基于電子憑證系統談會計檔案管理

張德育 王銀麗

摘要：隨著財務集中管理在中國移動的實施以及通信市場競爭的日益加劇，如何提高核算效率，節約成本，有效支撐公司各項經營目標的實現，是內蒙古移動目前亟需解決的問題。考慮到內蒙古移動財務信息化系統建設現狀及內蒙古地域遼闊的特點，急需啟動電子憑證系統項目，使得單據的實物流與報賬審批流分離，減少實物單據傳遞，提高報賬效率，實現對所有憑證的電子化管理。

關鍵詞：電子憑證 財務集中 財務信息 系統會計 檔案管理

一、項目建設背景

目前，內蒙古移動已實現全區集中核算報賬業務的管理模式，并建設了報賬平臺、財務ERP系統、銀企互聯、合同管理等財務信息系統，在會計核算的標準規范、信息準確、管理提升等方面獲得了顯著改進。但是仍然采用傳統的電子報賬系統，其存在如下不足：一是各地市分公司往財務核算中心寄送原始單據的時間較長，導致報賬效率低；二是各地市分公司寄送的報賬原始單據的數量較多，寄送成本較大，而且易發生丟失和遺漏；三是財務核算中心會計無法提前發現原始單據問題，收到原始單據后如有問題，還需退回重新寄交；四是報賬平臺系統雖然有普通的附件上傳功能，但無法直觀快捷的查閱；五是未對會計檔案實現電子化管理。

二、項目建設的目標及原則

建設電子憑證系統的目標是實現全公司財務憑證的電子化管理，實現單據的實物流與電子審批流分離，減少實物單據傳遞環節，進而提升報賬效率、降低管理成本、提高財務管理水平。

在建設電子憑證系統過程中應遵循以下原則：第一，系統業務數據和資料的安全性。第二，會計信息傳遞的高效性。第三，系統間實現數據互訪和共享，確保數據的準確性。第四，系統功能和接口的可擴展性。

三、項目建設內容

（一）電子影像采集

主要包括電子影像掃描設置、銀行回單掃描、憑證條形碼識別、發票信息識別、影像處理、影像審核評價、影像管理等功能；其中憑證條形碼識別功能應在批量掃描報賬單及其發票和附件的過程中，系統會自動識別報賬單的條形碼，將報賬單后面的發票和附件自動進行關聯保存。發票信息識別功能應能夠識別增值稅發票等多種類型發票的信息，如：發票代碼、發票號碼、金額、稅率關鍵信息、開票日期 、納稅人識別號等。影像處理功能包括對影像進行放縮、旋轉、裁剪、合并、自動去黑邊、自動校正傾斜、自動判定條碼旋轉等圖像處理操作。

（二）電子影像展示及審核

電子影像展示在直接調閱報賬單對應的影像文件，通過縮略圖中直觀的查看整個文檔的多個圖像后，會選取某頁圖像進行查看。系統也支持放大、縮小、拖動、旋轉、添加批注等操作。支持雙屏顯示，報賬單及相關的影像縮略圖在一個顯示器上顯示，同時自動在另外一個顯示器中顯示被選中相關影像的放大圖。會計對電子影像掃描質量審核后，可以要求掃描員重掃、補掃、刪除等操作。

（三）會計憑證管理

會計憑證管理旨在實現原始單據影像、電子報賬單和會計記賬憑證三者之間的自動匹配，形成完整電子化的會計檔案信息。同時，也支持從銀企互聯系統中獲取銀行回單的影像文件與會計憑證自動匹配。系統應根據報賬審批流程自動在憑證影像上生成會計、出納、復核人、財務負責人的電子印章，滿足批量打印、異地打印等需求。

（四）會計檔案管理

上述功能的實現為會計檔案的電子化管理奠定了堅實的基礎。為了提高資源利用率、提高系統效率、降低成本，將會計檔案管理功能當做電子憑證系統的一個獨立模塊來建設。支持檔案管理員按批次交接紙質憑證、裝訂成冊、裝入盒、存入柜子、完成歸檔等操作；支持多種方式、多維度的檔案檢索和檔案借閱電子申請單及流程。

會計檔案借閱分為電子檔案借閱和實物單據借閱。針對電子檔案借閱，賦予借閱人相應的電子檔案查閱權限，歸還時撤銷查閱權限。為了確保檔案安全，所有查閱的電子檔案應自動添加動態水印，含用戶名、時間及IP地址。針對實物單據借閱，可根據系統中憑證位置快速完成實物單據借閱和歸還。

（五）與其他財務信息系統集成

電子憑證系統與報賬平臺、財務ERP系統、銀企互聯、合同管理、OA辦公等系統集成，完成業務流與資金流集成，形成閉環管理，從而實現對會計信息全流程全生命周期的電子化管理。

通過報賬平臺可以直接上傳和查閱電子憑證系統的影像文件，同時電子憑證系統會自動生成報賬單和審批流程的影像文件。報賬單導入ERP系統生成憑證，并自動推送憑證信息到電子憑證系統生成影像文件。同時為提高報賬效率，節約附件紙張，財務ERP系統將采購訂單、訂單接收單、資產信息等以圖片形式傳送給電子憑證系統，供領導和會計審核調用。與銀企互聯系統集成，實現付款待辦推送、憑證影像查看、銀行電子回單影像提取等操作。與合同管理系統集成，實現根據合同編號從合同管理系統同步相應的合同文檔并保存到電子憑證系統，供后續環節查看。

四、項目實施成效

實施電子憑證系統后，實現了會計信息的異地完整采集和高效傳遞，實物流轉次數大幅降至4次，其余各環節實現高效便捷的電子化審核、審批，使全公司平均報賬時長大概縮短2個工作日，大幅提升報賬效率和對業務部門的支撐效率。

通過電子憑證系統實現了對全公司會計檔案的電子化集中管理，簡化了檔案管理人員的基本工，提高了會計檔案的精細化管理水平、會計檔案數據的使用效率和價值，為公司內外的檢查和審計提供了便捷的查詢和調閱手段。

參考文獻：

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