管理就是對龐大的資料數據進行保存與分類，這極容易出現錯誤，而只有有極強責任心的人才可能最大程度的避免這些問題。同時，還要設置嚴格的規章制度，對于錯誤率較高的工作人員要進行適當的懲罰，而對于出錯率較低的工作人員則要根據其工作能力給予一定的獎勵。這樣才可以大大提高工作人員的工作熱情，也能有效的制止一些偷懶等的行為。

（三）進行規范的管理。在檔案管理過程中一定要進行規范化。對于資料要做好保密工作，設置閱讀權限，不能隨意更改，必須要以事實為依據。在管理過程中，一定要保證資料的完整性，不能造成資料的遺失和損壞，為了防止有的資料在管理過程中遺失或者損壞了，必須對資料進行備份，可以是計算機數據備份，也可以是文本備份。要嚴格規定管理過程中的每一個環節。建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化與規范化。

四、結語

現在我國的檔案管理還存在著很多的問題，而這些問題則是，現問題或是效率過低的原因。檔案管理在我們的生活中有很大的作用，它的發展與人們是息息相關的。因為科技的不斷發展，檔案管理的方式也在不斷的發生著變化，檔案管理工作人員一定要跟上技術進步的腳步，才能在新的世紀站穩腳跟。

參考文獻

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