利用信息系統，做好醫院檔案管理

信息系統在醫院檔案管理工作中的應用，可以有效的將以往繁瑣的工作流程簡單化，顯著提高醫院檔案管理人員的工作效率，強化檔案信息資料服務能力，實現理想化的檔案管理，滿足各方需要。本文對此進行了相關探討，提出了一些建議，期望對提高醫院檔案管理水平有所裨益。

21世紀是科技高速發展的時代，信息技術幾乎已經滲透到了社會生活的各個方面。作為醫療衛生系統重要資料來源之一的醫院檔案部門，在此新形勢面前，必然要面臨一場劃時代的變革。面臨檔案事業的快速發展以及人們對檔案利用需求的變化，傳統的檔案管理方式已無法適應社會的變革。信息化是時代發展的必然導向，利用信息系統對檔案進行管理也是必然趨勢，醫院檔案管理部門如何對檔案管理信息系統進行科學設計，實現檔案管理信息化，提高醫院檔案管理水平，充分發揮檔案資源的獨特作用，為醫院改革和發展提供支撐，應成為這個時期檔案工作的重要內容。

一、醫院信息系統簡要描述

信息系統是由計算機硬件、網絡和通訊設備、計算機軟件、信息資源、信息用戶和規章制度組成的能進行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統。它是一門新興的科學，其主要任務是最大限度的利用現代計算機及網絡通訊技術加強單位的信息管理，通過對單位擁有的人力、物力、財力、設備、技術等資源的調查了解，建立正確的數據，加工處理并編制成各種信息資料及時提供給管理人員，以便進行正確的決策，不斷提高單位的管理水平和經濟效益。目前，不少醫院都構建了自己的信息系統，有效的將醫院每個方面中的內容包含在內，保障醫院管理有條不紊的進行，促進醫院健康發展。

二、醫院檔案管理現狀及傳統管理模式的局限性

檔案是一種信息資源，具有原始性和不可再生性。作為一種寶貴的資源，其對于醫院的重要性不言而喻。醫院的檔案管理內容主要包括檔案采集、整理、移交、歸檔、保管、開發利用、銷毀等。從醫院檔案管理整體現狀來看，雖然大多數醫院對檔案信息資源的重要性有了一定認識，并按照國家檔案法規落實了檔案管理工作制度，取得一定成效，但問題也很突出。如檔案管理人員缺少檔案管理意識，管理思想落后；管理層對檔案管理缺乏充分關注和支持；檔案基礎設施不健全，檔案管理手段滯后；檔案管理人員的專業素質參差不齊，知識結構不合理，很難適應新形勢下檔案管理事業的發展。

近年來，隨著科學技術的發展，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，不少醫院還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。雖然一些醫院檔案管理部門實現了計算機輔助管理，但多數仍停留在目錄級管理檔案上，檔案工作側重于靜態管理，缺乏共享性及公共性。伴隨著信息技術的發展，傳統管理方式顯得十分落后，嚴重影響醫院檔案事業的發展和各項工作的開展。

三、利用信息系統，做好醫院檔案管理

當今時代是一個高度的信息化時代，醫院也逐漸向信息化、現代化發展，尤其是醫院檔案管理，其信息網絡化、現代化管理逐漸成為主流趨勢，這種趨勢正符合我國醫院改革的需求。因為醫院檔案工作，不僅面對社會經濟、政治、科技、文化、教育等各方面，更要面對社會大眾。如今，越來越多的利用者要求及時、準確地獲取所需的檔案信息，傳統的檔案服務方式的低效檢索狀況，顯然難以適應這種新的變化。只有采用先進技術和設備，逐步實施醫院檔案信息化管理，提高檔案管理工作效率，強化檔案信息資料服務能力，提升醫院檔案的管理水平，才能以更加快捷、更加方便、更加有效的服務滿足信息時代社會各界、廣大人民群眾以及醫院內部管理對檔案的利用需求。

利用信息系統，做好醫院檔案管理應注意解決以下幾個問題：一是檔案管理人員應與時俱進，創新管理思維，樹立現代化管理意識，同時加強學習，熟悉多媒體技術、網絡技術、光盤技術、復印機及數字圖像掃描等現代化技術，大膽探索電子檔案的管理方式，建立電子檔案的管理方法，掌握先進的檔案信息加工處理、傳播和檢索技術，以適應檔案信息系統建設的需要。二是加大檔案信息化基礎設施投入與技術運用。硬件方面，配備數量足、高標準的計算機、打印機、掃描儀、聲像處理及聯網設備等；軟件方面，購買或與軟件公司合作開發符合醫院檔案信息化建設要求的檔案管理系統；網絡安全方面，建立完善的數據備份、防病毒、防火墻、密碼技術、身份認證及訪問控制等相關網絡安全措施。三是提升檔案信息服務質量。檔案網站建設方面，提供可開放的檔案目錄、部分全文、照片、多媒體檔案查詢及現行文件查詢、綜合利用及業務咨詢等相關業務，采用靈活、交互的服務方式，提高檔案的利用率。四是要認真做好檔案的標準化管理。醫院檔案應當做到標準化處理，在醫院檔案管理的各個步驟、各個環節，從檔案材料的收集、整理、歸檔、錄入等工作都要目的明確、條理清晰，避免漏錄檔案材料內容，保障檔案的真實完整。同時還要遵循國家有關規范和標準，吸收相關行業的管理標準，健全有關電子文件管理的制度、標準、規范。

總之，隨著醫院的快速發展，醫院檔案管理的范圍和工作量越來越大，醫院內部及公眾對醫院檔案的利用越來越多，要求也越來越高，傳統的檔案管理方法很難實現理想化的檔案管理，滿足各方需要。信息系統在醫院檔案管理工作中的應用，不僅可以有效的將以往繁瑣的工作流程簡單化，顯著提高醫院檔案管理人員的工作效率，強化檔案信息資料服務能力，還可從思想上提高工作人員對其工作的認識，進而更好的為各方提供有效的服務。（作者單位為荊州市中心醫院）