辦公中WORD使用小技巧探究

摘 要：隨著計算機技術快速發展，辦公自動化成為了人們生活及工作中不可缺少的工具。而word軟件是辦公軟件的重要的組成部分，對辦公中的文字處理有著不可替代的作用。但是從其應用現狀來看，word軟件的強大功能遠遠沒有體現出來，很多使用者僅掌握了基本操作，因此探究word軟件的應用有一定的實用價值。本文是筆者依據多年工作經驗，對辦公中應用word軟件進行探究，分享個人的心得。

關鍵詞：辦公；word；應用

一、前言

微軟office辦公軟件因為易于操作、界面簡單明了以及便于操作等各種優點，得到了使用者的喜愛。這其中，WORD是相當重要的組成部分，這個軟件增強后展示的功能能夠創建出專業化的高水平文檔，讓我們能夠高效、輕松的制作、排版，以獲得規范、整齊和美觀的文檔。而且這個軟件在操作上簡單、易上手，排版也更美觀。但是從使用的現狀來看，很多人僅可以運用比較簡單的操作，因此探究WORD軟件的應用有一定的現實意義。

二、辦公中WORD的應用小技巧

在工作中，我們應用微軟辦公軟件比較普遍，它是比較常用的工具。其強大應用涉及到了多個方面，本文僅從WORD自帶的、常用的、淺顯的方面入手，探討WORD軟件應用的一些小技巧。

（一）怎樣對文檔簡易加密。在辦公環境中，多人共用辦公室，但按照保密工作的要求，好多文檔是不能夠讓人隨意研閱的，所以需要做好相應保密工作。如果僅僅依靠電腦本身的密碼鎖定或者隱藏保密文檔并沒有什么意義，有時也不能阻止別人隨意打開。因此就需要對該WORD文檔進行加密，特意安裝加密插件也不太必要，這時就可以使用WORD自帶的非常好用的加密功能：第一步，打開需要加密的文檔，點擊“工具”菜單，在“選項”中找到“安全性”的對話框，第二步，設置加密選項，分別是“打開文件時密碼”與“修改文件時密碼”兩個欄目，輸入自己想設定的密碼。第三步，點擊確定，按照提示，重新輸入一遍這兩個密碼，做好這些工作后，關閉該文檔時，會提示“是否保存對……的更改？”，點擊“是”按鈕，就能夠將文件加密保存了，再打開該文件時，則需要輸入密碼才行。

（二）快速輸入小數點。在工作過程中，有時在做各類年報或者統計、報帳相關工作時會涉及到大量的數據，但是我們在輸入數字過程中，會因不同數據不同位置的小數點而感到困擾，要不斷的切換中英文輸入，令人苦惱。WORD中“工具”自帶的自動更正功能，能解決這個苦惱。第一步，點擊“工具”，在下拉菜單中選擇“自動更正選項”，打開這個菜單后，在對話框點選“自動更正”；第二步，在對話框中，將“。”和“.”分別輸入到“替換”和“替換為”中；第三步，點擊“確定”，這之后返回到word文檔。在后面的文檔處理過程中，若再遇到了“?！?，就會自動轉變成小數點“.”。但是需要注意的是，若是數據多的WORD文檔處理完成后，要再進入到“自動更正”對話框中，點選 “替換”和“替換為”下面的“。”“.”然后選擇“刪除”，不然的話，以后處理WORD文檔時，都會將“?！焙汀?”自動替換了。

（三）快速查找上次修改位置。在辦公過程中，我們經常會遇到事情做了一半被打斷的情況，常常是文檔正在修改，卻因為要處理其他緊急事務而暫停，當再次打開文檔進行修改時，卻查找不到上次修改的地方，要費事在稿件和電子稿中進行比對。事實上在word軟件中可以應用 “Shift + F5”組合鍵，一旦按下了這組組合鍵，光標就能夠非?？焖俚姆祷氐缴洗涡薷奈恢?！

（四）實現文字和表格間的自由轉換。有時在一篇WORD文本文檔中，需要將文字到快速轉換到表格形式，這時可以就非常巧妙的應用word軟件中表格和文字間的轉換功能：

第一步，用分隔符將要繪制表格的位置隔出來，分隔符可以選用逗號、空格以及制表符等；第二步，選中要繪制入表格的文本，第三步，點擊“表格”下拉菜單欄，點選“轉換”選項，點擊“文本轉換成表格”，即可生成文本的表格形式。反之，選中文中表格，在菜單中選擇“表格”→“轉換”→“表格轉換成文本”→點選文字分隔符位置選項，操作步驟和前面一致的分隔符，就又實現完成表格和文字之間的轉換。

（五）快速轉換中文繁體數字。作為兼職報賬員，在記賬過程中常常需要用到繁體中文數字，如果依靠一般轉換非常麻煩，也極易出錯。因此就又要用到WORD軟件的強大功能，快捷實現中文繁體數字的輸入。第一步，選中要轉換的阿拉伯數字，比如“888”，第二步，選擇插入欄目，點選“數字”選項，從下拉的菜單中“數字類型”里選擇所需要的數字類型，比如 “壹、貳、叁..”，設置好后點擊確定，“888”就會立即轉變成“捌佰捌拾捌”！

三、結語

從實際應用來看，word軟件的功能非常龐大，在辦公中一旦掌握了這些功能，就能夠實現事半功倍之效，對應工作效率具有極大的提升。本文僅僅探討了一些功能，這些功能對于辦公而言，同樣具有明顯效果。

參考文獻：

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