談監理審核在工程檔案專項驗收中的作用

陳恩典，梁小孔，孫平

（1.山東省水利科學研究院，山東濟南250014；2.山東省水利工程局有限公司，山東濟南250013）

談監理審核在工程檔案專項驗收中的作用

陳恩典1，梁小孔2，孫平1

（1.山東省水利科學研究院，山東濟南250014；2.山東省水利工程局有限公司，山東濟南250013）

結合南水北調東線濟南市區段工程檔案專項驗收工作，介紹監理單位在工程實施過程中須完成的檔案管理工作，重點介紹了監理單位在工程檔案審核工作中的作用。

檔案專項驗收；監理審核；南水北調

工程檔案專項驗收是指按照國務院南水北調辦公室和國家有關規定，列入南水北調工程項目內進行建設的專項工程和專項工作完成后進行的驗收，是竣工驗收的必要條件，同時也是檢驗工程檔案收集、整理是否規范的關鍵性工作，監理單位的審核工作也是該項工作的重點環節，所以完成好監理審核工作顯得尤為重要。

1　檔案管理情況

1.1檔案管理組織及設備配備情況

項目監理部自進場后，按照國調辦、國家檔案局、水利部及本單位關于檔案的相關規定，及時對相關監理人員進行分工，成立了檔案管理組織，實行總監理工程師負責制，分管副總監理工程師督促指導，由專職監理工程師具體負責工程項目檔案的收集與整理工作。項目監理部對檔案管理及審核非常重視，將檔案工作納入到工程建設的全過程。

為更好地開展檔案管理工作，及時收集監理資料并歸檔，項目監理部配備了檔案柜、檔案盒、檔案夾、大型復印機、錄像機、照相機、各種長尾夾等必要的設備和設施。

1.2工程建設期檔案管理情況

監理部按照“全面收集、系統整理、分類歸檔”的原則進行具體的檔案管理工作，主要包括三方面工作。

1）注重平時工程監理資料的全面收集工作。工程建設前期，項目監理部結合工程建設實際情況，分別制定了檔案管理規定、過程監理資料歸檔內容與卷目劃分、項目監理部檔案資料歸檔范圍與卷目劃分等文件。按照“過程監理資料歸檔內容與卷目劃分”的規定配備了檔案柜和檔案盒，同時明確了各監理人員的崗位職責。

工程實施過程中，檔案管理工作按“統一領導，分級負責”原則，現場監理人員對所涉及監理范圍內的工程文件，按規定要求及時完成收集工作，對真實完整性負責。

各標段工程建設開展前，由項目監理部組織各參建單位召開第一次工地會議，會議由總監理工程師進行監理工作交底，明確提出在工程建設過程中要加強工程建設檔案管理，并對資料表格的使用以及資料的收集、分類、整理做詳細的交底，特別強調施工單位項目部要安排檔案管理專職人員。同時，項目監理部負責督促、審核施工過程中形成的施工文件。主要指具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等不同形式與載體的各種歷史記錄材料。

2）強化監理資料整理、預歸檔的專人負責工作。由專職監理工程師定期對各監理人員收集的資料進行分類、整理、預歸檔，督促各監理人員做好資料的制作、收集工作。

3）嚴格監理資料歸檔的按規執行工作。項目監理部依據工程監理合同，按照《南水北調東線第一期工程檔案管理規定》、《山東省南水北調工程項目檔案管理辦法》等辦法的規定，組織精干監理人員，按照建設單位的統一規定，對監理的檔案進行系統的分類整理、歸檔。

