關于高校二級學院教學檔案管理工作的思考

馬蒙蒙

摘 要：高校二級學院教學檔案管理工作是高校二級學院教學管理工作的重要組成部分。本文結合高校二級學院教學管理工作實際，闡述了高校二級學院教學檔案的內容、高校二級學院教學檔案的作用、高校二級學院教學檔案管理工作存在的問題以及加強教學檔案管理工作的措施。

關鍵詞：高校二級學院；教學檔案；管理

教學檔案是學校在教學、科研等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，它真實地反映了學校教學實踐、教學管理、教學科研等活動以及學校教學工作發展的過程和全貌，是教學管理過程的真實記錄，是學校教學管理工作的重要組成部分。

1 高校二級學院教學檔案的內容

1.1 教務管理類材料：包括各學期課程表、調、停課申請材料、教學任務書、期末考試試題審批表和空白試卷、考試安排、監考記錄、考試成績單、成績分析等。

1.2 教學管理與評價類：包括聽課記錄、教師教學質量評價表、教學檢查總結及相關材料、有關教學工作的活動記錄、工作計劃、工作總結、管理規章制度、各種通知等。

1.3 學籍管理類：在籍學生名冊及相關數據、學籍處理審查材料、學生休學、復學、退學、轉學等學籍異動材料等。

1.4 專業建設類：包括專業建設規劃和總結、專業人才培養方案和教學計劃、精品課程建設、教材建設和精品教材有關材料、課程教學大綱、課程和教材建設規劃等。

1.5 實驗與實踐教學類：包括實習基地建設情況、實習總結、實踐教學大綱、實驗室開放管理制度等。

1.6 畢業設計（論文）類：包括畢業設計（論文）有關文件、學生畢業設計（論文）文本、學生畢業設計（論文）總結等。

2 高校二級學院教學檔案的作用

2.1 二級學院的教學檔案是學院對教師進行教學質量評價的主要參考依據。教學質量評價是學院教學質量監控的重要內容，教師教學水平的高低可以通過一系列量化數據反映出來， 學院教學檔案中的數據信息能真實、直觀地反映學院教學質量的高低。如學生的期末考試成績、教學督導的聽課記錄、教師同行評教、 學生網上評教結果等都可以做為學院對教師進行教學質量評價的指標條件。

2.2 二級學院的教學檔案可以為師生的工作或學習需要提供相關證明材料。在教學管理工作中，教學檔案可以證明許多問題。學院教師在評定職稱時，教學檔案可以為其提供所需材料，如歷年教學任務書、工作量、各種教學獎勵、學生評教結果等材料。學院在校生、畢業生在就業、出國留學、考研時需要出示成績證明，可以根據教學檔案的“學生成績單”給予證明。

2.3 二級學院的教學檔案為學院領導科學管理和正確決策提供重要的參考和依據。在教學管理過程中形成的各種統計表、計劃、工作安排、教學總結及報告等教學檔案是歷史真跡的原始記錄，對學院日后的教學管理工作具有很好的參考和利用價值。 教學檔案真實的記述和反映了學院教學管理工作運行的軌跡，是學院重要的信息資源，學院管理層通過參考和研究學院的教學檔案，總結經驗，查找不足，明確目標，從而對學院今后的發展、改革方向做出正確的決策。

2.4 二級學院的教學檔案是學院開展專業評估、國際評估等的基礎和依據。2011年，教育部確定了以學校自我評估為基礎，以院校評估、專業認證及評估、國際評估和教學基本狀態數據常態監控為主要內容的高等教育教學評估頂層設計。學院進行專業評估、國際評估等都需要教學材料等教學檔案作為支撐。專家依據學院提供的教學檔案考查學院過去的工作情況，并作出綜合評價，由此可見，教學檔案完整與否，直接影響著評估的結果。

3 二級學院教學檔案管理工作存在的問題

3.1 二級學院乃至學校對教學檔案管理工作重視程度不夠。 目前，許多院校對教學檔案的重要性認識不足，對教學檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，從而造成對教學檔案管理工作的忽視，比如在教學檔案管理工作上所投入的經費不是很多，教學檔案管理制度不夠健全，有的教學院系甚至沒有配備專職從事教學檔案管理的工作人員，而是讓教學秘書兼職做檔案管理人員，僅僅對教學檔案進行簡單的整理和保存。

3.2 教學檔案管理人員專業水平較低。目前，許多高校二級學院的教學檔案管理人員并不是學習檔案管理專業、受過檔案管理專業培訓的檔案管理人員。而大部分是由其他崗位人員半路出家改行來做教學檔案管理工作的，或者是由教學秘書兼職的，不能擁有充足的時間和精力進行檔案管理工作。他們缺乏先進的教學檔案管理知識，專業技能和業務知識水平較低，教學檔案管理的能力較差，從而嚴重影響了學院教學檔案管理的質量和水平。

3.3 教學檔案管理方式陳舊。現在大多數高校盡管在不斷探索教學檔案新型管理模式，但二級學院對于傳統教學檔案管理方式的依賴程度仍然很高，教學檔案還是以紙質材料為主，對于教學檔案的搜集、管理的工作量還是比較大，工作方式仍比較落后，工作效率有待提高。

4 加強高校教學檔案管理工作的措施

4.1 轉變思想，加強對檔案管理工作的重視。從學院領導到普通教職員工都要充分認識到教學檔案工作的必要性和重要性，把教學檔案管理工作作為一項重要內容來抓，并配備專人負責此項工作。學院可以依據《普通高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》，結合學院的實際情況，制定出學院的教學檔案管理制度或管理辦法，以規范檔案管理工作。

4.2 提高二級學院檔案管理人員的業務素質和專業水平。檔案管理人員的業務素質和專業水平對教學檔案管理工作的質量起著決定性作用。學院的教學檔案管理人員應不斷提高自己檔案管理的相關能力，熟練掌握檔案管理工作規范以及工作流程。學院應為教學檔案管理人員開展有關教學檔案管理方面的業務培訓、并定期組織其去其他院校參觀學習以不斷提高檔案管理人員的業務能力和專業水平。

4.3 不斷加強學院教學檔案信息化建設，逐步實現教學檔案數字化、網絡化管理。二級學院應不斷加強教學檔案信息化建設，這是社會發展的必然趨勢。應用成熟的檔案管理軟件，建立檔案數字化信息數據庫，將傳統的紙質檔案轉化成數字化形式存在的檔案資源，這樣就能夠通過計算機網絡對教學檔案進行收集和管理，實現教學檔案信息資源共享，從而大大提高了工作效率。

參考文獻：

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[2]胡曉靜，朱立.高校二級學院教學檔案管理建設探討[J].中國科技信息，2009（03）.