工會困難職工檔案管理工作探究

沈一楓，錢婷婷

(浙江省余姚市總工會，浙江 余姚 315400）

【工會工作研究】

工會困難職工檔案管理工作探究

沈一楓，錢婷婷

(浙江省余姚市總工會，浙江 余姚 315400）

困難職工檔案是工會工作檔案的重要組成部分，也是社會民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對于工會服務社會民生，依法維護職工合法權益，促進社會和諧穩定，都具有十分重要的意義。當前，由于困難職工具有廣泛性、動態性等特點，導致建檔不完整、不規范，影響了困難職工幫扶工作的開展。加強困難職工檔案管理工作，就要進一步提升工會系統檔案意識，營造加強困難職工檔案管理工作的良好氛圍；建立健全困難職工檔案三級網絡，提高困難職工原始信息準確性；規范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質量；加強困難職工檔案信息化建設，建立三個檔案載體。

困難職工檔案；困難職工幫扶工作；社會和諧穩定；工會精準幫扶

困難職工幫扶工作是縣市工會工作的重要組成部分。困難職工檔案是指各級工會組織在對困難職工家庭建檔審核、審批、日常幫扶工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄，既是工會工作檔案的重要內容，也是社會民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對于服務社會民生，對于工會依法維護職工合法權益，促進社會和諧穩定，都具有十分重要的意義。然而，由于困難職工檔案工作具有廣泛性、動態性、替代性等特點，導致一些單位幫扶工作不精準，影響了困難職工幫扶工作的開展。本文擬對縣市工會困難職工檔案工作管理談幾點看法。

一、深刻認識困難職工檔案工作的重要意義

困難職工檔案是工會組織掌握困難職工群體狀況的原始憑證，是工會開展送溫暖和幫扶救助工作、向黨委政府反映困難職工的情況和推動解決困難職工相關問題的重要依據。建立和完善困難職工檔案工作，對于推進工會維權職責落實，對于落實中央關于“十三五”期間有關改善民生問題，具有十分重要的意義。

(一）工會困難職工檔案工作是我國民生檔案工作的重要組成部分

民生檔案是機關、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關的檔案，包括勞動就業、社會保障、社會管理等涉民檔案。它是社會管理活動的歷史記錄，是維護群眾權益的原始憑證，是人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題在檔案工作中的集中體現。當前，我國正處于社會轉型期，產業結構調整，企業轉型升級，社會貧富差距進一步加大，尤其是職工因病致貧、子女就學致貧等現象比較突出，這些問題已成為工會維護職工合法權益工作的重要內容，也是當前我國社會民生最突出的問題之一。當前，我國工會在困難職工幫扶工作中形成了大量的檔案材料，這些檔案材料同樣是我國民生檔案的重要組成部分，是從根本上解決我國民生問題的基礎。

(二）困難職工檔案是工會精準幫扶的重要保證

習近平總書記指出：“‘十三五’時期經濟社會發展要努力在保障和改善民生、推進扶貧開發等方面取得明顯突破。”[1]這就提出了保障和改善民生效益問題。如何提高效益，對于困難職工幫扶工作來說，關鍵是要做到精準。精準幫扶，是指通過對困難職工精準識別、精準幫扶、精準管理，并建立長效機制，實現幫扶成效的最大化。而要做到精準幫扶，關鍵之一在于困難職工檔案的建立是否精準、完整。

(三）困難職工檔案是工會制訂困難職工幫扶政策的重要依據

多年來，通過各級工會組織的不斷努力，困難職工數量不斷下降，但目前仍有不少職工處于貧困線上。以余姚市為例，今年符合低保及其邊緣戶的困難職工達470戶，尤其是新形勢下困難職工呈現上升勢態，臨時救助戶在不斷增多。建立困難職工檔案，能準確掌握困難職工底數，推動職工最低保障制度，普惠困難職工，推動職工幫扶工作制度化、規范化。如何制訂困難職工幫扶政策、幫扶計劃、幫扶措施，如何使政策更具科學性、實效性、針對性，最好的方法，就是根據困難職工檔案進行數據分析，尋求最佳的政策和方案。因此，困難職工檔案是工會組織制訂幫扶政策的重要依據。

