試論環(huán)保檔案信息數(shù)字利用在環(huán)境管理的實際效益

張鵬　郭秋菊

摘 要 本為主要闡述環(huán)保檔案信息數(shù)字利用，在環(huán)境管理中的快捷、準(zhǔn)確性特點，對環(huán)境管理，政策的制定，污染仲裁起到的作用。

關(guān)鍵詞 信息數(shù)字 管理效益

中圖分類號：G270.7；D63 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1環(huán)保檔案信息數(shù)字化資源開發(fā)是環(huán)保領(lǐng)域新變化的必然趨勢

隨著環(huán)保事業(yè)發(fā)展的腳步，環(huán)保檔案信息數(shù)量越來越充實，載體形式越來越豐富。隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子檔案材料已開始成為檔案較普通的載體形式，搭建起查閱檔案的理想平臺，通過提高文檔資料的開放度和易用性、提高環(huán)保檔案服務(wù)的技術(shù)含量等措施，充分利用計算機(jī)的檢索能力，縮短了檔案查找的時間，簡化了查詢手續(xù)，提高了文檔服務(wù)效率，同時減輕了管理人員的工作量，電子檔案材料已開始成為檔案較普通的載體形式。隨著環(huán)保檔案工作領(lǐng)域的這些新變化，既給環(huán)保檔案部門帶來了生機(jī)與活力，同時更多的是挑戰(zhàn)。只有加快現(xiàn)代化管理的步伐和水平，對這些在環(huán)保活動中所產(chǎn)生的大量的專業(yè)性強(qiáng)、信息量大、載體新型的環(huán)保檔案材料的有效管理，才能使環(huán)保檔案工作跟上環(huán)保事業(yè)的發(fā)展步伐，跟上信息管理現(xiàn)代化的步伐。就目前而言，關(guān)鍵就是首先要加強(qiáng)對環(huán)保檔案信息的數(shù)字化管理工作。

2環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理的內(nèi)容

（1）采用適用本單位的環(huán)保檔案信息數(shù)字化軟件平臺是環(huán)保檔案管理的前提。環(huán)境監(jiān)測中大量的電子文件產(chǎn)生以后，軟件平臺是首先需要解決的問題。環(huán)保檔案部門對于軟件平臺的選用大致有幾種代表性的方案：軟件公司合作開發(fā)、選用國家環(huán)保局推薦的文檔一體化系統(tǒng)軟件、選用當(dāng)?shù)貦n案局推薦的檔案管理軟件。

（2）收集歸檔工作是環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作。

①檔案部門加強(qiáng)對電子文件的前端控制意識，針對存在辦文部門隨意處置電子文件，或是形成的電子文件處于自生自滅狀況，或由于忘記存盤、意外刪除、系統(tǒng)崩潰、病毒侵?jǐn)_等危險之中而丟失文件，建立相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)備份檔案。使檔案部門收集檔案及時、完整，避免了電子檔案收不到或不全現(xiàn)象發(fā)生。

②收集電子檔案時，在與紙質(zhì)文件對照驗收時發(fā)現(xiàn)有些電子文件與紙質(zhì)文件不一致，有些不是經(jīng)過審批的最終版本，使檔案部門收集不實。因此，建立了相應(yīng)的電子文件的收集制度，做好對電子文件內(nèi)容、原始性、保存、識讀有關(guān)的技術(shù)狀況的鑒定工作，剔除不應(yīng)歸檔的電子文件，對重要文件則應(yīng)打上歸檔標(biāo)記。做好收集歸檔工作中要預(yù)防數(shù)據(jù)丟失和泄密，要注意對傳輸過程中的保密工作。

③重視備份且異地保存，根據(jù)具體情況選擇不同的備份檔案（或全備份、差量備份、增量備份；或?qū)崟r備份、定期備份；或在線備份、離線備份；或人工備份、自動備份）。以避免因系統(tǒng)癱瘓或硬盤、服務(wù)器等硬件系統(tǒng)的意外損壞而使數(shù)據(jù)庫全軍覆沒。

④在實際工作中，數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須遵守國家、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》、《環(huán)境保護(hù)檔案管理數(shù)據(jù)采集規(guī)范》、《環(huán)境保護(hù)檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等行業(yè)頒布的各類標(biāo)準(zhǔn)以及國際和國內(nèi)通用的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議和格式、數(shù)據(jù)加工等標(biāo)準(zhǔn)原則與要求。

3環(huán)保檔案信息數(shù)字化在呼倫貝爾市環(huán)保管理的作用

（1）了解環(huán)保檔案信息數(shù)字化的價值和作用。《檔案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”但了解檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去了保存的意義。而只有通過環(huán)保檔案的利用和開發(fā)，才能了解環(huán)保檔案的價值。數(shù)字化管理的出發(fā)點和最終目的是以快捷準(zhǔn)確的方式滿足利用者的需要，提高環(huán)保檔案的社會利用價值。

（2）檔案部門轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，將工作重點由傳統(tǒng)的紙張整理轉(zhuǎn)向檔案信息數(shù)字化的重組和創(chuàng)新。進(jìn)一步拓寬環(huán)保檔案數(shù)字信息利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮環(huán)保檔案的價值和作用。使環(huán)保檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮，使環(huán)保檔案信息與最新技術(shù)接軌，多利用計算機(jī)豐富的圖表處理軟件和多媒體技術(shù)等對數(shù)字化的環(huán)保檔案信息進(jìn)行二次、三次開發(fā)并通過建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)為用戶提供高效便捷的環(huán)保信息。總之，準(zhǔn)確系統(tǒng)的環(huán)保檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮其數(shù)字化管理的時效性特點，以滿足環(huán)保工作的決策部門、各類專業(yè)人員以及社會各方面對環(huán)保檔案信息的不同要求，開發(fā)利用環(huán)保信息數(shù)字獲得了社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是環(huán)保檔案工作的實績。

4環(huán)保檔案信息的數(shù)字化管理隊檔案人員的要求

環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理對于環(huán)保檔案工作者提出了更高的要求：熟悉環(huán)保檔案管理業(yè)務(wù)；精通計算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)；能了解和把握運行過程中出現(xiàn)的各種技術(shù)問題；具備較高的政治覺悟和良好的職業(yè)道德；能對數(shù)字化檔案的安全保管具有高度的責(zé)任感和保密意識等等。當(dāng)然，環(huán)保檔案人員隊伍能增加新生力量，有掌握數(shù)字化管理中隊技術(shù)的采用發(fā)揮“關(guān)鍵性作用”的人才則是對環(huán)保檔案事業(yè)發(fā)展的動力，如果環(huán)保檔案工作者能夠了解電子文件管理系統(tǒng)運行的基本原理，懂得檔案信息管理和信息服務(wù)的具體政策，就有能力參與設(shè)計有利于檔案盒信息管理的系統(tǒng)。這樣就可以解決由信息技術(shù)人員獨立或主持下開發(fā)的環(huán)保檔案管理系統(tǒng)存在的“業(yè)務(wù)性”漏洞和差錯。使環(huán)保檔案數(shù)字化管理更加完善，更加人性化。

綜上所述，環(huán)保檔案數(shù)字化的重要，也說明了環(huán)保數(shù)字檔案利用工作的一個側(cè)面，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，以利進(jìn)一步加強(qiáng)環(huán)保檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為環(huán)保管理部門、各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。