淺議如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理工作

徐淑敏

摘要：會(huì)計(jì)檔案是記載一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生過(guò)程，能反映每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的基本情況。從當(dāng)今社會(huì)因經(jīng)濟(jì)問(wèn)題而牽涉出的經(jīng)濟(jì)案件來(lái)看，會(huì)計(jì)檔案作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的資料，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的重要材料，如何管好、用好這些資料，使會(huì)計(jì)資料不被損壞、丟失很重要。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 歸檔 整理 管理

會(huì)計(jì)檔案管理主要指在財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的管理和綜合檔案室的管理。在財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的管理是指因經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的原始票據(jù)、原始報(bào)銷單、、會(huì)計(jì)憑證，賬簿等資料；其次是通過(guò)整理裝訂成冊(cè)的資料移交綜合檔案的后期管理。會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門的管理是財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，容易忽視，引起很多問(wèn)題。怎樣才能管好、用好會(huì)計(jì)檔案，結(jié)合工作實(shí)際，談?wù)勎覍?duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和解決實(shí)際問(wèn)題的途徑。

一、會(huì)計(jì)資料的歸檔范圍與要求

會(huì)計(jì)檔案是指因經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生開據(jù)的原始票據(jù)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字而成的原始報(bào)銷單、財(cái)務(wù)部門填制的會(huì)計(jì)憑證，賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等資料。明確會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的前提條件和重要保證。

（一）會(huì)計(jì)資料歸檔范圍主要包括以下四個(gè)方面：

1、會(huì)計(jì)憑證

它是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，載有反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄及簡(jiǎn)要內(nèi)容，是直接作為記賬依據(jù)的書面文件。是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。

2、會(huì)計(jì)賬簿

會(huì)計(jì)賬簿是把分散在會(huì)計(jì)憑證上的大量核算資料，加以集中和歸類整理，用來(lái)序時(shí)分類地全面記錄一個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程的會(huì)計(jì)簿籍。

3、財(cái)務(wù)報(bào)告

是正式對(duì)外表達(dá)會(huì)計(jì)信息的書面文件，由會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書構(gòu)成，是企業(yè)向外傳遞會(huì)計(jì)信息的主要手段，是會(huì)計(jì)人員根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算資料歸集、加工、匯總而形成的結(jié)果，是會(huì)計(jì)核算的最終產(chǎn)品。

4、其他會(huì)計(jì)核算資料

其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料等。

（二）會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求

述會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍所提到的會(huì)計(jì)資料均應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求進(jìn)行整理、裝訂成冊(cè)，并裝入專門會(huì)計(jì)憑證盒，按要求填寫盒上各項(xiàng)內(nèi)容。裝訂成冊(cè)的憑證也要填寫裝訂人，主管會(huì)計(jì)等。

財(cái)務(wù)部門當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)資料，經(jīng)過(guò)整理、裝訂的檔案資料可在財(cái)務(wù)部門保管一年，一年后，應(yīng)移交檔案綜合管理部門，移交時(shí)應(yīng)編制移交清冊(cè)。

二、會(huì)計(jì)檔案在管理中存在的實(shí)際問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案管理無(wú)論在財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)，還是在綜合檔案室的管理，都存在一定問(wèn)題，主要有以下幾種：

（一）檔案管理人員管理制度不健全

財(cái)務(wù)部門管理會(huì)計(jì)檔案期間，負(fù)責(zé)檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確與完整，移交檔案室后，會(huì)計(jì)檔案管理的責(zé)任也轉(zhuǎn)嫁給了檔案管理人員。但是有些檔案管理人員沒(méi)有把管理責(zé)任重視起來(lái)，把移交來(lái)的會(huì)計(jì)檔案放入鐵皮柜，不整理，甚至不管；根本沒(méi)有起到管理的真正職責(zé)，甚至?xí)?jì)檔案丟失都不知道丟失的具體日期和時(shí)間。沒(méi)有制度約束，放任而為之，起不到監(jiān)管的職責(zé)。

