檔案數字化建設中需注意的幾點問題探討

鮑玉剛

檔案數字化建設中需注意的幾點問題探討

鮑玉剛

檔案數字化建設有利于提高檔案管理的效率、節約成本，大大減少了人工管理的工作量，而且還有利于管理的規范化和標準化，減少了信息誤差。本文對檔案數字化建設中存在的問題進行了探討，僅供參考。

檔案數字化 建設 問題 探討

檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢。隨著電腦網絡技術的發展、信息時代的到來，各行各業都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節約了時間、成本，而且減少了工作人員的勞動量。數字化檔案將紙質版檔案輸入電腦進行管理，與網絡技術相融合，不但實現了檔案的信息化、遠程化管理，而且實現了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關部門的工作。雖然數字化檔案有很多優勢，但是要完全做好檔案數字化建設仍然存在著很多問題。檔案管理人員對檔案數字化管理沒有進行專業的知識培訓與學習，使得檔案數字化建設難以進行和提高。

一、檔案數字化建設存在的幾個問題

（一）紙質版檔案的完善程度影響檔案數字化建設

雖然紙質版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進行檔案數字化建設，首先必須借助紙質版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進行存儲。因此，紙質版檔案成了數字化檔案輸入的依據；其正確性和完整性將影響數字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質版檔案，才有高質量的數字化檔案，而紙質版檔案的完善程度將影響檔案數字化建設。特別是對于一些對檔案管理知識不熟、業務不專業的管理者來說，做好紙質版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。

（二）沒有形成統一的數字化檔案管理軟件

現在各行各業的檔案管理，雖然是用電腦進行管理，但僅僅是建立文件夾進行管理，并沒有正式的軟件管理系統。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯網識別，也就失去了數字化建設的意義；進而也就無法實現檔案數字化信息共享和遠程操控。此外，有些行業和部門雖然使用了檔案數字化管理軟件，但是由于是出于本行業、本部門的需要而進行的軟件開發。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內容和格式單一，通常只適合本行業、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業的計算機相匹配，一旦離開本行業的計算機，則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。

（三）計算機病毒始終是檔案數字化建設中的困擾

計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設置防火墻和安裝殺毒軟件進行預防。事實上，計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但會使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數據和信息丟失；檔案數字化建設將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經濟損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的隱私權被破壞，不僅會給單位造成嚴重的損失，而且會給個人造成不可估量的傷害。因此，計算機的安全問題是進行檔案數字化建設必須要解決的問題。

（四）檔案信息管理人員的業務知識單一

要進行檔案數字化建設，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業知識和計算機知識；只有融合兩者，才能勝任數字化檔案管理工作。事實上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對以上兩門知識的把握，其大多是由單位委任的。單位領導直接派遣與檔案管理工作性質相近的職工，或者計算機專業的職工進行檔案管理，這樣既不利于檔案數字化建設，也不利于單位的檔案管理。嚴格來說，具備兩門知識的人才甚少，現任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數字化檔案的建設越發困難。

二、針對檔案數字化建設問題的幾點思考

（一）做好紙質版檔案

雖然紙質版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質版的檔案建設。對此，一是要做好紙質版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個人信息、文件內容、數字標點等。只有確保紙質版檔案的內容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會正確，具有數字化建設的意義。否則錯誤的數字化檔案不僅會給他人造成損失，還會誤導管理者一錯再錯。二是要做好紙質版檔案的完整性和延續性。個人檔案或者單位檔案，因職工調動或者單位搬遷建設等容易導致紙質版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質版檔案的完整性，從而保護單位和個人的資料信息，使數字化檔案查詢紙質版信息有據可依。三是要保障紙質版檔案的安全。檔案信息關系到個人和單位的隱私，關乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質版檔案的安全，不僅要防止其發生損毀和丟失，更要防止發生篡改檔案的行為。

（二）加強數據庫建設和管理

數字化信息技術的發展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數據庫。檔案數字化建設的關鍵問題就是數據庫的建設和管理。有關部門應該應用當前快速發展的信息技術，不斷建設和完善數據庫；數據庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數據庫建設和管理，有關領導就必須要求單位上下統一認識，充分認識數據庫建設的重要性；堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設數據庫的過程中要突出重點，打破傳統思想的束縛，實現由單一的數據庫向系統的數據庫發展；在數據庫的管理過程中，要能夠重點面向應用、建立活庫，應用數據庫的使用頻率和效率來考核數據庫的活性等。

（三）提高管理人員的技術水平

鑒于數字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊伍進行管理。為此，檔案管理人員應做好以下幾點：一是要強化自身的計算機網絡知識，提高計算機應用水平，充分發揮數字化檔案建設的優越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數字化檔案管理軟件，加密隱私和設置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數字化建設的安全性。二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應用到計算機管理中；能用檔案數字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數字的邏輯性，使檔案數字化建設質量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業道德素質。不管是對紙質版檔案還是數字化檔案來說，管理者的業務素質和道德素質都至關重要。其管理水平和責任態度決定了檔案管理的質量以及檔案數字化建設的質量。因此，有關部門必須加強管理者的道德修養，嚴格做好對檔案管理者的管理。

（四）要引進和應用先進的檔案管理軟件

管理軟件作為檔案數字化建設的管理系統，必須與計算機與網絡升級同步，即必須讓管理軟件進行相應的升級更新。否則隨著計算機系統的發展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網絡升級使得管理軟件在互聯網中無法識別，從而影響檔案的數字化建設。此外，要引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數字化建設的更新升級，促使數字化檔案管理能夠更加順暢，應用更加方便，從而真正達到數字化檔案管理的目的。

三、結語

要做好檔案數字化建設，必須從根本上抓起。如引進和應用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識的培訓，使其能夠熟練地操作先進的管理軟件；充分應用好計算機知識，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數字化檔案建設才有意義，才能順應數字化檔案信息管理的發展趨勢。

（作者單位為內蒙古自治區國土資源信息院）

[1] 裴海霞.檔案數字化建設問題的幾點思考［J］.辦公室業務，2016（17）：115.

[2] 張松令.新時期檔案的數字化管理［A］. 2016年第一屆今日財富論壇論文集［C］.今日財富雜志社，2016：1.

[3] 張旸.檔案數字化工作的實踐與思考［A］.“決策論壇——公共政策的創新與分析學術研討會”論文集（下）［C］.《決策與信息》雜志社/北京大學經濟管理學院，2016：1.