高校實驗室資產管理內部控制環境優化

覃　馮， 黃善斌， 廖安平

(1. 廣西民族大學 設備實驗管理處， 廣西 南寧　530006;(2. 廣西民族大學 化學化工學院， 廣西 南寧　530006)

?

高校實驗室資產管理內部控制環境優化

覃馮1， 黃善斌1， 廖安平2

(1. 廣西民族大學 設備實驗管理處， 廣西 南寧530006;(2. 廣西民族大學 化學化工學院， 廣西 南寧530006)

高校內各部門經濟活動隨著市場經濟的發展日益增多，管理模式也發生了深刻的變化，實驗室資產管理內部控制環境普遍較差，內部控制的設計和標準不夠清晰。該文分析了我國高校實驗室資產管理存在的問題，針對我國高校實驗室資產管理內部控制現狀，從業務治理與環境優化層面對我國高校實驗室的內部控制進行了研究。

實驗室管理； 資產管理； 內部控制

為了調和滿足教學和科研需要而不斷擴大的實驗室資產購置規模與相對緊缺的高校實驗室建設經費之間的矛盾，如何提高實驗室資產的管理效率、增加儀器設備的利用率，發揮實驗室資產最大的功能，成為高校實驗室資產管理部門內部控制中的一個重要課題。

1　高校實驗室資產管理存在問題分析

1.1實驗室資產管理意識淡薄

多數實驗室只盼望每年學校及上級部門能給實驗室建設投入更多的經費，一味追求實驗設備的增加和資產份額的提升，實驗室資產管理上出現“重投資、輕管理”的現象，對資產設備的管理不夠重視，如不了解設備使用現狀：在用、閑置、待報廢、已報廢等，導致設備作用不能得到充分發揮，資源難以共享，存在重復購置的情況。有的實驗室購置設備前沒有經過嚴格論證和調研，沒有進行設備折舊和成本核算，導致一些設備提前淘汰，造成巨大資源浪費。

1.2管理技術及手段落后，權責不明晰

雖然高校都已通過計算機輔助管理實驗室資產，但幾乎都使用單機版的資產管理軟件，且停留在登記和打印賬和卡的初級使用階段，資產管理信息共享平臺沒有建立起來，各使用部門的資產管理員無法通過獨立賬號登錄資產管理系統，無法內部調度設備來擴大共享服務，制約了部門內各實驗室設備的利用率。雖然多數高校都成立了專門管理固定資產的職能部門負責統一管理全校資產，但由于資產管理性質為二級管理，很多情況下賬、卡、物的管理是分開的，使用部門負責卡和物的管理，資產管理職能部門只關心賬上資產，往往認為只要資產賬面正常就已達到管理的目的，對于卡和物疏于管理，容易造成權責不明確。

1.3流動資產管理重視度不夠

隨著高校改革深化推進，資產管理部門分分合合，部門職能不斷變化，但資產管理制度的修訂往往滯后，造成資產管理工作流程缺乏規范，沒有規范和標準的約束，使用部門內部各實驗室之間資產調撥中往往忽視辦理資產轉移及調撥手續；捐贈資產也屬于高校實驗室資產，但由于發票等單據不齊全，且接收捐贈資產的部門沒能及時辦理入賬手續，導致物多于賬，存在資產賬面流失現象；高校人事調動中沒有及時辦理資產移交手續，甚至根本不辦理資產移交接手續，造成高校實驗室資產流失嚴重；報廢和外調資產缺乏嚴格審核，賬有物無現象也較為常見[1]。

1.4管理制度實施不好，忽視資產復核

資產管理體系不健全，管理制度得不到落實，容易導致資產管理混亂；由于資產管理職能部門沒有及時完善資產管理制度，容易導致固定資產入賬不及時，賬物無法實時一致；保管和丟失賠償制度名存實亡，有制度但不執行，資產丟失毫無追責意識；報廢流程復雜，報廢工作難以推進。高校資產管理職能部門對實驗室資產價值認定缺乏折舊復核觀念，實驗室資產價值從入賬到報廢沒有任何變化，由于實驗室資產折舊是客觀事實，實驗室資產賬也理應需要折舊復核，認定資產價值一成不變的做法容易導致高校固定資產的真實性大打折扣[2]。

