淺析機關(guān)檔案鑒定

張海月

檔案鑒定是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，貫穿于檔案工作的全過程，它直接關(guān)系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運。以期以來，檔案的鑒定是檔案工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，也是一個難題，一直困擾著檔案人。根據(jù)本人多年的工作體會，就文書檔案鑒定提出自己的幾點淺見。

一、當(dāng)前機關(guān)檔案室檔案鑒定工作中存在的問題

1.檔案保管期限劃定過寬，片面追求室藏量

檔案的保管期限是檔案價值的外在標(biāo)志。準(zhǔn)確地劃分機關(guān)檔案的保管期限是做好檔案鑒定工作的基礎(chǔ)。長期以來，機關(guān)檔案人員在檔案保管期限表制訂過程中，對本部門形成的各類檔案的價值缺乏深入的思考，僅僅是簡單地照搬照抄國家檔案局發(fā)布的《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》的有關(guān)規(guī)定，至使不少單位存在保管期限劃分不科學(xué)的現(xiàn)象，應(yīng)是短期的劃為長期，應(yīng)是長期的劃為永久，導(dǎo)致室藏永久、長期檔案比例過大。這種現(xiàn)象機關(guān)檔案部門尤為突出，給今后檔案移交進館工作帶來很大壓力。另一方面，檔案室建檔初期，因檔案數(shù)量少，檔案人員沒有實踐經(jīng)驗，又缺乏理論知識，在收集檔案時總是抱著，歸總比不歸好的思想，只考慮單位全宗的完整性，片面追求檔案數(shù)量，給檔案管理造成負(fù)面影響。我國檔案館藏素質(zhì)存在一些問題，一些重復(fù)文件和不需長期、永久保存的檔案進了館，占用了有限的庫房和投入，檔案鑒定問題已經(jīng)越來越迫切地擺在了各級檔案部門的面前，需要趕快著手加以解決。并因此呼吁檔案館，要認(rèn)真把檔案鑒定工作開展起來，不然包袱會越來越重，影響會越來越大。

2.工作人員對檔案鑒定工作缺乏認(rèn)識

有些部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為歸檔的目的就是為了利用，需要時能及時提供就行了，對檔案期限的劃分和鑒定知之甚少。近年來，由于檔案數(shù)量的劇增，許多單位在辦公用房緊缺的狀況下，仍采用擴容檔案室的庫房面積，而不是通過鑒定銷毀部分過期或無保存價值的檔案來增加庫房空間，往往采用檔案存放空間換取檔案的無限期保管。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為收集仍是目前檔案室的一項基礎(chǔ)工作，檔案鑒定銷毀不必急于進行，對于銷毀檔案的工作顧慮重重。這其中既有對過期檔案鑒定銷毀工作缺乏認(rèn)識，也有對檔案人員能否勝任鑒定工作的擔(dān)心，更有的是不愿在任期內(nèi)出現(xiàn)錯銷檔案而造成自己工作上的被動。同樣，檔案人員也不愿承擔(dān)鑒定工作的重大責(zé)任。怕歸檔不全，怕出錯，怕麻煩，能拖則拖，況且不進行鑒定銷毀工作既無法規(guī)約束，也不受考核限制，誰也不想在自己從事檔案管理工作期間出差錯。因此，在實際工作中，鑒定工作往往流于形式，有鑒定小組，無鑒定工作和鑒定結(jié)果。

3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范缺乏可操作性

檔案鑒定工作在我國起步較晚，長期以來，鑒定工作處于停滯或半停滯狀態(tài)。雖然發(fā)布了《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》，但由于現(xiàn)行檔案保管期限表規(guī)定的條款及檔次太少，標(biāo)準(zhǔn)籠統(tǒng)，界限模糊，靈活性太大。因此，在實際操作時，檔案工作人員往往不能對歸檔文件材料的保管期限作出比較準(zhǔn)確的界定，在很大程度上取決于檔案人員對這些條文的理解程度和把握水平。而目前機關(guān)檔案室的文檔人員不是專職檔案員，身兼數(shù)職，大都未經(jīng)過正規(guī)的檔案教育，加上文檔人員調(diào)動頻繁，新手較多，不少是半路出家，缺乏鑒定工作的理論指導(dǎo)和實踐經(jīng)驗，較難承擔(dān)鑒定工作的重任。

二、加強機關(guān)檔案室檔案鑒定工作的措施

1.改進和完善檔案鑒定的操作標(biāo)準(zhǔn)。做好鑒定工作的前提和關(guān)鍵就是要有詳細(xì)具體，便于操作的鑒定標(biāo)準(zhǔn)

首先，機關(guān)單位應(yīng)該按照國家統(tǒng)一的歸檔文件范圍和保管期限要求，結(jié)合單位自身工作實際，尊重以我為主的原則，其次結(jié)合檔案移交進館的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并報同級檔案行政管理部門備案。同時注意根據(jù)時間推移和部門情況的變動定期進行調(diào)整，提高文件處理期限表的時效性，使其真正成為鑒定工作的指導(dǎo)性文件。

2.嚴(yán)把檔案鑒定第一關(guān)即歸檔鑒定

檔案室檔案鑒定一般要經(jīng)過歸檔鑒定、進館鑒定和到期鑒定三個鑒定過程。歸檔鑒定由機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，兼職檔案員具體操作，即按照文件價值和歸檔范圍在保證材料齊全的情況下，把文件分為歸檔的和不歸檔的兩部分。在此基礎(chǔ)上再依據(jù)制定的保管期限表劃分檔案的永久、長期和短期。檔案的歸檔鑒定是保證案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作和重要措施，是立卷部門的把關(guān)鑒定，把的好，可以大大減輕進館鑒定和到期鑒定的工作量。

3.加強和完善檔案鑒定組織

主要由兩個方面構(gòu)成，一方面建立檔案鑒定工作小組，通常以檔案管理人員為主要成員，同時吸收文書工作部門和業(yè)務(wù)部門中工作經(jīng)驗豐富、思想認(rèn)識水平高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員參加，其負(fù)責(zé)人一般由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)兼任。具體鑒定由鑒定小組根據(jù)鑒定的對象、目的、任務(wù)、方法、程序、時限及要求等，進行統(tǒng)一部署實施。另一方面，在檔案館設(shè)立鑒定機構(gòu)，由專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。加強機關(guān)部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，多聯(lián)系，多溝通。如鑒定過程中有爭議的，可由上級檔案行政管理部門組織有關(guān)部門、專家鑒定，也可委托有檔案鑒定資質(zhì)的中介機構(gòu)進行鑒定。

4.提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平

檔案鑒定工作是一項專業(yè)性較強，難度較高的工作，要以戰(zhàn)略眼光進行檔案隊伍建設(shè)，這對提高檔案鑒定工作水平乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展都是至關(guān)重要的。因此，要采取人員配置和教育培訓(xùn)雙重措施。首先，由于檔案工作有一定的延續(xù)性，檔案人員要保持相對穩(wěn)定，這樣有利于檔案工作的開展。其次，建議上級檔案行政管理部門加強這方面的培訓(xùn)和教育，開展工作經(jīng)驗交流和專題研究，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，為機關(guān)文書檔案鑒定工作逐步走向有序和規(guī)范奠定基礎(chǔ)。

綜上所述，機關(guān)文書檔案鑒定要制度化、規(guī)范化。納入檔案評比升級的考核范圍，列入檔案人員的年度考核。建立起經(jīng)常化、制度化、科學(xué)化的檔案鑒定秩序，進而提高室藏質(zhì)量，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)。

（作者單位：江蘇省灌云縣民政局殯儀館）