強化機關事業養老保險檔案管理

【摘要】我國于2015年頒布實施了《國務院關于機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定》，這也使廣大百姓更為關注參加養老保險、繳費及退休待遇領取等問題，而且這次改革涉及的范圍較廣，任務較重，這也給機關事業養老保險檔案管理帶來了嚴竣的挑戰。一直以來機關事業養老保險檔案管理都是大致延用企業職工基本養老保險檔案管理方法，但由于機關事業單位養老保險檔案所面對的群體具有職業上的特殊性，這也使檔案在管理使用上具有較強的特殊性，因此需要我們進一步強化機關事業養老保險檔案管理工作，提高檔案管理的規范化和制度化水平。

【關鍵詞】機關事業單位；養老保險檔案；檔案管理

為了更好的推動機關事業養老保險檔案管理工作的順利開展，需要加快推動機關事業養老保險檔案管理規范化、制度化和科學化的進程，制定科學的檔案管理目標及服務于機關事業參保人員及參保單位為重點的管理機制，做好檔案的歸檔和整理工作，為機關事業養老保險檔案管理工作健康發展奠定良好基礎。

一、健全組織，強化領導

隨著養老保險業務的不斷完善，養老保險業務檔案數量也呈不斷增加的趨勢，這就需要加強養老保險檔案的管理工作。在具體管理工作中，需要遵循高標準、嚴要求的方針，成立養老保險檔案領導小組，加強對檔案的安全保管和使用進行管理，同時還要配備責任心強，具有良好服務意識的專職檔案人員，有效的推動機關事業養老保險檔案管理工作的順利開展，利用現代化的管理理念提升機關事業單位養老保險檔案管理服務的水平，為機關事業單位養老保險檔案工作的順利推進奠定良好的基礎。

二、完善制度，抓好落實

加強機關事業養老保險檔案管理工作，需要制定完善的檔案管理辦法、檔案管理流程，明確檔案管理的歸檔范圍及保管期限。并要進一步劣實基礎，重點抓好規章制度建設工作，建立健全《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案移交制度》、《檔案人員崗位責任制》等規章制度。從檔案立檔一直到利用都能夠做到有章可循，確保檔案工作的順利開展。為了進一步規范機關事業養老保險檔案管理工作，可以組織檔案人員到其他市縣參觀學習，并邀請專業人員進行指導，加強對檔案管理人員的培訓工作，努力提高檔案管理人員的政治素質和業務能力，使其能夠更好的勝利機關事業保險檔案管理工作。

三、加強管理，提供保障

當前各地都加快了養老保險檔案電子化建設的進程，這就需要人力和物力的支持。需要充分的認識到養老保險檔案管理工作的重要性，將其與其他工作放在同等重要的地位置，各科室需要明確一名檔案管理兼職人員，及時對各科室日常工作中形成的檔案資料進行收集和整理。同時還要加大經費投入力度，配備完善的硬件和軟件設施，為養老保險檔案規范化管理提供重要保障。

四、做好檔案開放問題的管理

機關事業單位養老保險檔案參保群體屬于國家行政和社會事業管理人員，歸屬于國家行政序列，在《機關事業單位工作人員基本養老保險經辦規程》中提到了“社保經辦機構應積極主動地依法依規就可開放的業務檔案面向參保對象、行政管理等相關部門提供檔案信息查詢服務”，但第十三條第（三）款規定，“屬于涉及國家安全、保密等特殊人群的，可采用專門方式采集相關信息，并作特殊標記”。這就需要在養老保險檔案管理工作中需要針對不員人員采取不同的開放管理方法，對于國家安全及保密部門工作人員的檔案是不能對外開放的，另外一些具有一定職務及級別的國家領導干部，也需要在信息系統中對其養老保險進行特殊管理。

五、養老保險檔案的科學分類、有序整理、標準化裝訂

檔案分類不僅是檔案管理中的一個工作程序，更重要的是在整個檔案管理工作中具有主導作用，養老保險檔案要確定分類標準，實現科學分類，這樣才能引導其它各項后續工作的有序展開。一般來說，對于國家和地方政府出臺的有關養老保險政策，可以按文件的出處、類型、文號、實施時間等要素分類歸檔，對于經辦機構在養老保險管理工作中的各種記錄，比如保險登記證、各類報表、說明或證明材料等，可以按歸屬部門、材料類型、時間等要素分類歸檔，對于與參保人員個人有關的材料，比如繳費手冊或卡片、人事命令、賬戶轉移情況表等，應為每一個人單獨建檔進行管理。在養老保險檔案管理過程中，還應當注意有序整理，規范編號，包括個人身份證號、養老保險編號、單位編碼、社保登記證號等在養老保險檔案管理中都要進行整理和規范。把握業務規律，比如日常業務、月度業務、年度業務等，在養老保險檔案中要能清晰體現。對于已經辦理完畢的事項，相關材料要及時分類歸檔，對于還在辦理過程中的事項，要注意及時跟進，掌握動態，保持檔案材料之間的聯系，保證檔案的齊全完整。按照國家最新的檔案管理辦法，養老保險業務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質。裝訂檔案，一律采用案卷左側裝訂，并將左、下側對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。

六、養老保險檔案要便于檢索

養老保險檔案要逐步提高檢索技術，建立符合規范的全宗卷，繪制業務檔案存放示意圖，編制室藏檔案的案卷目錄、專題目錄，配備適用的養老保險檔案管理軟件，實現全部檔案的計算機檢索。養老保險經辦機構要依托信息化技術，突出養老保險檔案的服務功能，注重檔案利用的實際效果，在使用檔案管理軟件，將檔案信息輸入微機系統便于檢索之后，還要建立電子檔案，實現全文檢索，開展在線服務，實現現代化的養老保險檔案服務方式。

七、結束語

機關事業養老保險檔案管理工作中，需要我們加快推動檔案數字化和網絡化的建設，建立健全完善的機關事業養老保險檔案目錄數據庫，使機關事業養老保險檔案管理走上規范化、信息化和專業化的管理之路，從而更好的推動機關事業養老保險檔案管理工作的健康、有序發展。

參考文獻

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