2　優化高校實驗室資產管理內部控制環境的必要性

2.1科學規劃實驗室結構形式的需要

目前，高校實驗室資產管理的形式主要還是校院二級管理，但多側重于院內教研室、課題組等以課程內容設置劃分的分散式管理。此類實驗室結構存在資產功能發揮不全、設備利用率低、實驗室功能單一等弊端，究其原因就是其定位為自我服務型，過分追求小而全的發展。這與高等教育有限的資源條件矛盾極大，所以要促進實驗室建設與學科發展、教育改革、科學研究之間相輔相成的局面，高校在實驗室結構布局時就必須努力破除院系堡壘，構建實驗室大平臺，如學校集中投入的全校性的基礎實驗平臺，由校、院兩級共組多學科共享的實驗教學中心，專款專項服務重點學科、重大科研的重點實驗室。通過全校范圍內科學、優化重組，實現有限資源合理配置和共享，穩步提高實驗室資產利用率[3]。

2.2推進管理網絡化，實現資產計劃管理的需求

為了實現實驗室資產管理快捷、便利的網上信息查詢、網上使用預約、網上報損保修、網上采購審批等功能，高校應該努力建立資產網絡化管理信息系統并融入校園網。對各級管理員設置相應權限，校級資產管理部門可以對全校資產集中管理和實時監控，院級資產管理員可以跨教研室、課題組了解全院實驗室所有資產運行狀況。實現校級或院級實驗室資產相應的調度和配置，不斷擴大全體或部分實驗室資產共享的服務面，從而克服封閉管理、信息不暢給實驗室資產利用率帶來的影響。此外，實驗室資產在購置、功能開發、使用服務過程中都要做論證及階段性評估，根據學科發展和教學科研計劃性地完成實驗室資產的管理，實現全校經費的科學投資及實驗室資產效益的充分發揮。

2.3完善激勵和約束機制的需要

受傳統資產管理思想影響，學校對資產的管理往往流于形式，只應付上級的監督和檢查，資產管理的具體問題不能及時解決處理，盡量回避制度的執行，學校實驗室資產管理內部控制制度頻頻失效。由于多數高校忽視實驗室資產管理，人事編制上壓縮實驗室資產管理人員、實驗室資產管理人員由兼職短期工代替，常見的現象是專職教師兼職實驗室資產管理人員，而全職實驗室資產管理人員寥寥，因而對實驗室資產管理人員的專業技能、職業道德、待遇保障、業績考核等方面很難形成一套完善的機制和制度。同時，學校領導和實驗室資產管理人員有義務對不合理、不合法的業務采取“零容忍”的做法，從學校內部加強監督和約束職能。高校實驗室資產管理只有得到及時的激勵和約束，才能更好地將高校資產管理工作落到實處

2.4完善審批程序，強化授權控制的需要

高校實驗室資產管理必須建立嚴格的資產處置業務授權及審批制度，明確審批人對資產處置業務的審批權限。校級、院系級、科室級資產管理層必須在授權范圍內行使相應職權。對于一般的資產處置業務，如院系、教研室、實驗室、科室間資產購置中配備標準的審批核實，資產使用后的驗收入庫，資產調撥、報損、丟失盤虧及賠償等，應該承認國有資產管理部門的一般審批方式有利于強化部門負責人對資產業務處置的責任，集中資產管理，改變政出多門、多重標準的狀況，對于提高業務效率有一定作用[4]。其次，當高校某項重大資產處置業務的數額超過校內國有資產管理部門領導的批準權限時，必須經由學校領導班子集體決策和審批，甚至必須上報教育主管部門和上級財政部門審批，嚴防挪用、貪污、轉移、侵占國有資產的現象發生。如批量總額巨大的資產報廢業務，超過10萬元的報廢權限只有上級財政部門才能審批。

