機關(guān)工作如何克服忙亂現(xiàn)象

胡細木

【摘要】忙亂是機關(guān)工作的大敵。克服忙亂現(xiàn)象應(yīng)注意提高自身素質(zhì)和效率，弄清領(lǐng)導意圖，加強工作預(yù)見性，利用好時間和現(xiàn)有成果，積累工作經(jīng)驗和資料。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)工作；克服忙亂

經(jīng)常聽到一些機關(guān)工作的同志抱怨工作忙。忙與亂并不存在必然聯(lián)系，但處理不好，就會因忙生亂，或因亂更忙。造成忙亂的因素比較多，主要還在自身。忙亂是機關(guān)工作的大敵，克服忙亂現(xiàn)象應(yīng)注意以下幾點：

一是努力提高自身素質(zhì)。提高自身素質(zhì)，是提高工作效率、克服忙亂現(xiàn)象的基礎(chǔ)。面對大量的機關(guān)工作，在人員不增、任務(wù)不減的情況下，唯有提高工作效率。提高效率是建立在科學安排和提高自身素質(zhì)的基礎(chǔ)之上，否則就會欲速則不達，提高效率只是一個良好的愿望。提高素質(zhì)要靠勤學苦練，鉆研提高業(yè)務(wù)水平，豐富自己的知識面，清楚工作內(nèi)容、程序、標準，樣樣工作拿得起。有了這樣的素質(zhì)，即使工作多一些，也可以應(yīng)付。而如果干啥啥不行，一小時能干完的工作卻要半天，寫篇幾百字的公文也要返幾遍工，當然會造成忙亂。為此要求機關(guān)人員要愛崗敬業(yè)，把工作當成事業(yè)。

二是弄清意圖再干。機關(guān)工作大量的是圍繞貫徹領(lǐng)導意圖、實現(xiàn)領(lǐng)導決心而進行的組織計劃工作。如果不清楚領(lǐng)導意圖，或把領(lǐng)導意圖理解錯了，就會造成白忙乎。西方有一句諺語：目標正確的跛子勝過方向錯誤但健步如飛的人。用這句話說明搞清單位領(lǐng)導意圖的重要性是非常貼切的。當領(lǐng)受一項任務(wù)后，不要匆忙動手，要首先把領(lǐng)導的意圖搞清楚，把任務(wù)的性質(zhì)、目的、要求搞清楚，把事情的來龍去脈搞清楚。有的同志對領(lǐng)導意圖似懂非懂，也不多問，憑想當然，結(jié)果事情辦完才發(fā)現(xiàn)與領(lǐng)導的要求南轅北轍，只好重新開始，怎不忙亂？有的同志了解領(lǐng)導意圖既快又準，而有的翻來覆去不明白，差距在于對全局工作的了解、重點工作的把握、歷史與現(xiàn)狀的了解、業(yè)務(wù)的熟悉程度，對領(lǐng)導思想、工作和思維習慣的掌握。這一切，都取決于平時是否用心和努力。為了確保理解意圖的準確性，可在受領(lǐng)任務(wù)之后，簡要地口述自己對任務(wù)的理解，得到領(lǐng)導的認可再干。

三是增強工作的預(yù)見性。產(chǎn)生忙亂現(xiàn)象的原因，有時并不是由于工作太多，而是因為工作缺乏預(yù)見性，感覺來得突然，沒有思想準備，因而措手不及，陷入忙亂狀態(tài)。增強工作的預(yù)見性，要注意三點：一要注意收集各方面的情況，進行科學歸納整理和綜合分析，預(yù)想可能出現(xiàn)的問題和處理預(yù)案。二要掌握本單位、本部門工作的季節(jié)性特點和規(guī)律，主動作為，提前進入情況、準備資料、考慮方案，防止臨時“抱佛腳”，造成被動應(yīng)付。三要根據(jù)領(lǐng)導風格把要做的工作想在領(lǐng)導前，做在領(lǐng)導前。不同的領(lǐng)導有不同的工作習慣，有的注意提前打招呼，有的不注意提前打招呼，不要則已，一要就很急，預(yù)有準備，就會忙而不亂。

四是科學利用時間。上班期間零散時間不少，但有的同志不會科學利用，因時間不夠而造成忙亂。科學利用時間就是通過統(tǒng)籌安排自己的時間表，充分利用上班的每一分鐘，把工作干完，不要無限制地向八小時以外要時間。統(tǒng)籌安排好自己的工作，按照需要集體完成和自己個人完成的工作一一列表，區(qū)別上級布置、例行、下級請求工作三個層次和輕重緩急，計算并安排好完成時間，并為不可預(yù)見的工作留出時間，還要盡可能留出一點閱讀文件、書報和積累資料的時間。對個人擔負的例行性工作（如情況的匯報上報等），要盡可能提前準備；對需要集體完成的工作，要積極參與，充分發(fā)揮作用。每天上班前，要把當天必須辦的事情列個清單，排一排順序，劃分一下時間。整塊時間處理大的工作，小塊時間處理小的工作，充分利用零星時間，最大限度地減少無所事事的時間。對于臨時性工作，有的要即到即辦，來一件辦一件，有的則需要適當集中一下，一塊辦理。科學利用時間方法很多，要注意從實踐中摸索、體驗，不斷提高自己的時間利用率。

五是充分利用已有成果。機關(guān)內(nèi)部各部門間的工作是有聯(lián)系的，這就要求機關(guān)人員在工作中要注意利用他人或相關(guān)部門已有的工作成果，而不必每項工作都從零開始。比如，針對某項工作甲部門已經(jīng)作了系統(tǒng)調(diào)查，并且寫出了調(diào)查報告，乙部門需要這些情況時，就可直接向甲部門借閱調(diào)查報告，然后根據(jù)需要有針對性地進行補充調(diào)查，避免重復(fù)性勞動。為此應(yīng)注意與機關(guān)其他部門的同志保持業(yè)務(wù)上的聯(lián)系，隨時了解其與本部門相關(guān)工作情況，收集有用信息；同時應(yīng)經(jīng)常向相關(guān)部門通報本部門工作情況，征詢工作意見。這對于提高工作效率，發(fā)揮綜合效益是非常重要的。

六是注意經(jīng)驗和資料的積累。總結(jié)經(jīng)驗、積累資料是機關(guān)人員提高工作效率、減少忙亂現(xiàn)象的有效措施。有的同志完成任務(wù)后不重視或不善于總結(jié)經(jīng)驗、積累資料，兩手空空，下次受領(lǐng)類似任務(wù)，一切從頭開始，效率可想而知。而有的同志則相反，下次受領(lǐng)類似任務(wù)后，很快就能進入情況，有現(xiàn)成經(jīng)驗和資料可以利用，提高了工作效率，減少了忙亂。因此經(jīng)驗和資料的多少與克服忙亂現(xiàn)象有著密切的關(guān)系，機關(guān)人員要十分重視總結(jié)經(jīng)驗和積累資料，隨著工作時間的增長，經(jīng)驗逐漸豐富，完成任務(wù)就不會忙亂。