試析如何做好電子檔案管理

【摘要】伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在越來越多的領(lǐng)域里，紙質(zhì)文件被電子文件所取代，電子文件的歸檔管理已成為檔案管理工作者必須面對的新課題，需要認(rèn)真研究電子檔案的特點，分析電子檔案管理可能面臨的問題，探索如何在信息時代做好電子檔案的管理。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理

一、引言

目前，我國的檔案管理還是以紙質(zhì)的實體檔案為主，在一些領(lǐng)域里電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。雖然電子檔案在短時間內(nèi)還不會完全取代實體檔案，但是隨著社會發(fā)展和信息技術(shù)的進步，檔案電子化已是必然趨勢，檔案工作者必需認(rèn)真研究，如何針對電子檔案的特點，做好電子檔案的管理。

二、電子檔案管理概述

（一）電子檔案的定義。對于電子檔案的定義，有多種解釋，根據(jù)國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號）的定義，電子檔案是指在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。電子文件需經(jīng)歸檔處理之后成為電子檔案。通常我們說的電子檔案，是與紙質(zhì)的實體檔案相對應(yīng)的，是通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲的電子文件的集合。電子檔案包括檔案化的電子文件，也包括對原有實體檔案的電子化形成的檔案。電子檔案也要按照實體檔案的管理規(guī)范進行管理。

（二）電子檔案的保存。按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令 第6號）規(guī)定，歸檔的電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機載體上。目前電子文件歸檔主要用磁盤和光盤等設(shè)備進行存儲。電子檔案的保存主要是指對于硬件載體的安全保管。電子檔案一般存儲在磁、光介質(zhì)載體上，這些介質(zhì)對于磁和光的影響非常敏感，對保存環(huán)境要求較高。通常光盤的預(yù)計壽命僅有5年，磁盤為15年，磁光盤為30年，這與紙張1000年的壽命相比要短得多，因此必須對電子檔案載體進行定期檢查與及時更新。

（三）電子檔案的特點。電子檔案與實體檔案一樣具備檔案的屬性，具有原始記錄性和歷史再現(xiàn)性。但因電子檔案是應(yīng)用電子技術(shù)存儲在介質(zhì)載體上的，使其具備了與實體檔案不同的特點。

1、電子檔案對設(shè)備和軟件具有依賴性。電子檔案是以數(shù)字編碼的形式存在于電子元器件上，其產(chǎn)生、存儲、傳輸都依賴于電子設(shè)備和軟件系統(tǒng)，其信息的讀取也必須依靠電子設(shè)備和應(yīng)用軟件。

2、電子檔案保存的內(nèi)容可有多種形式。電子檔案可保存文字、圖形、聲音、影像等多種形式的內(nèi)容，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可保存的資料更為廣泛。

3、電子檔案存儲的信息具有高密度性。相比實體檔案，電子檔案存儲體積小、容量大，可大大節(jié)省存儲空間。

4、電子檔案具有載體可分離性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體檔案，其中的內(nèi)容信息與載體（紙張）是不可分離的，而電子檔案與其載體（存儲介質(zhì)）可以分離，可通過移動介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)非常方便地進行復(fù)制、共享、傳輸。1.3.5電子檔案的管理操作便捷，效率更高。紙質(zhì)檔案的檢索需要翻閱存檔材料，復(fù)制需要一頁一頁復(fù)印，而電子檔案可通過計算機等設(shè)備進行檢索和讀取，復(fù)制更為方便且不失真，可大大節(jié)省時間，提高工作效率。

2、電子檔案管理應(yīng)注意的問題

電子檔案因其應(yīng)用信息技術(shù)存在于介質(zhì)載體的特點，易于被復(fù)制、修改和傳輸，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其管理上還應(yīng)注意一些問題。

（一）原始性問題。原始性是傳統(tǒng)檔案的基本特性，紙質(zhì)檔案保存的就是原始記錄，而電子檔案與存在于紙張上的傳統(tǒng)檔案不同，非常易于復(fù)制和修改，很難判斷其原始狀態(tài)。

（二）真實性和完整性的問題。電子檔案因其以數(shù)字編碼的形式存儲于介質(zhì)中，在復(fù)制、傳輸過程中，容易被修改，也容易因存儲不當(dāng)而缺失，其內(nèi)容真實性和完整性也難以界定。

（三）安全保密的問題。與傳統(tǒng)的實體檔案相比，電子檔案易于復(fù)制、修改和傳輸?shù)奶攸c使其更容易被非法盜取或篡改，更容易失泄密，在安全保密方面難度更大。

（四）保存、更新和維護的問題。電子檔案因?qū)υO(shè)備和軟件具有依賴性，保存時間較久的電子檔案，需要及時更新存儲介質(zhì)和存儲文件格式，或者保留早期的設(shè)備和軟件來讀取。而電子檔案所存儲的介質(zhì)，與紙質(zhì)檔案相比也更容易老化，保存壽命短，需要及時轉(zhuǎn)存、更新，對于保存環(huán)境的要求也更高。

3、做好電子檔案管理的措施建議

（一）健全管理制度體系。一是通過建立健全相關(guān)管理制度規(guī)范，維護電子檔案的原始性、真實性、完整性。二是統(tǒng)一電子檔案管理的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，對電子檔案產(chǎn)生、讀取、存儲、傳輸?shù)雀鳝h(huán)節(jié)的設(shè)備和軟件進行規(guī)范，盡量采用通用或標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式，便于電子檔案在不同設(shè)備和軟件系統(tǒng)之間應(yīng)用，有益于電子檔案的共享和開發(fā)利用。三是在保存、更新和維護等方面統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，定期轉(zhuǎn)存、更新，保障電子檔案安全。四是規(guī)范電子檔案的管理流程，完善日常管理。

（二）完善保存環(huán)境。針對電子檔案載體材料的特性，除預(yù)防高溫、潮濕、粉塵、微生物、空氣和化學(xué)污染等方面外，還要注意防磁、防光、防電和防止機械損壞，保障電子檔案載體的安全，確保電子檔案的可讀、可用。

（三）加強安全保密管理。一是完善安全保密管理制度。在電子檔案歸檔管理的各個環(huán)節(jié)，以及電子檔案信息的共享、綜合開發(fā)利用等方面都要嚴(yán)格遵守安全保密制度。二是規(guī)范權(quán)限管理。電子檔案的讀取是通過計算機設(shè)備和軟件，在相應(yīng)的設(shè)備和軟件中設(shè)置安全保密等級和管理權(quán)限，無權(quán)限者不能讀取檔案信息。三是通過技術(shù)手段，對歸檔的電子文件進行加密和只讀等技術(shù)處理，對管理電子檔案的信息系統(tǒng)采取防病毒、防入侵、漏洞掃描和監(jiān)控等安全防護措施，保障檔案資料不被盜取和篡改。

（四）強化人員隊伍素質(zhì)。一是檔案工作者要加強對電子檔案管理的重視程度，提高對電子檔案的保護意識。二是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，打造既懂檔案管理知識也懂信息技術(shù)的專業(yè)化隊伍。三是強化檔案管理人員職業(yè)道德和素養(yǎng)，培養(yǎng)道德素質(zhì)良好、工作認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T隊伍。

參考文獻

[1]李衛(wèi)育.電子檔案管理的幾個關(guān)鍵問題和對策[J].《城建檔案》，2008（10）：50-52.