3　高校實驗室資產管理內部控制環境優化途徑

3.1加強高校預算編制控制

預算管理是高校實驗室資產管理內部控制發揮作用的一個關鍵方面，也是高校國有資產管理部門發揮作用的一個重要環節。面對較為緊張的高校辦學經費投入，很多高校不得不采用拆東墻補西墻的方法編制財務預算。學校各項業務活動發生的所有資產變動都應囊括在學校編制的預算內，如購買、捐贈、報廢、報損、遺失等，同時學校的年度財務預算應與教育主管部門和上級財政部門批準的部門預算在收支口徑上保持一致[5]。所以高校職能部門應在全面了解全校實驗室發展現狀的基礎上，不斷調整實驗室建設預算編制形式，提升預算編制的科學性。同時，在審核實驗室建設預算編制的方法上，高校職能部門不能盲目上馬項目，應建立健全專項資金項目論證會制度，克服論證片面性和個人包辦的弊端，加強集體決策。其次，要對專項實施全過程開展必要的跟蹤控制，努力避免重復購置、資源獨享等浪費現象對學校和國家利益的損害，抑制院系堡壘和挪用侵吞等不正之風的蔓延。再者，要加強學校各部門的密切合作，實驗室管理的職能部門應提高對各實驗室項目執行的管理工作，及時公開實驗室預算執行等財務信息，增強信息透明度，進一步完善民主監督的長效機制。最后，積極探索建立相應的風險評估制度，制定出科學、合理、可行的風險評估指標，盡量降低或消除各項風險對學校經費投資的不利影響。

3.2堅持動態化實時管理模式

高校應該勇于探索和積極籌備虛擬的資產管理中心，實時監控及統計全校儀器設備的信息，目的是為將基于網絡化管理采集到的資產數據用于統計、分析和幫助學校科學決策，為職能部門編制預算、規劃和建設做好參謀、調度。同時，高校實驗室應該重視資產的動態管理，建立和保存實驗室電子檔案，對實驗室資產進行合理分類和統籌管理，為學校實驗室的規劃和建設提供合理的數據支撐，如實驗室固定資產、低值耐用品、實驗耗材等信息統計和記錄信息。其次，應該提升實驗室資產管理技術水平，學習先進的管理理念，充分利用現代管理技術，開發適合學校實際發展狀況的數字化校園系統，實現實驗室資產信息網絡化管理，如使用網絡版的實驗室資產管理軟件并設置分類用戶及權限，促使實驗室資產管理從分散管理向遠程和集中式管理轉變，并進一步促進實驗室資產信息公開化，提升儀器設備的利用率和共享率。再者，采用科學條形碼、二維碼技術，利用數據采集器為實驗室資產管理人員對各種實驗室數據進行采集和處理降低困難和提高工作效率，將實驗室資產管理工作引導到科學化、規范化和制度化的發展軌道。最后，每年實驗室資產的賬物清查盤點也是必不可少的，要將校、院兩級的自查規范化、常態化，保證實驗室資產信息常變常新。

3.3健全實驗室人事管理機制

高校組織及人事部門在編制實驗室用人計劃、建立實驗室人員晉升標準及程序、制定實驗室人員績效評定及考核與獎懲制度等工作中，應該深入研究“實驗室崗位人員勝任能力如何”、“實驗室專/兼職人員規模是否適應高校實驗室發展需求”等問題，因為選好、用好實驗室管理人員是建設高水平實驗室的基礎，所以應該盡量確保實驗室管理人員全職化、固定化。實驗室資產管理人員的內控意識也必須提高，高校實驗室管理職能部門要不斷創新資產管理人員培訓方式和加大培訓力度，只有提高執行者的職業素養和法制觀念，才能從源頭杜絕或降低實驗室資產管理中不合理、不合規甚至違法的行為，更要鼓勵他們積極參與到內部控制制度的建立和完善中去，最大限度地發揮他們忠于職守的作用[6]。隨著高校實驗室資產規模的快速擴大及科技化水平的提升，實驗室資產管理人員職業發展趨勢也可能向復合型人才轉變，他們的工作職能也必須由統計核算型向經營管理型跨越，因此，人事管理中應重視對他們的定期培訓和終身學習規劃，確保人、事齊頭并進發展。執行者規范執行的自覺度更與他們的人格的誠信和道德品質的培養緊密關聯，所以，要營造良好的實驗室資產管理內部控制環境，離不開高校對全體教職員工德育教育的實施。

