論繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)

姬鵬華

摘 要：在我國的教育體系中，繼續(xù)教育是一個很重要的組成部分，因此開展繼續(xù)教育檔案管理工作就顯得尤為重要。本文首先從繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題出發(fā)，進(jìn)而提出了其完善的科學(xué)探討。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；問題；繼續(xù)教育；措施

所謂檔案管理信息化即利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對學(xué)校檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合和管理，以高效應(yīng)用檔案資料為最終目標(biāo)。傳統(tǒng)的檔案管理形式比較單一，方法陳舊，伴著社會網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。繼續(xù)教育檔案的信息化管理，可以提升檔案管理工作的效率，為社會其他部門的信息化發(fā)展工作提供充分地參考資源。

1 繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 信息化建設(shè)投入不足

如今繼續(xù)教育已步入了普遍化階段，教育規(guī)模迅速壯大，在校學(xué)生也越來越多。然而在具體的實(shí)踐工作中，會出現(xiàn)資金緊張等很多的問題。在相關(guān)的繼續(xù)教育資金地預(yù)算中，對于檔案信息化建設(shè)保持著較低的資源投入，大多數(shù)繼續(xù)教育學(xué)校的檔案管理信息化的硬件設(shè)備不足，相應(yīng)的配套軟件缺乏。檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提依靠的是專業(yè)軟件和硬件設(shè)備，沒有信息化建設(shè)的硬件和軟件，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)只能是紙上談兵。

1.2 檔案管理人員水平有待提高

由于從事繼續(xù)教育檔案管理人員的素質(zhì)相對比較低下，造成了繼續(xù)教育檔案管理水平不高。這是因?yàn)闄n案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)、自身觀念、對新知識的理解能力等都存在很大的問題。這就影響了檔案管理工作的有效開展。他們只能進(jìn)行一些簡單的整理資料的工作，對于一些技術(shù)含量高的工作根本就不能適應(yīng)，尤其是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的一些操作，更是不能勝任。這就阻礙了繼續(xù)教育檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。

1.3 信息化管理的安全存在問題

當(dāng)前由于信息技術(shù)的發(fā)展，繼續(xù)教育檔案管理也引入了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理和操控，確實(shí)提高了檔案管理的效率。但由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身存在很多不安全的因素，導(dǎo)致了繼續(xù)教育檔案管理信息化過程中也出現(xiàn)了諸多不安全因素，使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化管理存在很多的安全隱患。

1.4 管理信息化水平較低，檔案信息的利用程度不高

繼續(xù)教育院校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)首先必須要具備信息化管理專業(yè)的人才，還要具備一定的硬件設(shè)施，這樣才能提高繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的效率。但由于人員和硬件設(shè)施不到位導(dǎo)致了當(dāng)前的信息化管理水平較低，檔案信息的利用程度不高，失去了檔案管理的意義。

2 完善繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

2.1 進(jìn)一步加大信息化建設(shè)投入

各繼續(xù)教育院校建設(shè)檔案管理信息化，必須要加大信息化建設(shè)的投入，包括從政策和資金兩個方面進(jìn)行投入。將繼續(xù)教育信息化建設(shè)加入到學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃中來。在政策方面，首先要讓檔案管理人員意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，在全校范圍內(nèi)建立一種檔案管理信息化的氛圍，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境，動員全體人員學(xué)習(xí)信息知識。在資金投入方面，首先要加大對硬件和軟件的投入，還要設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)資金管理，加強(qiáng)對資金的管理和監(jiān)督工作，提升資金的利用效率，使繼續(xù)教育的信息化管理工作得到更好的促進(jìn)，讓檔案管理信息化工作服務(wù)于學(xué)校

2.2 提高管理人員整體職業(yè)素質(zhì)

提升檔案管理員工的綜合素質(zhì)可以有效提升他們的工作效率。作為一名優(yōu)秀標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作人員，應(yīng)該具備優(yōu)良的職業(yè)道德，另外還要具備豐富的檔案管理專業(yè)知識和技能，此外，還要具有一定的創(chuàng)新精神。要提高管理人員的素質(zhì)可以引進(jìn)專業(yè)的人才，也可以通過內(nèi)部員工培訓(xùn)對他們進(jìn)行再教育，幫助他們學(xué)習(xí)更多的知識，以提高他們的綜合素質(zhì)，為繼續(xù)教育院校提供更多高素質(zhì)的人才。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性

我國信息資源的重要部分即檔案資源，教學(xué)方面的不斷改革和發(fā)展以繼續(xù)教育檔案為重點(diǎn)參考的依據(jù)，所以檔案管理信息化建設(shè)的安全性和可靠性有待加強(qiáng)。因?yàn)橹挥型ㄟ^網(wǎng)絡(luò)平臺，才能使信息化管理得以完成，因此在一定程度上會影響檔案的安全。要避免此類問題的發(fā)生，就必須要有相應(yīng)的安全對策，降低安全威脅。檔案管理人員應(yīng)該適時(shí)的對電腦軟件進(jìn)行殺毒，屏蔽一些存在隱患的消息，并安全備份收集整理的檔案信息，使檔案資源的安全性得到有效保證。

2.4 提升對電子文件的監(jiān)管理力度

要進(jìn)一步提升繼續(xù)教育檔案管理人員對電子文件監(jiān)管力度，有效的避免因人為素質(zhì)導(dǎo)致的繼續(xù)教育檔案信息不準(zhǔn)確等情況的發(fā)生。此外，作為管理人員要強(qiáng)化和全面認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)，對學(xué)校檔案信息化的各個方面進(jìn)行密切關(guān)注。在學(xué)院檔案管理過程中，以繼續(xù)教育檔案管理工作中優(yōu)秀的管理措施為參考，做好對檔案管理工作進(jìn)行分析并完善相關(guān)舉措，在此過程中，務(wù)必做到與自身的管理狀況相結(jié)合，大幅度提高繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)的效率。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，要求實(shí)現(xiàn)對繼續(xù)教育電子文件的規(guī)范化管理。在繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中，必須制定出嚴(yán)格的電子文件管理制度，并在能夠控制電子文件的基礎(chǔ)上，避免出現(xiàn)類似于人為修改造成誤差的情況出現(xiàn)，而導(dǎo)致院校重要數(shù)據(jù)的丟失。

2.5 建立健全繼續(xù)教育檔案管理制度

繼續(xù)教育檔案管理制度建設(shè)應(yīng)內(nèi)容包括：①制定歸檔范圍制度、歸檔時(shí)間制度、保管期限制度、歸檔實(shí)施辦法和借閱制度等；②制定繼續(xù)教育檔案管理人員崗位職責(zé)；③制定繼續(xù)教育檔案管理細(xì)則和呈報(bào)要求；④制定繼續(xù)教育檔案管理人員基本素質(zhì)能力要求等，使制度真正成為繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的基本保證。

現(xiàn)代社會發(fā)展要求必須加強(qiáng)繼續(xù)教育檔案管理信息化的建設(shè)。并針對當(dāng)前繼續(xù)教育檔案管理工作中存在的某些問題，制定加大信息化建設(shè)的資金投入、提高管理人員綜合素質(zhì)、加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性、提升對電子文件的監(jiān)管理力度、建立健全繼續(xù)教育檔案管理制度等一系列舉措，為實(shí)現(xiàn)繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)做好必要的準(zhǔn)備。

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