2　檔案審核情況

各施工單位將案卷報送項目監理部，由項目監理部負責對檔案質量進行審核，并對檔案質量提出審核意見。

2.1審核的范圍

本監理部檔案審核主要包括兩方面的工作：一是對本監理標段的檔案進行審核，二是對施工單位的檔案進行審核。

1）施工類。①開工申報資料，包括施工計劃、安全措施、施工組織設計報批及審核文件，施工定位（水準、導線、基準、控制點等）測量、復核記錄、放樣記錄及相關材料，技術要求（交底）、作業指導書等。②施工過程控制及記錄資料，包括施工大事記、施工記錄（日記），反映工程建設原貌及建設過程中重要階段及事件的聲像材料（照片、光盤、錄像及電子文件等），建筑原材料出廠證明、質量鑒定、復驗單及試驗報告，地質勘探和土（巖）試驗報告，基礎處理、基礎工程施工、樁基工程、地基驗槽記錄等隱蔽工程驗收記錄。③工程質量檢查、檢驗、評定資料。④設計變更通知、工程更改洽談單、計量支付及完工結算資料等。⑤安全、環境目標檢查自評材料。⑥竣工圖編制說明、竣工圖。⑦施工技術總結、各階段工程檢查、驗收報告、結論及相關文件材料。

2）監理類。①監理合同，監理規劃、監理細則、項目劃分及批復文件。②設計交底、圖紙會審、開工審批等材料。③監理通知，監理會議紀要，協調會審紀要，監理工程師指令、指示、來往信函等。④監理日記、日志、監理月報、旁站記錄、監理大事記等。⑤各項測量成果復核，質量檢測、抽檢記錄等。⑥施工質量檢查分析評估、工程質量缺陷備案等報告，工程進度計劃實施的分析、統計文件。⑦變更價格審查、支付審批、索賠處理等文件。⑧聲像資料。⑨各階段監理工作報告等。

2.2審核的原則

1）檔案的內容符合真實性、準確性要求，記錄反映了工程建設實際情況。

2）字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。

3）竣工圖完整、圖樣清晰、圖幅符合標準，必須做到圖物相符，簽章手續完備。

4）工程檔案符合系統性、完整性要求，組卷合理。

2.3審核過程

審核工作的重點是檔案的準確、完整、齊全、系統、手續完備等情況。在檔案資料的準確性上，項目監理部對檔案中的資料進行逐份檢查，本著認真負責的態度，查閱原始資料，根據工程現場記錄、監理日志、監理日記、施工日志等對檔案資料進行核對，確保歸檔資料的準確性。工程竣工圖是對完建工程的客觀反映，竣工圖編制質量的好壞直接影響工程的運行管理及今后的維修、改造，是項目監理部檢查施工單位資料整編工作的重點。項目監理部對竣工圖嚴格把關，要求竣工圖均須加蓋竣工圖章，并由相關技術負責人簽字，項目監理部予以確認并審核簽字。對有設計變更的圖紙，均須標出設計變更文號并進行修改，竣工圖與實物應相符，圖樣須清晰，圖面須整潔，簽字手續須完備，能真實反映工程實況。

在檔案資料的完整、系統性上，要求施工單位的工程資料整理必須根據相關文件中要求的歸檔范圍進行組卷，并編制案卷目錄，卷內目錄按文件號或文件時間排列，卷內目錄、卷內備考表、背脊題名一律打印，單面書寫的文字材料在右下角用簽字筆書寫頁碼，圖紙折疊按照國家標準《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB10609.3-1989）折疊，標題欄外露于右下角。案卷采用線裝訂，裝訂整齊、結實，并加蓋檔案號章。

針對審核中發現的檔案資料涂改、模糊不清、污漬、破損、審核簽字手續不全等問題，均第一時間通知相關監理人員、施工單位進行整改，對案卷題名不準確、文件排列不合理的情況均進行相應完善。

3　結語

工程檔案監理審核工作關鍵是事前布置、事中檢查，項目監理部要根據檔案管理規定，統一布署、統一形式和統一標準；在施工過程中，要及時檢查、及時整改、及時補充完善。才能有效保證檔案資料真實性、準確性、系統性和完整性。

（責任編輯遲明春）

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2016-02-22

陳恩典（1979—），男，工程師