3.4維護內部審計的獨立性和強制性

高校內部審計應具有強制性，首先，高校應合理設置內部審計組織，并保證內部審計部門的相對獨立性，確保其審計行為的權威性，校內任何組織和個人不得凌駕于內部審計職能之上，因為內部審計屬事前監督，更能夠從根源上有效預防高校內腐敗事件的發生，同時彌補了學校黨委和紀委事后監督和處罰的缺陷。其次，高校必須明確內部審計部門的職責權限，規范內部審計的程序、方法和要求，并建立和完善內部審計制度，用于指導和規范各類內部控制活動，保障制度能夠約束和監督各項活動及各類人員。對于強制審計和制

約領導干部違規干預內部審計的行為，學校領導更要倍加重視內部審計工作，大力支持、親自過問、認真批閱并自覺服從和積極配合制度的管理。對實驗室資產管理的內部審計的監督必須是全過程的，應該參與到實驗室建設項目申請、可行性論證、項目決策、招標采購訂合同、供貨驗收及實驗室資產處置的各個環節(包括入庫、調撥、報損、報廢)，實施全方位監督。此外，高校內各部門之間要齊心協作，齊抓共管[7]。實驗室管理職能部門和國有資產管理部門要及時通報實驗室建設項目及實驗室資產處置進度，方便審計部門及時監督，財務部門也應該向實驗室管理職能部門和國有資產管理部門通報項目經費余額及資產賬戶變動情況，保證校內各部門資產信息的公開化和對稱性。

References)

[1] 黃婧.高校實驗室固定資產管理中存在的問題及對策[J].機械管理開發,2006(2)：155-156.

[2] 何勤.高職院校實驗室固定資產管理存在的問題及對策[J].經濟研究導刊，2013(14)：240-242.

[3] 邱均成,彭世金,肖薇.高校實驗室設備利用率的研究與探討[J].成都電子機械高等專科學校學報,2005(4)：57-60.

[4] 翟志華.改進高校內部會計控制的建議[J].生產力研究,2007(24)：143-145.

[5] 張天偉,曲紅.高校財務管理內部控制淺析[J].財會通訊，2012(23)：88-89.

[6] 方蕓,李建元.高校內部控制評價研究：模糊層次綜合評價法的運用[J].財會通訊,2013(34)：40-42.

[7]郭業軍,郭維菊,齊艾玲.加強高校基建財務內部控制和風險防范[J].會計之友，2011(28)：67-68.

Optimization of internal control environment in laboratory asset management of colleges and universities

Qin Feng1, Huang Shanbin1, Liao Anping2

(1. Equipment and Laboratory Management Department,Guangxi University for Nationalities,Nanning 530006, China；2. School of Chemistry and Chemical Engineering, Guangxi University for Nationalities, Nanning 530006, China)

With the development of market economy, the economic activity has progressively increased in departments of colleges and universities,and profound changes have taken place in the management mode,but internal control environment in laboratory asset management is generally poor, and the design and standard are not distinct enough.This article analyses the problems in laboratory asset management of Chinese colleges and universities. Aiming at the present situation of internal control environment in laboratory asset management of Chinese colleges and universities, this article also discusses the internal control environment in laboratories of Chinese colleges and universities from the aspects of the business governance and the optimization of environment.

laboratory management; asset management; internal control

DOI：10.16791/j.cnki.sjg.2016.01.069

2015- 06- 03

廣西高校人才小高地建設創新團隊資助項目(桂教人[2011]47號)；廣西高等學校特色專業及課程一體化建設項目(GXTSZY008)

覃馮(1982—)，男(壯族)，廣西宜州，工程師，廣西民族大學設備實驗管理處實驗室管理科科長，碩士，從事實驗室建設與管理研究

E-mail：qinfengxiren@126.com

廖安平(1964—)，男，廣西興安，教授，廣西民族大學黨委組織部部長，從事黨政及生物化工教學研究工作.

E-mail：gxanping@sina.com

G482

B

1002-4956(2016)1- 0257- 04