對高校學(xué)院辦公室工作中“小事”的思考

【摘要】高校學(xué)院辦公室工作要處理很多“小事”，而一些“小事”處理不好，往往會(huì)產(chǎn)生不良影響，甚至造成嚴(yán)重后果，工作人員務(wù)必要培養(yǎng)“細(xì)、嚴(yán)、實(shí)”的工作作風(fēng)，強(qiáng)化責(zé)任感和使命感，提高工作效率和效果，確保大事不誤、小事不漏，樹立良好形象，增強(qiáng)工作合力。

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)院辦公室 工作作風(fēng)

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）03-0084-01

高校學(xué)院辦公室是對學(xué)院各項(xiàng)工作實(shí)施管理的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，發(fā)揮著上情下達(dá)、下情上報(bào)、左右協(xié)調(diào)的橋梁紐帶作用，其工作既包括學(xué)科評估、項(xiàng)目申報(bào)、財(cái)務(wù)管理等“大事”，也包括發(fā)布通知、保管會(huì)議室鑰匙、接電話等“小事”。在實(shí)際工作中，一些“小事”處理不好，往往會(huì)產(chǎn)生不良影響，甚至貽誤工作、損害形象、影響全局。

一、學(xué)院辦公室工作中的“小事”

1.發(fā)布通知。學(xué)校涉及教師參與的各項(xiàng)工作，都要經(jīng)由學(xué)院辦公室通知傳達(dá)，發(fā)布通知，是學(xué)院辦公室的一項(xiàng)常規(guī)性工作。很多人認(rèn)為發(fā)通知就是把事情告知相關(guān)教師，是一件簡單的“小事”，但這件“小事”卻會(huì)因不同的做法而得到不同的效果。比如傳達(dá)某個(gè)項(xiàng)目申報(bào)通知，僅泛泛通知，教師可能出于各種顧慮，無人申報(bào)，如果在廣泛通知的基礎(chǔ)上有針對性的對個(gè)別教師重點(diǎn)通知，則會(huì)大幅度提高申報(bào)數(shù)量和質(zhì)量；邀請外單位專家來訪，僅簡單說明會(huì)見地點(diǎn)，對方不熟悉學(xué)校環(huán)境，可能會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間尋找，如果附上方位圖，則能節(jié)省對方時(shí)間，也能確保對方按期到達(dá)；時(shí)間間隔較長的事件，臨近節(jié)點(diǎn)時(shí)再通過電話或短信提醒，以免對方事務(wù)繁多而遺忘；比較重要的事件，通過郵件、電話、短信等多渠道通知，確保對方及時(shí)獲悉。通知，絕不是簡單的告知，多做一步、多從對方角度考慮，則能確保通知的時(shí)效性和有效性，從而更好的推動(dòng)后續(xù)工作開展。

2.報(bào)送材料。一些辦事人員認(rèn)為報(bào)送材料就是將要求收集的材料在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交至指定部門，單純的“一收一交”，看似完成了任務(wù)，然而實(shí)際上，多數(shù)報(bào)送的材料需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱或?qū)＜以u審，如果在報(bào)送之前再仔細(xì)檢查一遍有無錯(cuò)別字，并調(diào)整行間距、字體字號等使頁面美觀，則可以給領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜伊粝潞糜∠螅岣卟牧系恼J(rèn)可度。另外，如果報(bào)送的材料經(jīng)過了多次修改，則要確保報(bào)送的是最終版本，并要保證紙質(zhì)材料和電子版本的一致性。報(bào)送材料，看似簡單的“小事”，不注重細(xì)節(jié)，即使材料本身內(nèi)容再好，一樣會(huì)前功盡棄。

3.撰寫文稿。辦文是辦公室工作的重要任務(wù)，小到事務(wù)通知、大到總結(jié)報(bào)告，都需要由辦公室的工作人員起草撰寫。在文稿撰寫的過程中，一些辦事人員對結(jié)構(gòu)框架、遣詞造句非常重視、反復(fù)推敲，卻忽視了錯(cuò)字別字、標(biāo)點(diǎn)符號等“小事”。文稿的結(jié)構(gòu)框架、遣詞造句固然重要，但出現(xiàn)錯(cuò)別字、用錯(cuò)標(biāo)點(diǎn)符號等，則會(huì)大大降低文稿水平，如果在文稿的標(biāo)題、首段等關(guān)鍵地方出現(xiàn)錯(cuò)別字，不僅鬧了笑話，還會(huì)使學(xué)院形象受損，“小事”變成“大事”。

