人力資源檔案管理信息化建設的必要性和保障條件研究

摘 要：科技研究領域的成果輩出，給人們的生產和生活帶來了諸多的便利，同時也使得單位的管理觀念發生了變化。人力資源檔案管理是單位管理的重要內容，隨著科技元素引入其中，實現了傳統檔案管理觀念的突破，在人力資源管理上也實現了創新。隨著信息技術被廣泛應用于管理工作中，人力資源檔案管理也逐漸步入信息化建設軌道。本論文針對人力資源檔案管理信息化建設的必要性進行研究，并深入分析相關的保障條件。

關鍵詞：人力資源；信息技術；檔案管理；必要性；保障條件

對于一個單位而言，人力資源檔案管理關乎到人才管理和激勵機制的有效運行，對企業的未來發展具有直接的影響力。中國的科技發展進程進入到信息化發展軌道，企業的人力資源檔案管理要適應社會形勢并持續而穩定地發展，就要注重信息化建設。

一、人力資源管理部門實施檔案信息化管理的現狀

為了加快信息化建設，很多單位的人力資源部門都引入信息技術實施檔案管理，但是，在管理工作的具體運行中尚存在一些不足，不要體現在以下幾個方面。

（一）人力資源管理部門實施檔案信息化管理的認識不到位

雖然人力資源檔案信息化管理已經在很多單位普遍影響，較之人力資源部門傳統的檔案管理模式提高了工作效率。但是，往往這種信息化建設僅僅停留在提高工作效率上，而管理模式上沒有在觀念意識上實現創新。對于單位領導人員而言，人力資源部門屬于人才管理部門，而檔案管理則是對企業人員資料的收集和管理，與企業的經濟效益并沒有直接關聯。雖然人才是企業發展的重要資源，但是人才自身的綜合素質使然，并不會涉及到人力資源管理部門。這就使得人力資源檔案管理成為了單位的輔助管理工作，管理模式上并不會實現創新，加之管理資金投入少，管理保障條件不足，使得人力資源檔案管理雖然采用了信息技術，但是難以加快信息化管理步伐。

（二）人力資源管理部門實施檔案信息化管理工作缺乏專業技能型人才

信息技術更新換代非常快，如果人力資源管理部門引進信息技術，但是沒有專業技術人才，就會導致信息化建設存在滯后性而使得檔案信息化管理水平難以提升。從目前諸多單位的人力資源檔案信息化管理工作情況來看，雖然已經由專職人員來管理，但是，往往屬于操作型管理人員，而對信息技術知之甚少，一旦設備運行中存在問題，或者軟件升級，就會陷入工作的困境，使得檔案管理工作難以順利展開。

二、人力資源管理部門實施檔案管理信息化建設的必要性

（一）檔案管理信息化建設有助于促進人力資源部門管理創新

雖然越來越多的單位領導意識到人才戰略是提高行業競爭力的重要因素，使得人力資源部門的各項工作倍受重視。但是，檔案管理對很多領導而言屬于是輔助性質的工作，實施了信息化管理也僅僅局限于將信息技術設備用于工作當中以提高工作效率，并沒有將檔案管理信息化建設作為企業的一項管理決策。檔案管理作為人力資源管理工作中的重要一項，在實施信息化建設的同時，還要隨著信息技術的升級而實施創新管理，從而加快人力資源部門管理效率。

（二）檔案管理信息化建設有助于提升人力資源管理服務水平

人力資源管理部門實施檔案管理的目的就是通過對檔案管理實施網絡信息化管理，提高人力資源檔案信息的可利用水平，而不僅僅是人才信息的收集和儲存，管理的目標是確保人才信息能夠合理利用。信息技術在人力資源檔案管理工作中的充分運用，不僅加快了管理效率，而且還相應地改變了管理模式，包括檔案信息的數據庫管理、檔案細心的鏈接功能等等，都可以使檔案信息的利用率得以提高，確保了人力資源檔案信息真實可靠和檔案信息管理的時效性。

三、人力資源管理部門實施檔案管理信息化建設的保障條件

（一）將人力資源檔案信息化管理平臺構建起來

隨著信息技術快速升級，要提高人力資源檔案管理的工作效率，就要在信息管理設備上加大引進力度。檔案信息管理信息化的主要環節就是檔案的數據庫管理，即所有的人力資源檔案信息都儲存在數據庫中，實施動態的檔案管理。人力資源檔案管理所使用的是專門的管理軟件，但是信息技術會實時升級，這就需要檔案信息數據庫要做到實時更新、定期升級，將人力資源檔案信息化管理平臺構建起來，將檔案管理從原有的單純的檔案信息管理擴展到檔案相關的技術性管理。除了實施檔案信息的收集、歸檔，并提供必要的檔案信息服務之外，還要實施檔案信息軟件的管理，確保檔案信息服務能夠滿足人才流動的管理需求。

（二）對人力資源檔案信息管理人才實施系統化管理

人才是提高管理質量的關鍵。人力資源檔案信息管理模式和工作內容的改變，決定了檔案管理人員的綜合素質要有所提高。基于信息技術環境下實施檔案管理，就需要檔案信息管理人才不僅要具備檔案文件的管理水平，還要具備較高的網絡信息技術水平。因此，要注重人力資源檔案信息管理人才的培訓工作。通過將網絡培訓課堂建立起來，鼓勵檔案管理人員利用業余時間登陸網絡培訓課堂根據自己的業務需要、提高自身工作能力而補充信息技術知識，通過不斷地完善自己，充實自己，使得檔案信息管理技能有所提升。為了激發人力資源檔案管理人員的工作積極性，還要將績效考評機制建立起來，對工作突出且獲得一定成績的檔案管理人員給予一定的獎勵，并在獎金和職務晉級方面給予優先考慮。從而推動人力資源檔案管理信息化建設穩定發展。

四、結語

綜上所述，目前行業競爭中對人才管理的高度重視，就需要注重人力資源檔案管理，而信息技術的運用則會實現人力資源檔案管理的創新，加快人才管理效率。從人力資源管理的角度而言，對檔案管理實施信息化建設，不僅需要規范的管理模式，而且還要具有一定的保障條件，以推進人力資源檔案信息化建設的順利展開。

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