城建聲像檔案管理芻議

詹潔

摘 要：隨著城市化進程的不斷加快，城市面貌發生了翻天覆地的變化，破舊的城鄉面貌逐漸消失，取而代之的是一座座拔地而起的高樓大廈、方便快捷的信息技術和四通八達的交通網絡。城建檔案工作者應該加強對城建聲像檔案的管理，記錄城市發展的歷史軌跡。主要分析了城建聲像檔案管理中存在的問題，提出了有針對性的管理策略。

關鍵詞：檔案管理；聲像檔案；錄像資料；管理策略

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.06.075

隨著科技的進步和經濟的發展，人們的生活水平和生活質量得到了相應的提高，城鄉面貌發生了巨大的變化。一座城市之所以能夠成為古城，是因為它悠久的發展歷史有據可依，有相應的文獻資料可參考，這就體現了城建聲像檔案的重要性。加強對城建聲像檔案相關工作的管理和監督，能夠確保檔案信息的準確性。

1 城建聲像檔案管理中存在的問題

1.1 政府對聲像檔案管理工作不夠重視

聲像檔案的錄像拍攝需要專業的技術人員，由于政府對檔案管理工作投入的資金有限，檔案部門不能聘請專業的拍攝人員，導致拍攝人員整體技術水平不高；拍攝錄像的裝備不先進，拍攝中出現無用、無效的拍攝鏡頭，拍攝的檔案錄像資料質量較差，從而使拍攝的聲像資料沒有實際用處；沒有專業的編輯人員對所拍攝的聲像檔案資料進行及時的整理，導致檔案丟失或者破損。另外，聲像檔案存放對環境溫濕度有一定的要求。由于資金投入不足，聲像檔案的存放不具備良好的環境，造成聲像檔案資料發霉損壞，從而不能為城市的發展提供完整的歷史資料，聲像檔案也就失去了存在的意義。

1.2 城建聲像檔案資料收集不全面

城建聲像檔案資料收集得不全面，主要原因有以下幾個：①一些建設單位或城建檔案管理部門在拍攝工程檔案時，沒有準確把握城市原貌的拍攝范圍，無法依據拍攝范圍選擇合適的拍攝設備，造成拍攝過程中原貌拍攝難以控制，使得拍攝內容不全面。②城建檔案管理部門沒有深入了解工程項目的開工和建設進度，沒有及時參與工程項目施工過程的拍攝。很多建設單位、施工單位由于沒有有效掌握聲像檔案拍攝的時間、內容、數量等方面的資料，收集的聲像檔案材料沒有記錄開發前的原貌，也沒有對工程項目前、中、后三個環節進行詳細的拍攝，導致工程項目拍攝內容不全面。③有些建設單位基于自身的需求，并沒有將聲像檔案無償交給城建檔案管理部門。這些單位雖然獲得了便利的使用權，但是，由于沒有采用集中的管理模式來統一管理城建聲像檔案，只是將檔案資料散亂地存放于不同的業務科室。這不僅造成聲像檔案資料中照片底片丟失或損壞、一些重要資料遺失等問題，還加大了檔案管理部門對城建聲像檔案資料的收集難度。④受拍攝資金的限制。城建聲像檔案的拍攝需要大量資金，沒有資金的支持就無法實現拍攝的全面化和系統化。

1.3 城建聲像檔案管理缺乏相應的規章制度

完善的規章制度是科學、有效管理聲像檔案的保障。有些城建聲像檔案管理部門由于缺乏相應的聲像檔案管理制度，沒有有效約束檔案管理人員的行為，再加上檔案管理人員在城建聲像檔案的管理和使用上有時處理得不恰當，比如管理人員沒有及時對聲像檔案進行整理和歸檔，管理人員隨意處置聲像資料，聲像檔案管理缺乏良好的環境等，容易造成檔案遺失或破損。

2 城建聲像檔案的管理策略

2.1 提高政府對聲像檔案管理的重視程度

要提高政府對城建聲像檔案管理的重視程度，就要加強對城建聲像檔案資料收集和管理的宣傳。城建聲像檔案的資料收集和管理工作不單單是城建檔案部門的工作，還與政府多個部門存在一定的聯系。因此，政府相關職能部門必須履行與之相關的義務，分擔檔案管理部門的工作，加強各部門間的聯系，確保城建聲像檔案的資料收集和管理工作有序地進行。

2.2 拓寬城建聲像檔案信息的收集渠道

全面、完整地記錄城市發展的歷程，單單靠城建檔案管理部門是不夠的。檔案管理部門的資金、技術、設備和人員有限，收集的資料也有限，因此，城建聲像檔案資料的收集應該面向社會，拓寬信息的收集渠道，全面出擊，通過各種渠道收集信息。比如可以向社會廣泛征集資料，動員全民進行信息的收集。對于城市的重點工程和重點項目，要全方位地收集資料。這些重點工程將對社會的發展產生重要的影響，因此要重點收集。另外，城建檔案管理部門要加強與重點工程施工單位間的聯系，讓施工單位幫忙收集資料，以確保資料的完整性和準確性。

2.3 加大對城建聲像檔案管理的資金投入

城建聲像檔案資料的收集是一個漫長的過程，也是一個龐大的工程。信息資料的收集需要投入大量的資金，以保證城建聲像檔案的信息收集工作正常進行。我們應該加大技術研發力度，運用計算機技術對收集到的城建聲像檔案信息進行系統化處理，并將檔案信息保存在計算機當中，制成電子檔案，避免城建聲像檔案信息丟失，減少信息收集的工作量，從而減少資金的投入，最大限度地提高資金的利用率。當城建聲像檔案的資料收集工作完成以后，要對所收集的資料進行系統化和全面化的整理。這些資料的整理也需要投入大量的人力，因此要對資料的整理人員進行明確分工，將城建聲像檔案資料劃分出區域，并對檔案整理的工作人員進行分組，然后分區域整理檔案資料。資料整理完以后，要輸入計算機中，并進行資料的備份，以建立完整的大檔案資料庫。

2.4 健全城建聲像檔案管理規章制度

城建聲像檔案管理是一個持久而巨大的工程，在檔案的管理工作中難免出現各種問題。因此，針對城建聲像檔案管理工作，我們必須制訂相應的規章制度和法律法規，在城建聲像檔案的管理過程中實施監督，確保每項工作、每個工作細節準確無誤，并且確保城建聲像檔案管理工作在法律的允許范圍之內，使聲像檔案管理工作有法可依，防止檔案丟失，將相應的規章制度落到實處，并制訂相應的實施流程。加強對城建檔案管理人員的培訓，提高他們的思想道德水平，增強其法律意識。對于城建聲像檔案的丟失或者損壞，要有相應的處罰措施，檔案管理人員應該重視對電子檔案的建立和管理，重視檔案的保密工作，以免檔案內容隨意傳播，不利于后期檔案資料的收集和檔案的有序化管理。完善的規章制度是城建聲像檔案規范化管理的理論依據，使檔案管理工作有法可依、有制度可循，有利于檔案管理工作的順利開展。

3 結束語

現代化城市發展迅速，城建聲像檔案是一個城市發展的歷史依據，是城市現代化建設的重要理論依據和參考文獻，使城市的發展有跡可尋、有據可依。當前，在城建聲像檔案管理中仍存在很多問題。為此，在城建聲像檔案的資料收集過程中要號召全民參與；在資料的管理環節，要制訂相應的法律規范，避免在管理時出現資料遺失或者損壞等問題，妥善保管城建聲像檔案。

參考文獻

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〔編輯：劉曉芳〕