辦公室行政管理工作“角色”效率提高分析

摘 "要：社會在發展，時代在變化，我國各行各業的發展變化也是必然的結果，包括辦公系統也得到了改變發展。在現代的辦公系統中，作重要的部分就是辦公室，那么辦公室的行政管理工作如何才能夠有效的進行呢？本文對此進行了分析，并且還對辦公室的行政管理工作的內容、職能、關鍵以及提高措施進行了分析。

關鍵詞：辦公室;行政管理工作;角色;效率提高

辦公室行政管理工作主要就是辦公室內的文書、檔案等進行管理，讓整個辦公室能夠顯得干凈整潔的同時工作的效率被提高。這是因為，一個企業的正常運轉會產生非常多的文書、數據以及檔案等，如果不進行分類管理等，會使得后期需要使用時出現困難，要么是無法確定資料是否是需求的部分，要么就是無法尋找到所需的資料。由此可見，辦公室行政管理工作對于辦公室而言是非常重要的。

一、辦公室行政管理工作的內容和職能

（一） 內容。（1）文書類。這一塊主要是負責將企業中的所有部門的文書進行收取、歸類、發放以及存檔等處理，因為，文件的內容、格式等各方面都會有所不同，所以，就需要依靠行政管理工作人員對其采用不同的存檔和處理的方式，有針對的進行管理工作，然后，在處理完畢后，根據文書的性質等進行分類，讓后期需要使用時，能夠快速并且準確的尋找到。節約尋找的時間，提高工作的效率。（2）檔案類。檔案保存的工作中起到非常大作用的就是辦公室了，因為部門上的檔案幾乎都是辦公室來進行保存的。所以，在保存的過程中，一定要注意對檔案進行分類，檔案本身的類別就有很多中，比如視頻、圖片等。所以，在辦公室進行檔案保存工作時，一定要注意對檔案進行收集、鑒定、整理以及利用，讓檔案能夠發揮其根本的作用。（3）會議類。企業在運行過程中，一定會進行會議的召開，目的就是將所獲得的新的信息等進行宣告，或是了解公司內部的情況等。在會議召開的過程中，無論是出于什么目的召開的會議，都會進行會議記錄等，辦公室對于會議類的文件進行管理時，不僅要做到為會議進行規劃、記錄會議內容，還需要對會議的審查制度以及報批制度進行管理。還有會議出席人員的分工、統計等也需要辦公室行政管理工作來分配，使得各個單位的時間和資源不會被浪費，從而使得會議的效率和效果都能夠有所提升。

（二）職能。（1）助手。當領導和單位想要進行新方案等的推出時，辦公室基本上就是扮演的助手。辦公室需要推出新的、有創意的計劃和方案，幫助領導和單位進行新方案等的開發和推行。對于領導和單位而言，辦公室就是左右手，不但會在重大決策時發揮做歐陽，平常的工作中也會給予一些實際可行的有創造性的建議意見，從而起到輔佐的作用。（2）參謀。之所以說辦公室也是參謀的角色，是因為它在單位或領導想要出臺政策的時候，需要辦公室來進行工作的調研等，為領導的相關政策提供有利的依據，使得該政策的正確性能夠得到保障。同時，辦公室還需要對領導所需要的資料信息進行收集，為領導進行綜合決策時出謀劃策，保證最終的決策是最好、最合適并且最有效的。（3）執行。這個角色的環節主要是在領導作出了決策后，辦公室將領導的決策貫徹執行到各個部門中，同時還要檢查政策是否落實到位等。這一個環節非常的重要，因為關系都到整個企業未來的發展情況，但是，辦公室的執行能力與各部門的執行力度有著直接的關系，所以，需要辦公室將自己的執行能力提高，從而保證 領導出臺的政策能夠有效的執行下去。（4）協調。企業的發展最重要的就是員工們的凝聚力，而辦公室在整個企業中就是起到的協調的作用，將上下級之間、平級之間的關系進行協調，保證上下級和平級之間都能夠保持一個良好的關系，從而使得企業內部的工作能夠順利的進行。（5）后勤。主要是負責為企業提供做需要的東西，比如打印紙、中性筆等，包括打掃衛生都屬于后勤工作，這個環節不僅需要辦公室在企業有需求的時候去購買物品，更需要的是在工作之前就做好準備，辦公室應該要做到未雨綢繆，使得企業的工作開展能夠更加的順利。

