再談利用郵件合并功能批量生成準考證

安海軍

摘 要 在日常工作中，我們經常需要制作一些格式相同、數據量非常大的文檔，如準考證、胸卡和畢業證等，如果手工操作，不僅耗時，而且非常容易出錯。Word中郵件合并功能就能輕松解決上述問題，本文就以準考證為例，演示其制作過程。

關鍵詞 郵件合并 數據源 批量生成

中圖分類號：TP391.12 文獻標識碼：A

郵件合并是微軟辦公組件Word中的一項高級功能，利用該功能可以大大地提高工作效率。因此，在現代辦公領域得到了廣泛的應用。2015年河南省中等職業教育測試與考試辦公室統一了公共基礎課水平測試準考證模板，部分學校反映，照片打印不出來。本文以該模板為例，詳細說明帶照片郵件合并功能的運用。

1準備素材

在日常工作中，由于學生重名導致準考證、胸卡甚至畢業證照片貼錯的情況時有發生，在郵件合并過程中，為避免此類情況的發生以及方便校對，我們可以把照片的命名改為“姓名+出生日期”這種形式。另外，照片事先要用圖像處理軟件統一尺寸，并與數據源和主文檔放在同一個目錄下，如：E：＼辦公＼郵件合并。

2準備數據源

數據源就是我們打印證件所需要的數據記錄表，可以是Excel表格、Word表格或者Access數據庫。在本文中，我們采用Excel表格，所需字段包括：姓名、性別、學籍號、身份證號、班級、考點、考場、座號和照片等。數據源格式見圖1。

在數據源中，照片一欄并不是插入學生的實際照片，而是輸入學生照片的路徑和名字，因手工輸入路徑和照片名太繁瑣，容易出錯，我們通過公式來完成，在K2單元格輸入“=L2&E2&MID（J2，7，8）&".jpg"”，敲回車鍵即可得到“E：＼＼辦公＼＼郵件合并＼＼段玉19971109.jpg”，余下學生的此項內容可以通過拖動填充柄來完成。

其中，MID（ ）是Excel函數，它的功能是從一個文本字符串的指定位置開始，截取指定個數的字符。本例中MID（J2，7，8）是指從身份證號第7位開始，連續截取8位，得到學生的出生日期。

3建立主文檔

在本例中，我們選用A4紙輸出，每張顯示4個學生的準考證。首先啟動Word2010，在“頁面布局”選項卡“頁面設置”組中設置頁邊距：上下邊距均設為1.8CM，左右邊距均設為0.7CM，在“分欄”項中設置為2欄。然后插入表格，以全省統一的公共基礎課水平測試準考證模板為依據，調整好表格的樣式和大小。

4將數據源合并到主文檔中

4.1鏈接數據源

打開主文檔，選擇“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”下拉列表中選擇“目錄”，這一步是關鍵，否則，我們無法實現一頁多證的制作。

然后，點擊“選擇收件人”按鈕，在下拉列表中選擇“使用現有列表”，打開選取數據源對話框，找到“2014級文化課統考名單”工作簿文件，選擇打開，在“選擇表格”對話框中單擊第一個工作表。此時，主文檔與和Excel數據源已經建立了鏈接。

4.2插入合并域

插入合并域就是將數據源中的數據插入到主文檔的適當位置。域就是一段程序代碼，在文檔中顯示的內容就是域代碼運行的結果。

首先我們將光標定位到主文檔“姓名”后面的單元格中，然后切換到“郵件”選項卡，在“編寫和插入域”組中單擊“插入合并域”按鈕，從彈出的合并域列表框中選擇“姓名”。重復上述步驟，將其他數據域依次插入到主文檔相應的位置。

4.3插入圖片

首先鼠標單擊準考證上顯示照片的單元格，然后單擊“插入”選項卡，在“文本”組中單擊“文檔部件”按鈕，在其下拉列表中選擇“域”。在彈出的域對話框中選擇“IncludePicture”域名，域屬性中輸入“照片”兩字，按“確定”按鈕。

這一步是關鍵步驟，為照片控件與Excel表格中的照片列建立關聯，按Alt+F9切換到域代碼查看方式，選中代碼中“照片”兩字，用“插入合并域”中的“照片”域替換。

再次按Alt+F9切換域代碼，調整照片控件的大小。單擊“完成合并”按鈕，選擇“編輯單個文檔”命令，在彈出的“合并到新文檔”對話框中，選擇“全部”命令，單擊“確定”按鈕，稍等片刻，準考證就會按照每頁4個的排版方式整齊地呈現在我們面前了。但是，照片仍沒有顯示出來，此時我們按 Ctrl+A全選文檔，再按F9更新，照片就會全部顯示出來。見圖2

至此，帶照片郵件合并的基本方法已經介紹完了，在日常工作中，我們還會遇到許多諸如此類的問題，都可以依葫蘆畫瓢來完成，從而降低工作強度，起到事半功倍的效果。