(四）困難職工檔案能充分反映黨和政府對困難職工的重視和關懷

工會是黨領導下職工自愿結合的工人階級群眾組織，是黨聯系職工群眾的橋梁和紐帶。在困難職工幫扶工作上，黨和政府已把更多的資源和手段賦予工會，實質上工會是代表黨和政府關愛職工，幫扶職工。歷年來的困難職工幫扶工作表明，工會在這方面做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出黨和政府對困難職工的關愛。其中，困難職工檔案的建立，正是困難職工幫扶的基礎性工作。

二、當前困難職工檔案管理存在問題

困難職工檔案是近年來工會組織履行基本職責、開展幫困扶貧、提高幫扶效益而新形成的檔案材料，由于時間短，還未納入工會和檔案部門統一規范。工會組織雖然出臺了一些管理文件，但僅限于對作為幫扶依據的原始材料加以管理，與檔案部門歸檔立卷的相關要求還有一定的距離。

(一）檔案缺乏系統性

困難職工檔案一般由困難職工原始檔案、綜合統計資料檔案和工作資料檔案三部分組成。困難職工原始檔案，是指困難職工的家庭基本信息和致貧原因檔材料案；綜合統計資料檔案，是指幫扶工作綜合統計檔案，包括困難職工戶數、家庭平均收入、致貧分析數據、幫扶資金支出等；工作資料檔案，是指開展各種幫扶工作中形成的其它具有保存價值的材料，如黨政工出臺的困難職工幫扶政策文件、幫扶制度，召開的各類幫扶會議，工會開展的“春送崗位、夏送清涼、秋送助學、冬送溫暖”活動等。三類檔案材料構成了一個完整的綜合體系，缺少任何一項，就會導致檔案缺乏系統性。而實際在建立困難職工檔案中，后兩類材料或是缺乏，或是保存在工會其它文書檔案中，導致檔案缺乏系統性，難以充分體現工會的幫扶工作狀況。

(二）原始檔案缺乏完整性

困難職工原始檔案是指以困難職工家庭為對象建立的檔案，包含職工及家庭成員信息、收入狀況、困難程度，造成貧困原因，如下崗失業、重大疾病、子女教育、意外災難等因素，還包含各類原始證件、單據等證明材料，如職工住院證明、醫藥支出發票、子女就學證明等。這是困難職工檔案的主體和基礎，也是制訂幫扶政策、開展幫扶工作的主要依據。但由于基層工會對困難職工幫扶工作重要性認識不足，在信息采集時不認真、不仔細，導致部分項目信息不實，如家庭成員及其收入狀況、致貧原因、困難描述等不實或不符合邏輯等，致使原始檔案缺乏真實性和完整性。

(三）歸檔缺乏規范性

困難職工立卷歸檔缺乏統一操作規范，在許多縣市工會，困難職工原始檔案沒有按檔案的要求統一編碼裝訂、立卷歸檔，基本流散于文件和資料中，沒有按年度整理，沒有注明保管年限，沒有納入工會綜合檔案室統一管理，沒有納入總工會全宗目錄。檔案往往是由職工服務中心保管，造成查詢難、利用難。雖然全國總工會建立了“全國工會幫扶工作管理系統”，各縣市也有了統一的困難職工服務電子信息平臺，但平臺只能反映本年度的困難職工和幫扶情況，要了解往年困難職工狀況和工會困難職工幫扶狀況，比較困難。

(四）歸檔立卷重復性

當前縣市域不同困難群體的幫扶工作由不同部門管理：困難職工由工會管理，困難黨員由縣市委組織部門管理，困難殘疾人由殘聯管理，普通困難群眾由民政部門管理。基層單位包括社區在年度上報困難群體信息時，缺乏統一溝通協調，造成多頭上報，導致多頭存檔、重復存檔、重復幫扶，影響了幫扶工作的嚴肅性。

三、加強困難職工檔案管理工作的對策

針對當前困難職工檔案管理工作存在的問題，結合工作實際，特提出加強困難職工檔案管理工作的對策如下：

(一）進一步提升工會系統檔案意識，營造加強困難職工檔案管理工作的良好氛圍

一是要在工會系統內部廣泛宣傳困難職工檔案工作的重要性，學習黨委政府關于加強困難群體幫扶工作的意見，增強做好困難職工檔案工作的自覺性；二是要加大檔案教育培訓力度，提高困難職工建檔工作的業務水平；三是把困難職工檔案工作納入工會重要工作內容，并列入年度考核。

