檔案館的數(shù)字化管理體系的建設(shè)分析

【摘要】城市檔案建設(shè)工作是從上世紀(jì)80年代開始，與經(jīng)濟(jì)發(fā)展一起生產(chǎn)和發(fā)展起來的，90年代已經(jīng)形成了一定的體系。當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案館的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展的實(shí)際需要，檔案管理開始實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化發(fā)展，與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，充分發(fā)揮檔案管理在城市發(fā)展中的重要作用，為城市規(guī)劃建設(shè)提供依據(jù)，建立數(shù)字化的檔案館。本文就檔案館的數(shù)字化管理體系建設(shè)進(jìn)行分析和研究。

【關(guān)鍵詞】檔案館；數(shù)字化管理體系；建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的快速法展，原有的檔案管理體系和管理模式實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍與發(fā)展，與當(dāng)前的檔案管理工作需要難以滿足。檔案館的管理工作開始由傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展為計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理模式。現(xiàn)代化的多媒體以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理體系中已經(jīng)得到了普遍的應(yīng)用，形成現(xiàn)代化的管理體系，也就是數(shù)字化管理體系。

一、數(shù)字化檔案管理體系分析

數(shù)字化檔案管理體系是將檔案信息綜合管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的相結(jié)合，檔案信息綜合管理系統(tǒng)的組成部分主要有數(shù)字化的處理、檔案信息管理以及信息服務(wù)和數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)。而網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)是信息發(fā)布和Web管理子系統(tǒng)構(gòu)成。數(shù)字化檔案管理體系是以信息技術(shù)作為前提和基礎(chǔ)，檔案信息是其核心的內(nèi)容，利用高效、先進(jìn)的模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理系統(tǒng)的多層次建設(shè)。

二、檔案館數(shù)字化管理體系建設(shè)的原因

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步要求檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，建立數(shù)字化的檔案管理體系能夠使用戶在任何時(shí)間地點(diǎn)都能夠進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)，對自己需要的檔案信息進(jìn)行查詢，不會受到時(shí)空的限制，數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)也能夠促進(jìn)管理效率的提升。計(jì)算機(jī)的利用與發(fā)展使檔案館的檔案管理實(shí)現(xiàn)了新的發(fā)展，數(shù)字化的技術(shù)手段使檔案管理更加快捷、高效，保證檔案的科學(xué)有效管理和運(yùn)用。市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案的查詢?nèi)藛T逐漸增多，作為檔案館，如果只是利用計(jì)算機(jī)類的儲存與查找模式，與當(dāng)前的管理是無法適應(yīng)的，也不能滿足檔案利用者的實(shí)際需要。當(dāng)前很多配套的設(shè)備儀器已經(jīng)投入到檔案館的檔案管理工作中，使工作效率得到大幅度的提升，使檔案館的負(fù)擔(dān)減輕，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理資源的有效共享與利用。因此應(yīng)努力建設(shè)自動化的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理體系建設(shè)。根據(jù)檔案部門自身需要，使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了數(shù)字化的信息。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的掃描與錄入，使檔案信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。很多檔案部門已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)絡(luò)，比將其與相同機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)有效連接，能夠?yàn)闄n案管理提供良好的發(fā)展空間，人們在家里就可以了解和查詢國內(nèi)外的信息，實(shí)現(xiàn)資源有效共享。

三、檔案館數(shù)字化管理體系建設(shè)的有效策略

（一）完善領(lǐng)導(dǎo)管理，建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

數(shù)字化檔案管理體系中，領(lǐng)導(dǎo)干部需要明確自身的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的素質(zhì)管理。對于檔案管理工作需要做好規(guī)范化的管理與指導(dǎo)，建立完善的具有可操作性的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)綜合性的檔案數(shù)字化管理，建立數(shù)字化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成系統(tǒng)，每一環(huán)都緊密相扣，使組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制能夠得到全面的提升與優(yōu)化。

（二）對數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)

當(dāng)前檔案數(shù)字化快速發(fā)展，檔案管理人員要努力強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及能力，做好教育培訓(xùn)工作，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對檔案知識進(jìn)行更新，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化能力的全面提升。在教育培訓(xùn)方式上，檔案管理指導(dǎo)部門需要根據(jù)不同的對象進(jìn)行科學(xué)的劃分，實(shí)現(xiàn)因材施教，滿足不同對象的不同需要，形成獨(dú)特的教育培訓(xùn)機(jī)制。定期組織檔案館的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理教育培訓(xùn)，建立數(shù)字化的檔案培訓(xùn)班，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力得到全面提升，更好的滿足檔案館檔案數(shù)字化管理的實(shí)際需要。

（三）建立完善的數(shù)字化檔案管理保障機(jī)制

要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)，需要有完善的保障機(jī)制，努力提高數(shù)字化檔案管理人員以及檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)水平，加大資金投入，更好的為檔案管理提供服務(wù)。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極支持?jǐn)?shù)字化檔案管理工作的開展，做好宣傳教育工作，使檔案管理人員的知識得以更新，進(jìn)一步充實(shí)檔案管理服務(wù)的力量，努力實(shí)現(xiàn)檔案館檔案管理數(shù)字化的建設(shè)。

（四）做好數(shù)字化檔案的安全管理工作

在檔案館的檔案管理工作中，需要注重其安全性，有效地防止病毒，避免惡意攻擊，能夠有效地解決信息的儲存以及傳輸問題，保證檔案系統(tǒng)的安全，做好數(shù)據(jù)的備份工作。在防止病毒方面，要根據(jù)檔案館的實(shí)際情況，將防毒軟件安裝在互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、工作站上，做好多層次的防御。最主要的就是需要努力提高檔案管理人員的安全防御意識。對于惡意的攻擊，可以設(shè)置防火墻和安全島。防火墻技術(shù)使用比較普遍，也不會給檔案館造成較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。安全島其實(shí)安全性更強(qiáng)，但是價(jià)格比較高，如果檔案館的資金充足可以使用這種方法。在信息傳輸和儲存上，可以通過加密的方式進(jìn)行，當(dāng)前使用最好的一種加密體制就是公鑰基礎(chǔ)設(shè)施，在數(shù)字化檔案館的信息數(shù)據(jù)儲存以及傳輸中，對于安全性問題就可以使用這種技術(shù)，保證系統(tǒng)的安全性，能夠有效地防御問題。操作系統(tǒng)的安全可以通過身份的認(rèn)證進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，能夠有效的防治安全。對于數(shù)據(jù)的備份以及恢復(fù)，任何安全措施都無法保證檔案館工作萬無一失，在數(shù)字化管理系統(tǒng)中，黑客病毒等會導(dǎo)致資料的丟失、被盜，數(shù)字檔案管理體系的建設(shè)與恢復(fù)可以通過靜態(tài)備份和同步備份的方式進(jìn)行，避免出現(xiàn)信息丟失，影響工作的順利開展。

四、結(jié)束語

當(dāng)今社會，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時(shí)代，數(shù)字化檔案信息資源已經(jīng)逐漸融入到社會生產(chǎn)生活的各個(gè)方面。檔案館是城市規(guī)劃發(fā)展的重要依據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理體系建設(shè)能夠使檔案信息數(shù)據(jù)的管理與使用更加便利、高效，為各項(xiàng)工作的開展提供科學(xué)的依據(jù)，為人們提供便利優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]孫寧寧.檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題研究[J].黑龍江史志，2014，No.31603：121-122.

作者簡介

董剛，（1978-）男，河南省漯河市人，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。