房屋租賃采購探索

編者按：辦公用房購置與租賃的集中采購是國有金融企業(yè)采購工作的難點之一，本文以中國銀聯(lián)的采購實踐為案例.探索和實踐一些解決方案。

為了規(guī)范圍有金融企業(yè)集中采購行為，加強對采購支出的管理，提高采購資金的使用效益，財政部出臺了財金[2001]209號《關(guān)于加強國有金融企業(yè)集中采購管理的若f規(guī)定》，將采購預算達到100萬元以上的辦公用房租賃納入了集中采購的范疇。這一規(guī)定是國家市計機關(guān)對國有金融機構(gòu)進行審計的豐要政策依據(jù)，但囿于房屋租賃采購的特殊性質(zhì)，此類項目的集中采購在交際工作中面臨諸多困難。

中國銀聯(lián)作為國有金融企業(yè)，共有36家分公司，覆蓋了我國境內(nèi)的所有省份，由于辦公用房的采購具有突出的地域性特點，每個省份都有獨特的困難和問題，并且國家審計機關(guān)也對國有金融機構(gòu)的辦公用房采購提出了更高的要求，為了更好地解決這些同題，我們在實施辦公用房租賃集中采購方面進行了一些新的探索。

探索與嘗試

1.充分利用公共互聯(lián)網(wǎng)資源挖掘免費信息

中國銀聯(lián)將100萬元以上的房屋購置和租賃納入總部集中采購目錄。考慮到分公司運營穩(wěn)定性及經(jīng)濟性的需要，其辦公用房租賃一般是三年起租。銀聯(lián)集中采購部門位于上海，對于其他城市商業(yè)用房的信息了解其少，為了解決這一問題，我們首先將目光集中在公共互聯(lián)網(wǎng)上。近年來，由于互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，國內(nèi)的房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)信息在公共互聯(lián)網(wǎng)有相當?shù)某恋恚瑸榧胁少徆ぷ魈峁┝嗽S多免費而又非常珍貴的信息。因此，我們從需求提出階段就先通過互聯(lián)網(wǎng)的渠道了解和積累必要的信息，這些信息經(jīng)過篩選過濾，就可以形成初步的第一手資料。

2.公開報名與定向邀請報名相結(jié)合

商務(wù)樓宇一般產(chǎn)權(quán)形式主要是開發(fā)商自持或小業(yè)主所有，所以不同的產(chǎn)權(quán)形式面對的出租方差異較大。考慮到辦公用房的選擇既要滿足分公司日常辦公及持續(xù)運營的需要，又要滿足經(jīng)濟性等要求，且辦公用房的影響因素眾多，出租方大多具有資源稀缺性和排他性，采用招標方式實施采購對我公司有一定難度，因此，我們通常選擇競爭性談判的采購方式，并向主管財政機構(gòu)進行書面報告。

對于談判對象的征集，一般同時使用以下三種方式：一是通過法律規(guī)定的采購信息渠道公開發(fā)布采購公告，邀請具備條件的產(chǎn)權(quán)人或代理機構(gòu)報名參與；二是主動邀請全國性或地域性的正規(guī)中介機構(gòu)提供產(chǎn)權(quán)清晰可靠的房源報名參與；三是邀請分公司實地調(diào)研過的辦公用房的產(chǎn)權(quán)人報名參與。通過公開報名與定向邀請報名的方式，充分發(fā)動潛在的出租方，在競爭性談判的過程中，真正通過競爭來掌握談判的主動性。

3.認真分析掌握談判籌碼

辦公用房租賃的影響因素非常多，例如交通條件、周圍環(huán)境、樓層差異、內(nèi)部裝修、設(shè)備設(shè)施、智能化辦公條件、物業(yè)管理及服務(wù)水平等等，這就需要集中采購部門在項目進入談判實戰(zhàn)前充分掌握各種信息，積累談判素材，并進行系統(tǒng)分析。

從業(yè)主方看，需要分析自身的核心訴求或關(guān)鍵因素，研究公司內(nèi)外部的相關(guān)制度，據(jù)此制定談判底線；從出租方看，需要分析當?shù)氐姆康禺a(chǎn)發(fā)展態(tài)勢，擬租房屋的區(qū)域特點等盡可能詳盡的信息，對已確定參與談判的潛在出租方的心態(tài)進行分析，掌握談判籌碼。

我們的一些租賃采購案例表明，這種事先的周密準備對于談判成功與否至關(guān)重要，通常出租方不會“預見”到業(yè)主方的專業(yè)性，談判時候我們就可以充分掌握現(xiàn)場的主動性。

