試論電子檔案的存儲及維護

【摘要】隨著檔案信息化的發展， 社會各行業的檔案資料從原有單一的紙質檔案發展為包括紙張、電子文件、聲、像、視頻等各種類型的多媒體檔案，檔案數字化已成為趨勢。電子檔案與傳統的紙質檔案相比，在存儲、查詢、利用等方面有著非常明顯的優勢。大量具有保存價值的電子文件需要做好保存工作以備不時之需，這就要求將這些電子文件轉化為電子檔案進行保存。

【關鍵詞】檔案；信息化；電子；保管

隨著互聯網技術的發展和計算機的廣泛使用、電子政務、電子商務等工作的開展，產生了許多電子文件。具體地說，就是將傳統的紙質檔案、照片檔案、聲像檔案里的內容轉化成以二進制數字代碼形式記錄，成為計算機網絡所能識別的數字信息。因此，對檔案資料進行數字化綜合處理、電子文件網絡化歸檔、存儲和查詢是檔案管理發展的必然趨勢。

一、電子檔案的存儲分析

（一）電子檔案存儲特性。電子檔案是存儲在某種載體上的電子文件，它將紙質檔案中直觀的文字圖形，甚至包括一定的語音視頻信息全部存儲在光盤、磁盤等存儲設備上。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。電子檔案的特性不同于紙質擋案，決定其在保存與維護方面的復雜性。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。

（二）存儲應保證其物理載體的質量符合國家標準。電子檔案一般存儲在磁、光介質載體上，如磁帶、磁盤和光盤等，這些介質對于磁和光的影響非常敏感。磁性物質容易受到外界磁場的影響而導致消磁、退磁，因此對于磁盤磁帶的保存要遠離磁場和強熱源。對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保管，或采用其他方法和技術加以轉換，以確保今后利用時能夠及時、準確地還原成直接閱讀的格式，真正發揮電子檔案的保管、利用價值。電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，要建立—個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形要求，遠離強磁場和有害氣體等。

（三）數據必須要備份。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。備份就是我們在現時使用的數據之外，實現或設置另外一份不同物理體現的、內容相同的有效數據拷貝，把數據復制一份保存在另一個位置，這個位置可以是本地計算機的磁盤，也可以是其它計算機磁盤，還可以是其它的媒體，如磁帶，光盤等，一旦正在使用的磁盤發生故障，或者數據丟失時，備份數據可以通過相應得工具軟件最大限度地恢復原有系統或數據。要對計算機的硬、軟、光盤進行及時收集整理、更新變換，以便適應新一代電子設備對已保存檔案的利用。

二、電子檔案的維護新途徑

（一）對所保存的電子檔案載體，必須進行定期有效的檢測與維護。電子檔案是把企業或個人有價值的資料作為電子文檔，在任何需要的時候都能快速查看。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，要建立—個適合于磁，光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。隨著科學技術的發展，對電子檔案的維護也有了更高的要求，以確保電子檔案信息的可靠性、完整性。電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性和完整性。定期檢測，應每年一次，可采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于20%為宜。

（二）對電子檔案進行規范、科學的維護。使之安全、可靠，并永久處于準確提供利用的狀態，是檔案工作者亟需解決的問題。加強對電子文件制作和管理人員的管理，避免人為原因更改電子檔案原始信息；建立電子文件全過程管理的制度，建立電子文件管理的記錄系統，對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。還要對各類載體進行有效的檢測與維護。必須建立健全相應的保管維護電子檔案規章制度，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的錯誤操作或不必要的重復勞動。執行好每一步程序，從檔案的生成、使用到保管都要嚴格遵守相應的規定。在實踐中總結經驗和教訓，不斷完善電子檔案的管理制度，促進檔案管理事業的快速發展。

（三）提高檔案工作人員綜合素質。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著不可替代的作用。作為檔案人員除了要掌握歸檔的專業基本知識和操作規程，還要知曉文秘學、歷史學、目錄學、計算機等相關知識，并貫穿至檔案管理的各個環節中去。從事檔案管理人員要具備良好的職業道德修養。檔案工作是一項專業性較強，勞動強度大，但又很容易被人忽視的工作，這就要求我們的檔案人員要具有默默無聞的奉獻精神。同時，必須加強對電子文件的電子檔案管理知識的培訓.提高檔案工作人員的業務素質。只有這樣，才能較好地解決我院多個網絡系統無法鏈接.不能兼容.多數職能科室只是使用計算機單機辦公.時形成的電子文件未能進行統一管理等問題。

三、結束語

總之，電子檔案是一種具有歸檔保存、備查和憑證作用的電子文件，憑借其方便、快捷和高效的特點取得了突飛猛進的發展，大有取代傳統紙質檔案的趨勢。因此，對電子檔案的有效保存與維護，是—項極其重要而復雜的工作。如何采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，這對于檔案工作者來說是一個巨大的挑戰。

參考文獻

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