4.公共物品管理。學(xué)院的會(huì)議室、電腦、投影儀、照相機(jī)等公共物品的使用和管理，通常由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)，這又是一件看似簡單的“小事”：誰用誰登記，用完了還回來。然而在實(shí)際工作中，可能會(huì)遇到使用時(shí)間沖突、過期不歸還、歸還的物品有損壞等情況，如果登記時(shí)過于簡單，或者物品歸還的時(shí)候沒有檢查是否完好，遇到上述情況就不好處理了。學(xué)院應(yīng)由專人負(fù)責(zé)公共物品的管理及使用，每學(xué)期初對公共物品核實(shí)無損壞后，建立登記臺(tái)帳，需要使用公共物品的教職工提前申請，物品借出時(shí)需登記使用人姓名、借出物品、借出時(shí)間等，如果是學(xué)生借出還應(yīng)登記其聯(lián)系方式或?qū)熜彰褂猛戤吋皶r(shí)歸還，歸還時(shí)負(fù)責(zé)人應(yīng)檢查物品的完好性。上述程序看似繁瑣，實(shí)則保證了國有資產(chǎn)的安全，必不可少。

二、“小事”與工作作風(fēng)

天下大事必作于細(xì)，細(xì)微之處見精神、見真功。學(xué)院辦公室工作要處理很多日常“小事”，“小事”處理不好，往往會(huì)產(chǎn)生不良影響，甚至前功盡棄，造成嚴(yán)重后果。因此，學(xué)院辦公室工作人員務(wù)必要培養(yǎng)“細(xì)、嚴(yán)、實(shí)”的工作作風(fēng)，即“細(xì)心、細(xì)致、精細(xì)，嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格、周嚴(yán)，踏實(shí)、誠實(shí)、實(shí)干”，將每件平凡小事、每個(gè)工作環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)都處理妥當(dāng)。

1.細(xì)心、細(xì)致、精細(xì)

細(xì)心、細(xì)致、精細(xì)的工作作風(fēng)要求工作人員了解情況要細(xì)、謀劃工作要細(xì)、組織落實(shí)要細(xì)。在了解情況中，要舉一反三，收集、掌握各種可能需要的信息。在謀劃工作中，要加強(qiáng)計(jì)劃性，減少隨意性；加強(qiáng)科學(xué)性，減少盲目性。在組織落實(shí)中，既要有任務(wù)指標(biāo)，又要有操作方法；既要有時(shí)效要求，又要有檢查辦法。在工作的每個(gè)環(huán)節(jié)中，都必須認(rèn)真細(xì)致，無論是起草、校對文件，還是統(tǒng)計(jì)數(shù)字、受理電話，都不能有絲毫的含糊和粗枝大葉，工作不能只圖快，而應(yīng)精雕細(xì)刻，堅(jiān)決杜絕“馬大哈”作風(fēng)。

2.嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格、周嚴(yán)

嚴(yán)謹(jǐn)，是指在說話、辦事、寫作、匯報(bào)等方面，堅(jiān)持嚴(yán)肅謹(jǐn)慎的態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)，以事實(shí)為依據(jù)，不胡編亂造；了解清楚事情的前因后果、來龍去脈，不盲目從事。嚴(yán)格，是指以工作紀(jì)律和規(guī)章制度嚴(yán)格要求自己，一絲不茍，決不降低工作標(biāo)準(zhǔn)。周嚴(yán)，是指對工作考慮得周到嚴(yán)密，認(rèn)真分析各種可能出現(xiàn)的問題并做好預(yù)案，不限于簡單的完成任務(wù)。

3.踏實(shí)、誠實(shí)、實(shí)干

踏實(shí)，指不浮躁，忠于職守、愛崗敬業(yè)，腳踏實(shí)地地干好本職工作，用優(yōu)質(zhì)服務(wù)贏得師生員工的支持與信任。誠實(shí)，指在工作中，如實(shí)反映成績和錯(cuò)誤，杜絕捕風(fēng)捉影、生編硬造、掩蓋矛盾、弄虛作假、文過飾非等不良習(xí)氣。實(shí)干，指求真務(wù)實(shí)，將上級精神與學(xué)院實(shí)際緊密結(jié)合，扎扎實(shí)實(shí)地開展工作，在落實(shí)和效果上下功夫，而不滿足于表面上的轟轟烈烈。

在學(xué)院辦公室的工作中，沒有絕對的大事、小事之分，大事中有許多小事不能忽視，小事中存在的責(zé)任非常重大。細(xì)微可不慎，堤潰自蟻穴。任何事情的發(fā)展都是量變到質(zhì)變的過程，困難的命題需要一步步細(xì)微的推敲才能證明，碩大的工程需要一磚一瓦日積月累才能完成。學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該堅(jiān)持以學(xué)校、學(xué)院的事業(yè)為重、以師生員工的利益為重，從大事著眼、從小事著手，培養(yǎng)“細(xì)、實(shí)、嚴(yán)”的工作作風(fēng)，強(qiáng)化責(zé)任感和使命感，提高工作效率和效果，確保大事不誤、小事不漏，樹立良好形象，增強(qiáng)工作合力。

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作者簡介：

馬慧（1984年1月-），女，漢族，陜西西安人，碩士，工程師，研究方向：高等教育管理。