資助發放管理與收費管理一體化

隨著辦學規模不斷擴大，學校的各種獎助學金的發放人次和金額也不斷增長，學生收費工作的壓力也同步增長，而學校計財處人員自然退休減員的情況下，每個同事手頭上的工作在增多。資助與收費涉及到最廣大的群體，通過改進工作方法，提高工作效率，把兩者有機結合，有效改進了獎助學金的發放管理與收費工作。

一、學校基本情況介紹

柳州鐵道職業技術學院（簡稱柳鐵職院）創立于1956年。近年來隨著我國特別是廣西高鐵快速發展，我校的全日制學生規模人數不斷增長，由2013年的9000多人到2016年秋學期人數將近12000多人，三年學生人數凈增加了3000人，相當于增加了2013年是一個學年學生人數，三年復合增長率是11%。學校的國家獎助學金發放人次與在校學生人數同步增長，由2013年的7000多人次到2016年的12000多人次。負責學生資助發放和收費管理的綜合科一共只有兩名工作人員，除了收費管理與資助發放管理之外，還負責校園卡一卡通中心的核算。

二、存在的問題

（一）收費網站知名度低，很多學生不知道有繳費網絡的存在或者知道有網絡存在但是不愿意使用網絡繳費。我校于2015年購買了桂林佳朋公司的學費管理系統，解決了網上繳費的通道，但是2015年只有25%左右的學生通過網絡通道來進行繳費，2016年度也不過40%學生在收費網上繳費。這里雖然解決了網上繳費通道的問題，但是還沒有解決學生“知道”網上繳費的便捷通道。

（二）負責收費工作和學生資助發放的人員不足，工作量太大。整個計財處的人員控制非常嚴格，2016年的學生人數是2013年學生人數的1.33倍，而與之不相互匹配的是，學校計財處負責收費和管理和學生獎助學金發放工作的人員與2013年相比不升反降，由原先的2人下降到1.5人（負責收費科工作的科長兼負責校園卡一卡通中心業務的結算，那也是涉及數以萬計的業務量，而整個計財處人員只有11人，比2013年時還減少了一人）。負責收費及管理人員工作任務繁重，工作人員嚴重不足。

（三）學生資助工作量大，資助發放失敗人數多，后續發放期長。每次獎助學金發放的時候失敗率都在3%以上，以發放國家助學金為例，2015年共計發放國家助學金5555人/次，第一次發放失敗的筆數是180筆，失敗率達到3.24%。失敗人員越多，所占用的工作時間越長，要通過輔導員來通知學生過來核對賬號然后重新確認賬號，而學生過來的時間不確定性導致其他工作的被動，重新發放期有時長達幾個月，翻查原始憑證耗費大量時間精力。

三、解決問題思路

（一）、收費與資助合二為一。收費工作和資助發放工作都面對著廣大的學生，工作具有批量性特點，分別解決這兩個問題問題所達到的效果是非常不理想的，特別是在現實缺少人力條件下。通過2016年上半年的技術準備，從2016年秋學期開始把收費工作與學生資助工作合并到一個系統里面，并規定學生所有的獎助學金及畢業結算都要通過繳費系統，學生處及各二級學院在做各種資助數據時不需要再提供學生的銀行卡信息，只需提供學生準確的學號、姓名等身份信息和資助項目及金額。通過這次改革，各二級學院及學生處不再需要核對學生賬號，學生自行在網上自行錄入并核對，對自己的信息負責。

通過捆綁銷售模式把學生切身利益的獎助學金融入到繳費系統里，通過利益的倒逼機制，提高了學生對繳費系統的知曉率。同時學生通過登陸繳費系統可以獲知其繳費情況，從而知道有不用花費大量時間來排隊也可以完成繳費的渠道，可以像在網上購物那樣方便的在網上完成繳費任務。

（二）、使用勤工儉學學生協助處理文案工作。由于業務量增大，所產生的會計憑證資料不斷增多，而其中一些工作并不需要會計專業業務知識但是卻需要花費大量時間來處理的工作，可以通過聘請勤工儉學的學生來協助完成。柳鐵職院從2015年春學期開始長期聘請勤工儉學的學生來協助折疊和粘貼憑證以及收費時協助收費工作，取得了比較好的效果，讓財務人員不用花費太多的時間在折疊憑證等一些瑣碎的事務上，只需對其進行質量復核。

四、經驗和提示

（一）各方的獲益性。借助互聯網通道，對于學生來說至少獲得了以下好處，一是及時獲得相關繳費信息，不用等輔導員通知；二是減少排隊時間，通過網絡完成各種繳費任務；三是及時修改資助賬號，能夠及時獲得學校發放的資助。對于學校計財處說獲得了以下的好處，一是減少現場收費的工作壓力，節約收費時間，騰出更多時間去解決其他事情；二是更加方便的提供統計數據信息，為學校的收費預算工作提供及時信息；三是能夠及時的發放獎助學金，減少后續的對賬工作。

（二）改進與提高。一是要在工作中勤于思考，多去思考如何解決工作中遇到的困難，關注最新出現的技術和工作方法和經驗，“拿來主義”也不失為一種解決問題的方式；二是要對工作業務流程中多項工作進行整合把表面上不相關的工作通過一定的技術手段和方法讓它們相關并相輔相成。