高校辦公室工作效率提升的建議論述

摘 要：高校辦公室作為學(xué)校綜合性管理機(jī)構(gòu)，具有較高的地位和作用。高校辦公室充分發(fā)揮參謀、督查、協(xié)調(diào)、服務(wù)等職能，能促使高校各方面工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，獲得良好發(fā)展。但是，隨著我國教育領(lǐng)域改革的不斷深化，一些高校辦公室的任務(wù)越加繁重、工作越加復(fù)雜，使得辦公室工作質(zhì)量和效率不高，不利于促進(jìn)高校良好發(fā)展。對此，我們就如何提升辦公室工作效率進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；工作效率；提升建議

為了滿足教育領(lǐng)域改革的相關(guān)要求，高校應(yīng)當(dāng)高度重視辦公室工作，詳細(xì)分析辦公室工作中存在的矛盾與問題，樹立科學(xué)發(fā)展觀，優(yōu)化調(diào)整辦公室工作，提高工作效率，促使高校各項(xiàng)工作能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，滿足教育部要求，進(jìn)而使高校在新形勢下又好又快的發(fā)展。

一、高校辦公室工作的職能與作用

基于教育領(lǐng)域改革相關(guān)要求來說，高校辦公室工作應(yīng)當(dāng)具備以下職責(zé)與作用：

1.管理服務(wù)職能

管理服務(wù)作為辦公室工作的重要組成部分，包括公文管理、事務(wù)管理、信息處理和服務(wù)幾個部分。

（1）公文管理，主要是負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳遞、催辦等相關(guān)事宜，以使文件能夠得到有效的處理和使用。

（2）事務(wù)管理，主要負(fù)責(zé)會議安排、會場布置、接待上級等，同時兼顧辦公室值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系、維護(hù)環(huán)境等，使各項(xiàng)事務(wù)能夠順利進(jìn)行。

（3）信息處理，主要是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段進(jìn)行辦公。

（4）搞好服務(wù)，主要是為各個部門提供物質(zhì)、精神兩方面的服務(wù)，使各個部門能夠良好運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.綜合協(xié)調(diào)職能

高效辦公室需要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容是了解領(lǐng)導(dǎo)班子的正確決策，統(tǒng)一部署，使決策能夠貫徹落實(shí)；針對單位局部利益或存在的矛盾沖突要及時解決，促使單位內(nèi)各部門能夠和諧相處、協(xié)調(diào)作業(yè)；依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)班子決策落實(shí)情況，適當(dāng)安排相關(guān)人員及相關(guān)事宜，保證決策工作可以順利進(jìn)行，避免矛盾或意見相左的情況發(fā)生，影響決策工作的落實(shí)。總之，綜合協(xié)調(diào)相關(guān)人事，順利落實(shí)決策工作是辦公室綜合協(xié)調(diào)職能使用的最終目的。

3.監(jiān)督指導(dǎo)職能

高效辦公室監(jiān)督指導(dǎo)職能包括檢查工作進(jìn)度、監(jiān)督、排憂解難、制訂方針政策，通過一系列的工作，使得決策目標(biāo)得以快速、準(zhǔn)確、有效地完成。

4.參謀咨詢職能

高效辦公室參謀咨詢職能主要是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段來進(jìn)行相關(guān)信息的收集，以便領(lǐng)導(dǎo)可以參考有價值的信息，制訂正確的決策。除此之外，還負(fù)責(zé)協(xié)助決策執(zhí)行，即為決策的制訂提出相關(guān)參考或執(zhí)行相關(guān)輔助工作，使正確的決策制訂得以完成。

二、提升高校辦公室工作效率的重要性及必要性

教育領(lǐng)域改革的不斷深化，使得高校教育工作深受影響，相應(yīng)的辦公室工作變得復(fù)雜多樣，工作難度加大、工作量增多。基于此，應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識到提高工作效率的重要性和必要性。

1.符合高校管理理念與方式變化的客觀要求

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)越加復(fù)雜，分工越加細(xì)致。但因各個部門利益或處事方式的不同，很容易出現(xiàn)矛盾或沖突，導(dǎo)致高校部分工作無法有效落實(shí)。為了及時解決部門之間的利益矛盾或工作沖突，需要高校辦公室從中協(xié)調(diào)，并將相關(guān)問題進(jìn)行有效處理。當(dāng)然，要想做到這一點(diǎn)，需要保證辦公室工作效率較高，可以在矛盾或沖突發(fā)生的第一時間去化解，如此才能使高校良好地發(fā)展。而高校辦公室工作效率的提升，必然建立在現(xiàn)代管理理念和方式上，巧用管理方法來處理矛盾沖突，使得問題可以盡快得到解決。所以，提升高校辦公室工作效率必然要符合管理理念與方式變化的客觀要求。

2.符合高校實(shí)現(xiàn)新一輪跨越式發(fā)展的迫切要求。

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)自主權(quán)不斷增強(qiáng)、辦學(xué)壓力不斷增大，高校需要強(qiáng)化內(nèi)部管理，并且堅持以人為本的理念，充分調(diào)動全體師生員工的積極性、主動性，共同輔助高校辦公室工作，促使辦公室充分發(fā)揮作用，促使高校各個方面正常運(yùn)作，提升高校實(shí)力，以使高校實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

