基于Excel的醫用耗材管理系統開發及應用*

姜茂剛　羅二平　雷 濤　景 達　謝康寧　申廣浩*

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基于Excel的醫用耗材管理系統開發及應用*

姜茂剛①羅二平①雷 濤①景 達①謝康寧①申廣浩①*

[摘要]目的：為促進醫院臨床和科研醫用耗材管理工作，提高統計分析的效率，基于Excel開發自定義醫用耗材分析管理系統。方法：將醫院原系統中的數據導出，利用Microsoft Excel軟件的數據透視表、函數及數據透視圖等功能，對醫用耗材出庫數據進行統計分析。結果：利用Microsoft Excel軟件的數據統計及函數功能制作統計表，繪制統計圖，能夠更加方便、可自定義地對耗材出庫數據進行統計分析。結論：開發的自定義醫用耗材分析管理系統對耗材出庫數據進行統計分析，可彌補原有管理系統的不足，提高耗材管理工作的效率。

[關鍵詞]醫用耗材；統計管理；數據透視表

①第四軍醫大學生物醫學工程學院 陜西 西安 710032

姜茂剛,男,(1987-),碩士，助教。第四軍醫大學生物醫學工程學院，研究方向：醫療衛生裝備。

[First-author’s address]School of Biomedical Engineering,Fourth Military Medical University,Xi’an 710032,China.

目前，醫院醫用耗材的入庫與發放工作多由醫學工程科、設備科或物資采購中心負責，為提高耗材入庫與發放的效率，多數醫院開發、配置了物資管理系統，利用條碼掃描等信息技術對耗材出入庫信息進行登記管理[1-6]。醫院基于“軍衛一號”系統開發配備了物資耗材管理系統，該系統可建立數據字典，利用條碼錄入耗材信息，進行耗材的出入庫登記，對出入庫信息進行統計，導出數據等；還可實現對某耗材的使用量、某科室的耗材使用情況、某配送商的送貨情況等按年、月統計，并具有盤庫、對賬等功能。但該系統只能針對預設定的項目進行統計分析，若實現自定義或復雜的統計分析則較為繁瑣[2，7]。

Excel軟件提供了強大的數據分析統計功能，利用數據透視表可完成相當一部分統計需要[8-9]。2010版Excel軟件最多可存儲1048576行×16384列數據，完全可滿足數據統計分析的需要[10-11]。為此，本研究拓展自定義或復雜的統計分析，將待統計分析的原始數據導出為Excel文件，利用Excel軟件的數據透視表及函數功能對原始數據進行自定義統計分析。

1　調整數據格式

選擇特定時間段內需要統計分析的耗材出庫記錄數據，導出生成Excel文件，該文件的第1行數據一般為記錄的字段名，調整數據表格式，篩選出與統計分析內容相關的字段，剔除干擾字段，以節省系統運行時的開銷，見表1。

表1　調整好格式的數據

2　統計分析

2.1利用數據透視表進行數據統計

任意選中一個單元格，單擊“插入”選項卡下的“數據透視表”，建立一個數據透視表，在該表中可自由組合行字段和列字段，對數據項進行統計，如求和、計數及平均值等[12]。為了統計各科室在某一時間內對耗材的使用情況，在行字段中選中日期，在列字段中選中科室，在數據項中選中出庫金額，軟件自動匯總出結果。可在行字段中選擇需要查看的科室，如圖1、圖2所示。此外，相比軟件提供的分類匯總及數據篩選功能，數據透視表能夠更方便的得到數據統計清單，如為了解各科室每日物資耗材出庫情況，可在行字段中依次選擇日期、科室及物資名稱，在數據項中選擇出庫金額，同時在設計選項卡中選擇“不顯示分類匯總”、“以表格形式顯示”和“重復所有”3個項目標簽，最終得到的數據統計清單如圖3所示。