(二）建立健全困難職工檔案三級網絡，提高困難職工原始信息準確性

一是明確縣市職工服務中心、鄉鎮街道職工服務站和基層職工服務點為工會困難職工檔案管理的責任單位，形成縣市困難職工檔案管理工作三級網絡。二是明確各中心、站、點的工作職責，基層職工服務點的職責以采集困難職工原始信息檔案為主，按實填寫困難職工家庭申請表，并收集相關證明材料，并上報；鄉鎮街道職工服務站的職責以審核為主，對服務點上報的材料進行審核，主要審核內容為材料是否真實有效、材料是否符合邏輯、困難條件是否符合等，并上報縣市職工服務中心；縣市職工服務中心以復核、數據錄入、歸檔立卷為主。三是各中心、站、點明確一名工作人員，具體負責抓好檔案工作。

(三）規范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質量

一是制訂各類規章制度，如《困難職工檔案歸檔范圍》、《困難職工檔案信息采集、審核、歸檔程序和立卷規定》、《困難職工檔案年度更新與保存制度》等；二是把困難職工檔案納入工會檔案管理范疇，確定與工會檔案相應的保管期限，處理好困難職工檔案相對獨立性與工會檔案綜合性的融合問題；三是加強與有關困難群體幫扶部門的溝通和協調，在檔案數據錄入前，與其他困難群體檔案管理部門進行協調，實行資源共享，同時對重復建檔的困難職工及時調整處理，避免檔案重復性；四是加強對困難職工動態管理，以年度為界限，對在檔困難職工情況進行一次了解，對已脫貧、不符合困難職工條件的，及時退出困難職工檔案管理系統，其紙質檔案按規定歸檔。

(四）加強困難職工檔案信息化建設，建立三個檔案載體

一是傳統檔案載體。即按常規檔案管理規定，按困難職工原始檔案、綜合統計資料檔案和工作資料檔案三類進行歸檔，按年度納入工會檔案范圍。二是虛擬檔案室載體。按檔案數字化、信息化建設標準要求，對困難職工檔案進行掃描作數字化處理，建立虛擬檔案室，并與縣市檔案館接洽，納入縣市虛擬檔案館，儲存在縣市虛擬檔案館數據庫；也可以通過鏈接，與其他民生檔案組合，納入民生檔案數據庫網絡體系，成為民生檔案一部分，便于查詢利用。三是“全國工會幫扶工作管理系統”檔案載體。把困難職工原始信息輸入全國總工會的“全國工會幫扶工作管理系統”，以戶為單位，輸入家庭成員各類信息，如家庭成員基本情況、工作單位或入學學校、工資收入、家庭成員平均收入、健康狀況、致貧原因等，能快速查閱當年度困難職工個人基本情況；還可通過數據處理，分析了解當年度困難職工分布情況、家庭結構、年齡結構、收入結構、就業結構、致貧主要因素等，為工會制訂幫扶政策、開展幫扶活動提供依據。

總之，困難職工檔案既是工會工作檔案的重要組成部分，也是社會民生檔案的重要組成部分。做好困難職工檔案工作，對于工會精準幫扶、依法幫扶，維護社會和諧穩定，促進企業轉型升級，具有十分重要的意義。因此，應高度重視困難職工檔案管理工作，切實把困難職工檔案管理工作抓緊、抓準、抓出實效。

[1]從習近平講話悟出“十三五”的五大民生法則[EB/OL].央視網，http://news.cntv.cn/2015/10/29/ARTI1446129781313679.shtml，2015-10-29.

(責任編輯：王友才）

An Analysis on File Management of Workers in Difficulties in Trade Unions

Shen Yifeng, Qian Tingting

Files of workers in difficulties are important for working files of trade unions and social livelihood files.They are of great significance to serve social democracy, to protect worker’s legal rights, and to promote social harmony.At present, workers in difficulties are wide and dynamic, so that the establishment of files are not complete and standard enough, which affect the work of helping this group.In order to improve the file management, we need to take the following methods: firstly, strengthen the awareness of system files of trade unions and create relevant atmosphere; secondly; establish and perfect three-stage network to improve accuracy of their original information; thirdly; normalize the organization work of file materials and improve the work quality; fourthly, enhance the file information construction of workers in difficulties and establish three file carriers.

files of workers in difficulties; the work of helping workers in difficulties; social harmony and stability; accurate help of trade unions

D412.6

A

2095—7416(2016)06—0033—03

2016-11-26

沈一楓(1982-），男，浙江余姚人，大學學歷，浙江省余姚市總工會辦公室主任。錢婷婷(1987-），女，浙江余姚人，大學學歷，浙江省余姚市總工會職工服務中心副主任。