圖書檔案數字化管理的迫切需求

中國的圖書館事業有著悠久的歷史。在這漫長的進程中，無論是圖書的制作、典藏、整理、流通，還是管理機構的設置等，都隨著社會的發展而有所變化。大數據時代，人工智能、虛擬經濟與現實經濟相結合，人們的生產和生活方式發生了革命性變化。大數據作為新一代信息技術的關鍵，逐漸成為新一輪產業革命的核心，數字化管理成了圖書工作適應新時代的迫切要求。

一、圖書檔案數字化建設的緊迫性。檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

21世紀是信息化的時代，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所。這些都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、數字化圖書館的優勢。數字化圖書館作為現代信息技術環境下應運而生的新型圖書館，目前還沒有一個明確、完整的定義。“數字化圖書館”中的數字，是由英文“Digital”翻譯而來。數字化圖書館實際就是人們常講的電子圖書館、虛擬圖書館、無墻圖書館、全球圖書館。這些不同的稱謂，只是從不同的角度描述數字化圖書館的特征。所謂數字化圖書館，一般而言是指利用當今先進的數字化技術、國際互聯網絡，在圖書館內部業務高度自動化基礎上，不僅能使本地和遠程用戶聯機存取，以查尋圖書館館藏（非數字化的和數字化的），而且也能使用戶通過網絡聯機存取圖書館電子信息資源的現代化圖書館。

數字化圖書館與傳統的圖書館相比較，有很多優勢。1.各種文獻載體將被數字化，包括各種印刷型文本（含古籍、善本）、地圖、縮微資源、視聽資料和動畫片、電影片等。在數字化圖書館，“館藏”不局限于文獻，它將擴展到不能以印刷品形式記錄和傳播的數字式人工制品，將以多媒體數據為主。2.大數據量的存儲和管理。如美國國會圖書館計劃將其1/3的館藏，約500萬冊（件）的善本、珍本的資料數字化。3.網絡通訊系統是數字化圖書館的重要環境條件。這個環境包括一個單位的區域網絡以及地區、國家、國際網絡與通訊系統的互聯，成為世界信息資源最豐富、用戶最多、利用最方便、最開放的圖書館。在服務方式上，用戶可以在世界上的任何地方聯網查閱任何一個開放的數字化圖書館的信息，也就是說，用戶可以在家庭、辦公室，獲取圖書館的信息。同時，數字化圖書館大大加快了信息資源的交流與反饋的速度。

三、檔案數字化建設的新內容。推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平。一是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。二是數字化建設要著眼于提高系統的整體水平。檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。三是有重點抓好數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。

四、檔案數字化建設的運用。數字信息的瀏覽和復制。未來的圖書館要為讀者提供各種來源的、各種形式的數字化資源，包括自建的、采購的、取得使用權的、免費使用的文本或多媒體的資料，允許讀者瀏覽或下載。

數字信息的遠程傳送。數字信息的傳遞特點使得文獻遠程傳遞能夠快速實現。讀者可以通過電子郵件向圖書館發出借閱數字化文獻請求，圖書館可以根據用戶的請求，將讀者所需的信息以數字化的形式快速傳遞到讀者的郵箱內。這一過程突破了時空限制，方便了讀者的信息獲取，但在實施過程中要注意保護版權的問題。

網絡信息導航。與網絡信息管理不同，網絡信息導航的主要目的是引導讀者能夠在網上快速找到關于某一專題的網站或網頁，了解網上信息資源和某一網站信息資源的分布，使上網者可從一個網站直接漫游到其他相關的各個網頁，引導讀者正確上網檢索。相對于網絡信息管理，這項工作的要求較為簡單，并不要求對網絡信息做過多的加工處理，因此，范圍也可相應擴大，不必只局限于重點領域。網絡信息導航要根據讀者對網絡信息資源的需求狀況，對網絡信息加以評估和整理，建立鏈接，組織專題頁面，為用戶開展指導服務。

總之，現代圖書館事業只有在時間上著眼長遠，在空間上拓展視野，才能真正做到在大數據上的開發運用。（作者單位：山西天脊煤化工集團有限公司）