所以，在高校追求全面發(fā)展的今天，需要注意強(qiáng)化辦公室職能，高質(zhì)高效地完成各項(xiàng)工作，從而推動高校發(fā)展。

三、當(dāng)前高校辦公室工作效率低的原因分析

高校辦公室工作效率的提升，利于高校良好發(fā)展。但目前諸多高校辦公室工作效率較低，究其原因主要是：

1.自身價值定位不準(zhǔn)確，認(rèn)識不足

盡管教育領(lǐng)域改革不斷深化，使得高校辦公室負(fù)責(zé)的工作越來越多，但也不能忽視自身價值定位。因?yàn)椋咝＾k公室正確定位自己的價值，并充分認(rèn)識工作屬性，才能在規(guī)劃和落實(shí)各項(xiàng)工作中，明確工作任務(wù)、目標(biāo)，從而有目的、有計劃、有序地落實(shí)各項(xiàng)工作，促使高校各個方面可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，目前很多高校辦公室自身價值定位不準(zhǔn)確，認(rèn)識不足，在高強(qiáng)度工作中出現(xiàn)“門難進(jìn)、話難聽、事難辦”的現(xiàn)象，導(dǎo)致辦公室工作質(zhì)量、效率大大降低，不能充分發(fā)揮辦公室職能。

2.制度不健全，管理不流暢

要想充分發(fā)揮辦公室在高校中的作用，需要健全制度，對高校辦公室的工作行為、服務(wù)態(tài)度等方面予以約束，促使辦公室工作有序、合理地落實(shí)。如此，不僅能夠提高辦公室工作質(zhì)量和效率，還能夠使高校得到有效管理。但目前諸多高校并未建立完善的制度，如工作制度、激勵制度等，對工作范圍、工作人員等予以界定和約束，導(dǎo)致辦公室職能混亂，職權(quán)分工不明確、管理不到位等現(xiàn)象頻頻發(fā)生。

四、提升高校辦公室工作效率的建議

基于當(dāng)前高校辦公室工作實(shí)際情況，應(yīng)當(dāng)采取適合的、有效的措施來調(diào)整和優(yōu)化工作，從而使辦公室工作效率提升，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)高校健康、穩(wěn)定發(fā)展。我們的建議是：

1.管理科學(xué)化

首先，根據(jù)辦公室工作性質(zhì)，合理分工，使工作人員各司其職，從責(zé)任出發(fā)，規(guī)范、合理完成各項(xiàng)工作，提高工作質(zhì)量和效率。

其次，建立崗位目標(biāo)責(zé)任制，將崗位職責(zé)落實(shí)到每位工作人員并提出工作要求，使工作可以細(xì)化、量化，高質(zhì)量、高效率地完成崗位工作任務(wù)。

最后，制訂崗位工作質(zhì)量、效率目標(biāo)，要求崗位工作人員按照此目標(biāo)進(jìn)行工作，凡是超過目標(biāo)者給予一定獎勵；反之，加以處罰，以示警誡。

2.協(xié)調(diào)規(guī)范化

為了使辦公室綜合協(xié)調(diào)職能充分發(fā)揮作用，協(xié)調(diào)好各個部門，在強(qiáng)化高校辦公室工作效率之際，應(yīng)當(dāng)注意協(xié)調(diào)規(guī)范執(zhí)行。綜合高校實(shí)際情況，對辦公室工作內(nèi)容進(jìn)行合理地協(xié)調(diào)，保證各項(xiàng)工作都有一定彈性，能夠給工作人員一定發(fā)揮空間，加之適當(dāng)?shù)募睿梢允构ぷ魅藛T在各自的崗位中做出卓越成績，提高工作質(zhì)量和效率，促使辦公室充分發(fā)揮其職能和作用。

3.服務(wù)優(yōu)質(zhì)化

實(shí)現(xiàn)辦公室服務(wù)優(yōu)質(zhì)化的關(guān)鍵就是創(chuàng)新。針對高校實(shí)際情況及辦公室工作發(fā)展需求，在創(chuàng)新辦公室服務(wù)方面，應(yīng)當(dāng)做到以下兩點(diǎn)。

其一，注意在落實(shí)各項(xiàng)辦公室工作過程中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，并以此為依據(jù)，適當(dāng)調(diào)整以后的工作，使辦公室服務(wù)水平得以提高。

其二，科學(xué)規(guī)劃辦公室工作，完善辦公室工作，使工作切實(shí)得到落實(shí)，問題切實(shí)得到解決，并且避免矛盾或沖突的發(fā)生。

隨著我國教育領(lǐng)域改革的不斷深化，高校辦公室工作量越來越多、工作內(nèi)容越來越復(fù)雜，但相應(yīng)地工作質(zhì)量和效率較低，這對高校未來的發(fā)展是非常不利的。對此，筆者建議強(qiáng)化高校辦公室工作職能，如管理科學(xué)化、服務(wù)優(yōu)質(zhì)化、協(xié)調(diào)規(guī)模化等，使辦公室職能充分發(fā)揮作用，快速且有效地解決各項(xiàng)工作，充分發(fā)揮辦公室的作用，促進(jìn)高校健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

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作者簡介：陳志福（1982- ），男，漢族，體育教育專業(yè)學(xué)士，講師，研究方向：體育教育。