圖1　選定透視表各字段內容截圖

圖2　科室在某時間段耗材使用情況截圖

圖3　利用數據透視表得到統計清單截圖

2.2利用函數進行自定義統計

為了對耗材使用進行規范、有效的管理，醫院定期對耗材進行統一招標，制定耗材使用目錄，臨床科室須使用中標目錄內的耗材。但在實際工作中，難免會遇到使用目錄外耗材的情況，因此需要對未中標耗材的使用情況進行跟蹤。將一段時間內耗材出庫記錄導出為Excel文件后，根據標識耗材的名稱、規格及廠商等信息，可以從目錄內利用函數進行統計，確定該耗材是否為中標耗材，并利用數據透視表功能匯總出未中標耗材的使用情況。具體做法如下：首先利用“&”運算符將標識耗材的名稱、規格及廠商等字段進行聯合，生成一個新的字段名“標識”，然后利用“VLOOKUP”函數從中標目錄中對該字段進行查找[13]。若有則為中標耗材，否則為未中標耗材，將查詢結果生成字段名“中標”，其函數為“＝VLOOKUP(H2，$K$2：$L$9144，2，0)”，接下來即可利用數據透視表功能對未中標耗材使用情況進行統計。在行字段中選擇科室、物資名稱，在列字段中選擇中標情況，在數據項總選擇出庫金額，得出科室未中標耗材使用情況，如圖4所示。

圖4　匯總未中標耗材使用情況截圖

2.3利用數據透視圖繪制統計圖表

用圖表形式顯示出統計出的結果，可以對數據有更加直觀的認識，更明顯看出數據的分布、趨勢等，還可以對數據進行空間、時間等范圍內進行對比分析，得到一些規律，從而做進一步的數據挖掘和分析[14-15]。除選擇統計好的數據利用“插入圖表”功能繪制圖表外，還可以利用“數據透視圖”直接繪制統計圖。如為了得到不同科室各月份耗材出庫情況，可以在圖例(系列)中選擇科室，在軸(類別)中選擇月份，在數據項中選擇出庫金額，同時設置圖標類型為折線圖，得到的統計圖如圖5所示。

圖5　不同科室各月份出庫情況統計圖

2.4利用工作表保護避免不規范輸入

在日常工作中常需要向臨床科室及代理商獲取耗材的更換、新增及停用等信息，通常可通過匯總收集來的Excel文件實現。但難免會出現改動表格樣式或者輸入數據不符合要求等情況，這些情況可以通過使用Excel的保護工作表及數據驗證功能避免。保護工作表功能可以使用戶只能選定未鎖定單元格輸入數據，無法調整格式等(如圖6所示)。數據驗證可以確保數據輸入格式符合要求，如數字、日期及序列等。

圖6　保護工作表功能圖

3　結語

利用Excel軟件的數據透視表、函數、數據透視圖以及工作表保護等功能，實現了方便的、可自定義的醫用耗材出庫數據統計、圖表繪制以及數據錄入等功能，彌補了原有定制系統的不足，提高了耗材管理工作的效率。由于Excel軟件簡單易學，可操作性強等特點，可作為醫院耗材管理工作中的理想補充工具，并可通過編寫VBA程序等方法進一步實現更復雜的功能[16-17]。

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Development and application of the Excel-based medical disposable materials manage system

/JIANG Mao-gang,LUO Er-ping,LEI Tao,et al//China Medical Equipment,2016,13(3):34-37.

[Abstract]Objective:To promote the management of medical disposable materials and improve the efficiency of statistical and analysis,user-defined system based on Excel was developed.Methods:The original data was exported from the system and analyzed by the PivotTable,function and data perspective of Microsoft Excel.Results:The statistical table and chart generated by the software of Microsoft Excel can realize more convenient and user-defined statistical and analysis of medical disposable materials data.Conclusion:Using the Microsoft Excel to analyze the medical disposable materials data can make up the deficiencies of existing management system and improve the efficiency of the management of medical disposable materials.

[Key words]Medical consumable materials management;Data management;Excel pivot table

收稿日期：2015-06-11

作者簡介

*通訊作者：ghshen@163.com

*基金項目：國家自然科學基金面上項目(81471806)“脈沖電磁場、振動波協同低彈多孔鈦合金修復骨缺損的作用研究”

DOI:10.3969/J.ISSN.1672-8270.2016.03.009

[文章編號]1672-8270(2016)03-0034-04

[中圖分類號]R197.324

[文獻標識碼]A