淺談文控管理在工程管理中的幾點重要性

湯文濤

[摘 要]隨著近兩年以來工程正規化要求，文控管理工作也逐漸為大家所熟悉。工程文件的國際化管理模式的產生，促使文控管理逐漸成為工程管理的一個不可或缺的重要組成部分，它不僅在甲乙雙方的業務合作關系中起著紐帶的作用而且在工程的結算中成為了可依據的技術支持。

[關鍵詞]文控； 整理 ；存檔

中圖分類號：F426.22 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）14-0193-01

一、文控管理的幾點重要性

1、文控管理是甲乙雙方業務交流的文字紐帶。

甲乙雙方在工程施工過程中由于時間、地域的影響，如果僅限于口頭上的交流勢必會受到或多活少的負面影響，例如在以后的結算中或許會因為沒有書面上的備忘而存在雙方界面不清。去年我們和中海油公司合作的項目-自安裝式采油平臺就是充分體現了文控管理的重要紐帶作用。這個項目的業務溝通就必須全部落實到書面字上，當然這也為了日后結算做了很好的鋪墊作用，避免了由于口頭交流而出現的責任不清以及雙方工作界面的糾紛問題。

2、文控管理是甲乙雙方利益關系的體現。

雙方往往在出現比較敏感的問題上的時候，會以備忘或簽證的形式與甲方進行業務溝通，因此備忘錄也通常是雙方利益關系的體現，這時我們應該更加重視備忘或簽證確認及答復的及時性。

3、文控管理是結算過程中的技術支持。

類似中海油這樣的項目的施工過程中，業務溝通全部是以備忘錄的形式發文和收文，較之家里的項目是簽證的形式出現，有很多不同之處。結算的技術支持就需要翻閱甲乙雙方的來去文件（包括備忘錄及文件傳送單），找到備忘錄的同時刨根究底找到變更的具體工程量及圖紙的變更詳點。

二、文控管理的幾點注意事項

1、文控管理必須嚴格按照流程執行，收發文件一定要及時。

文控管理是個比較繁雜的職務，這就更需要我們及時有效的與甲方進行文件傳送，避免因疏漏而引起工程上的誤工現象的產生。尤其是圖紙變更升版，發放一定要及時，技術人員也應該根據升版情況及時進行修改，已經造成物料浪費的應及時寫備忘，為結算做好技術支持的鋪墊。（就自安裝采油平臺項目來說，我覺得技術人員在工程中就疏漏了這點）

2、精細管理，文件做到分類存放。

文件種類： 是指工程項目使用的所有文件的種類的劃分。主要劃分為兩類文件。

項目管理文件：信函、傳真、項目會議紀要、備忘錄、進度控制、質量計劃、實施計劃、日/周/月報、項目管理程序、QHSE文件等；

工程計劃文件：技術圖紙/文件、建造方案/程序、檢查程序、調試大綱/表格、材料等。

我這主要是強調圖紙的存放，分專業存放，升版圖紙一定要保存完整，為日后結算查閱方便。

3、文件整理盡量做到完善。

⑴文件管理盡量精細，尤其是技術資料文件的管理。在這我就我自身的工作中的出現的一個問題舉個例子，例如在備忘錄中有時候會有圖紙、文件的傳送，我當時就是為了存圖紙方便就直接挑出來存檔在了圖紙資料中，當然也是為了技術人員在查找過程中便利，但是后來結算工程中發現個問題，就是備忘錄的附件在結算人員進行核查工作量時查找起來就比較困難了，因為結算人員并不是很了解當時的施工及技術情況所以必須有具體的圖紙才能進行合適具體工程量。因此在文件存檔的過程中我們要充分照顧到技術及預算人員的雙方面的考慮，盡量做到工作的完善。

⑵為了收發文件方便查詢，建立一個詳細的收發文件目錄（這主要是針對業主方面的文件）。這樣不僅自己有一個跟蹤記錄，而且技術人員查詢起來也比較方便快捷。

⑶對于給各個業務口發的文件、圖紙，也應該建立一個發放臺帳。做到自己心中有數，避免以后工作中的責任不清以及施工隊圖紙領用重復等。

4、特別注意升版的圖紙發放。

在工程施工過程中不可避免的會出現變更，設計圖紙也隨之升版，因此有新版圖紙應當在第一時間發放給技術人員和施工人員及時調整施工方案和現場施工。當然也有設計自身原因而涉及的升版，這就更要注意及時發放，技術人員應當根據具體情況發備忘向業主說明情況，將損失降到最低。在自安裝采油平臺項目中，存在的設計升版情況尤為突出，甚至升到最高版本到6版、7版（例如下圖），因此由于圖紙變更早成的施工中的變更費用也相應增加，這就要求技術人員在圖紙升版過程中及時查找變更，將由于圖紙變更造成的物料、人工費用以備忘錄的形式發給業主及時確認及答復。

三、文控管理的幾點總結

1、應該推廣備忘錄和文件傳送單的應用。

根據以往工程管理經驗，各個作業公司之間的業務交流只是存在于口頭交流的階段，或者只是停留在技術交底的階段，而備忘錄和文件傳送單的出現就會給這個問題一個極好的解決，并且使整個交底過程趨于正規化，也是為今后的結算工作提供一個很好的理論依據。

2、強調升版次的重要性。

以往的文件雖然強調有效文件的重要性，技術部和質量管理部門也設有臺帳，但是沒有升版的具體實施過程，將來涉及到工程結算的時候就會存在不便之處。如果我們能在工程過程當中就將升版的事宜提出來，在相應的資料圖紙中注明版次及編制日期，隨之建立登記記錄，這樣不僅保證了項目組所執行的圖紙、文件均為最新版次，而且為今后的結算工作提供完整的依據。