4.充分發(fā)揮專業(yè)機構(gòu)作用

辦公用房租賃實質(zhì)上是房屋產(chǎn)權(quán)租賃，房地產(chǎn)咨詢機構(gòu)可以為我們提供專業(yè)的調(diào)研結(jié)果和趨勢報告，房地產(chǎn)中介機構(gòu)也掌握了大量的第一手歷史及現(xiàn)實數(shù)據(jù)，都可以為不同地域的辦公用房的租賃提供珍貴詳實的數(shù)據(jù)。因此，我們在辦公用房租賃的集中采購上，充分發(fā)揮這些專業(yè)機構(gòu)的作用。在采購方案的設(shè)計中，也加入了購買相關(guān)服務(wù)的內(nèi)容，對專業(yè)服務(wù)機構(gòu)，既可選擇公司自己的房地產(chǎn)顧問定點服務(wù)供應商，也可選擇擬租賃地當?shù)氐膶I(yè)服務(wù)機構(gòu)，服務(wù)價格可參照公司房地產(chǎn)顧問定點服務(wù)供應商的費率進一步組織談判。通過借助專業(yè)機構(gòu)的服務(wù)，我們在房屋租賃集中采購中取得了較高的節(jié)資率。

5.評委選擇方式

由于辦公用房租賃通常預算較高，對分公司影響較大，且具有地域性、專業(yè)性的特點，因此，在評委的選擇上，我們改變了通常采用的隨機抽取評委的方式，主要采取了，委派評委的方式。由實際使用方（分公司）、總部集中采購部門、總部基建部門分別委派人員參與。這種方式既可以保證談判小組對當?shù)厍闆r有較充分的了解，同時又可保持相對獨立和公平，便于在談判中充分發(fā)揮評審專家各自的特長。

案例分析

本文以銀聯(lián)某分公司房屋租賃為案例，首先由分公司提出房屋租賃需求。某分公司根據(jù)從租賃市場了解的情況，申請的立項預算為146元，平方米/月，計劃租期為三年，由于采購預算超過100萬元，提請總公司進行集中采購。

總部集中采購部門按到項目后，仔細分析了項目的需求情況，先通過互聯(lián)網(wǎng)搜集相關(guān)信息，同時與當?shù)氐膶I(yè)機構(gòu)取得了聯(lián)系，并與當?shù)胤止镜墓ぷ魅藛T進行了詳細交流，對上述各方信息進行整理后，就對當?shù)匚飿I(yè)情況有了一定程度的了解，積累了第一手資料，進而制定了項目實施方案。

根據(jù)我們的經(jīng)驗，對于辦公用房租賃而言，最主要的就是充分引入市場競爭，根據(jù)采購實施方案，在法律規(guī)定的采購信息渠道（如中國采購與招標網(wǎng)等）公開發(fā)布采購公告，同時主動邀請全國性或地域性的正規(guī)中介機構(gòu)提供產(chǎn)權(quán)清晰可靠的房源報名參與，以及分公司實地調(diào)研過的辦公用房的產(chǎn)權(quán)人或代理機構(gòu)報名參與，通過這種公開報名+定向邀請的方式，最終有三家符合入圍條件的出租方通過公司的采購系統(tǒng)報名參與。

正式談判前，我們派項目經(jīng)理先期赴當?shù)乜疾鞂嶋H情況，與專業(yè)機構(gòu)進行深入交流，對市場情況做進一步分析研究。談判開始前，項目經(jīng)理組織談判小組的評審專家了解談判素材，討論談判策略，做到知己知彼。例如作為承租方，分公司本次辦公用房租賃的核心訴求或關(guān)鍵因素，公司內(nèi)外的相關(guān)制度等；潛在出租方擬出租房屋的區(qū)域特點，產(chǎn)權(quán)人的心態(tài)分析等；該地區(qū)寫字樓市場的供需關(guān)系及發(fā)展態(tài)勢，交通條件、周邊環(huán)境、樓層差異、內(nèi)部裝修、設(shè)施設(shè)備、智能化辦公條件、物業(yè)管理及服務(wù)水平等等因素。評審專家在全面了解項目情況后，共同制定了談判策略，形成了談判底線，談判的過程中談判小組就能融為一體，順利掌握了談判的節(jié)奏，最終談判的成果也較為顯著。本項目最終的成交出租方，不僅位置、樓層、朝向等均最貼合分公司需求，且最終單價下降到119元/平方米/月，節(jié)資率達到18%以上。

創(chuàng)新與共贏

辦公用房租賃集中采購是目前國有金融企業(yè)集中采購非常重要的領(lǐng)域，在實際的操作中經(jīng)常會遇到各種問題，所以需要我們用創(chuàng)新的思維去分析和解決問題，用創(chuàng)新驅(qū)動此類采購業(yè)務(wù)的發(fā)展。

在辦公用房租賃集中采購工作中，我們經(jīng)常會遇到新的問題、所以需要我們不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓，積極探索，在實踐中檢驗各種方法論，從而積累新的經(jīng)驗。

無論辦公用房租賃集中采購采用哪種采購方式，只要能抓住租賃雙方的真正需求，通過集中采購實現(xiàn)利益相關(guān)者的合作共贏，才是樹立集中采購權(quán)威，獲得共同發(fā)展的根本所在。

目前，銀聯(lián)辦公用房租賃集中采購尚處于摸索階段，在實際工作中還面臨諸多困難，一些做法尚待實踐檢驗。在以后的采購工作中，我們將在依法合規(guī)的基礎(chǔ)上，始終用創(chuàng)新的思維去分析和解決問題，更好地驅(qū)動采購業(yè)務(wù)的發(fā)展。