（二）會(huì)計(jì)檔案整理不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案是由財(cái)務(wù)人員裝訂成冊(cè)，因財(cái)務(wù)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案整理培訓(xùn)，在裝訂過(guò)程中沒(méi)有按照有關(guān)規(guī)定裝訂憑證，裝訂的部位不正確，或裝訂方法不正確，如會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，封皮項(xiàng)目填寫不全等等。

（三）會(huì)計(jì)檔案保管期限不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案保管期限不規(guī)范最大的問(wèn)題：一是檔案銷毀不及時(shí)，檔案室會(huì)計(jì)檔案超過(guò)銷毀日期10年甚至更多年，會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多，無(wú)處存放；二是檔案保管人員沒(méi)有檔案銷毀意識(shí)，有些檔案已超過(guò)保管期限多年，不去主動(dòng)請(qǐng)示到期檔案銷毀問(wèn)題；三是領(lǐng)導(dǎo)不重視，即使檔案管理人員有意識(shí)銷毀，但領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任而不去銷毀。

（四）會(huì)計(jì)檔案收集、整理的案卷質(zhì)量不高

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案材料形成、收集、整理的第一責(zé)任人，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)，不熟悉檔案整理的規(guī)范和要求，是導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整理的案卷質(zhì)量不高主要原因。

（五）會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)部門自行保管，多年不移交檔案室。甚至檔案柜不夠，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放，沒(méi)有順序、查找不方便。

三、解決檔案管理中存在實(shí)際問(wèn)題的方法

（一）建立會(huì)計(jì)檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理者的管理職責(zé)

會(huì)計(jì)檔案管理從財(cái)務(wù)部門開始，有關(guān)會(huì)計(jì)人員，包括單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)意識(shí)，從源頭上把握會(huì)計(jì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，用制度制約有關(guān)人員，從而嚴(yán)格把關(guān)，堵塞漏洞，避免差錯(cuò)，無(wú)論那個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都能做到有章可循或有責(zé)可究。

（二）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員檔案管理的培訓(xùn)學(xué)習(xí)

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、核算是會(huì)計(jì)檔案形成的源頭，源頭控制好了，才能確保會(huì)計(jì)資料真實(shí)與完整。而財(cái)務(wù)人員是將形成的會(huì)計(jì)資料整理成會(huì)計(jì)檔案的直接責(zé)任人，會(huì)計(jì)檔案的立卷、整理、歸檔直接影響會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。因此，應(yīng)首先從檔案源頭上控制，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)有關(guān)人員對(duì)檔案管理及整理的知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使她們熟悉檔案整理的過(guò)程及組卷要求，以提高會(huì)計(jì)檔案的卷宗質(zhì)量的質(zhì)量。

（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管期限，加強(qiáng)檔案管理人員的主體責(zé)任

一是會(huì)計(jì)檔案移交檔案室之前，財(cái)務(wù)部門作為會(huì)計(jì)檔案管理的主體，要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)要求，指定專人負(fù)責(zé)，并按照有關(guān)要求配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，保證會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確與完整。二是嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案的管理期限，對(duì)保管到期的檔案，沒(méi)有經(jīng)濟(jì)糾紛的，應(yīng)銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

（四）規(guī)范檔案的銷毀管理制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度

會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，對(duì)于保管期滿需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，由檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)逐級(jí)審批同意后，與單位財(cái)務(wù)科的有關(guān)人員一同監(jiān)管銷毀，所有參加銷毀的人員在銷毀清冊(cè)上簽字并加蓋公章。單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)人員、檔案管理人員，要切實(shí)負(fù)責(zé)，加大共同監(jiān)管力度，逐步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的銷毀制度。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，在實(shí)際工作中，無(wú)論是財(cái)務(wù)人員，還是檔案管理人員，在會(huì)計(jì)檔案的形成以及收集、整理等管理的過(guò)程中，都要高度重視，從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)，更好地為單位服務(wù)。

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[4]王穎.淺析如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作[J].山西青年，2013