二、辦公室行政管理工作“角色”效率提高的措施

（一）抓中心，找切入點。辦公室的行政管理工作需要以自己本職的工作為中心。因為辦公室的工作協調性等都比較大，使得辦公室的部分員工在工作的過程中更想要彰顯自己的業績，而忽略了自己的工作中心。之所以要抓好自己的工作中心，是因為每個崗位的工作職責都是不同的，如果沒有做好自己的本職工作，又怎么能夠以此為基礎去做其他的工作呢？辦公室的工作具有細致性和繁瑣性，所以，在辦公室工作的過程中一定要先抓緊自己的本職工作，才能夠做好其他的工作。而且，抓好本職工作還能夠找到一個工作的切入點，剛才說到，辦公室的工作很繁瑣，所以不可能會一蹴而成的，需要找到一個切入點，才能夠使得工作變得更加的容易。

（二）發現重點。上述中辦公室所扮演的角色就是辦公室做需要做的工作，由此可見，辦公室的工作非常的多，就需要在開展工作時有一個工作的重點，否則盲目的工作會使得工作的效率降低，想要提高工作的效率，首先就是要找到工作的重點，以輕重緩急的程度來將工作進行排位，一件一件的完成，這樣不僅能夠保證工作的效率，還能保證工作不會因數量過多而被遺漏。而且，管理工作本身所接觸的對象都是人，所以，辦公室想要將工作你開展的更好，首先就要保證自己是堅持的以人為本的理念，以這個理念為基礎來調動員工的積極性，使得工作的開展能夠非常的順利。

（三）把握難點。在整個社會乃至全球都不會一份工作是順風順水的，包括辦公室工作，所以，在工作中遇到難道也是非常正常的事情，而辦公室行政管理工作中最大的難點就是服務。行政工作中的服務工作包含的層面和范圍非常的廣，低到收發文件、中到上傳下達、高到出謀劃策等，每一個階段的難點都不通，底層的工作更需要的是細致，而中層則是需要的協調性，高層則是需要的創新性。只要辦公室能夠將工作的難點等把握和處理妥當，就能夠提高其辦事的效率等。

（四）重視團隊。辦公室只是一個概括詞而已，內部還分為很多的部門，而每一個部門都有自己的職責。但是，辦公室本身就是一個大的團體，所以，需要各個部門之間能夠充分的配合，將團體的作用展現出來。在行政管理的日常工作中，一定要重視團隊的作用，讓員工之間能夠進行良好的合作，取長補短。這樣不僅使得工作的效率提高了，還促使整個辦公室的凝聚力增強了，同時也創造出了和諧的工作氛圍。

（五）創新理念。上述中的職能中，有很大一部分都需要辦公室保持一個創新的理念，這樣才能夠保證行政管理的方式等能夠創新，而且隨著社會的發展使得辦公系統也快速的發展著，辦公室的工作人員都面臨著巨大的挑戰，所以，為了保證辦公室的工作能夠正常的順利的開展，就需要辦公室保持自己的創新理念，做到與時俱進。

三、總結

綜上所述，辦公室的行政管理工作的內容主要有三大板塊，而辦公室的職能則有非常的多，可以說是全能的。對于辦公室而言，想要發展的更好，就需要做到本文中所提到的，學會抓住中心、找準切入點等，這樣不僅能夠提高工作的效率，還能夠使得辦公室的工作人員產生更多的凝聚力。

參考文獻：

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