建筑裝飾企業(yè)檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新

◇白　晶

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建筑裝飾企業(yè)檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新

◇白晶

10.13999/j.cnki.scyj.2016.02.022

一、現(xiàn)狀和不足

挖掘檔案信息中包含的知識(shí)，能為企業(yè)發(fā)展提供充足的知識(shí)儲(chǔ)備[1]。建筑裝飾企業(yè)尤其是中小企業(yè)的檔案管理水平普遍不高，觀念保守，技術(shù)創(chuàng)新和理念創(chuàng)新的力度和廣度不足，常見表現(xiàn)為：

1.觀念陳舊，重藏輕用

建筑裝飾企業(yè)的檔案是廣大員工在漫長(zhǎng)歲月中用辛勤勞動(dòng)打造和積累出的信息資源庫(kù)、技術(shù)資源庫(kù)，具有豐富而獨(dú)特的價(jià)值。長(zhǎng)期以來，在舊有觀念指導(dǎo)下，建筑裝飾企業(yè)的檔案管理多以收集、整理、編目、存檔、收藏為工作中心，所謂的服務(wù)和使用基本上是“等客上門”，僅供本單位查閱使用，缺乏整合資源、開發(fā)資源等理念，資源利用效率低下。

2.管理手段落后

建筑裝飾企業(yè)的檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的檔案管理手段已跟不上企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的需要，迫切需要進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。雖然不少企業(yè)近年來都在這方面做了投入，但仍然缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造，檔案管理往往滯后于網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，管理技術(shù)跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐。造成這一局面的原因，除了硬件投入不足外，主要是檔案管理人員對(duì)新設(shè)備操作不熟練，沒能很好的掌握新技術(shù)和新手段。

3.缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃和持久堅(jiān)持

檔案管理等工作在很多建筑裝飾企業(yè)被視為輔助性工作，領(lǐng)導(dǎo)及其業(yè)務(wù)部門對(duì)此的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏長(zhǎng)期和連續(xù)的發(fā)展規(guī)劃，使本單位的檔案管理工作有領(lǐng)導(dǎo)無計(jì)劃，有任務(wù)無落實(shí)，有形式無效果。有些單位則缺乏制度化的管理程序，或者是缺乏對(duì)制度的執(zhí)行，制度形同虛設(shè)，考核不明確。

4.從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

建筑裝飾企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，有些人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不系統(tǒng)或觀念老化。目前，電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中被普遍使用，電子檔案正在顯示出強(qiáng)大的生命力和發(fā)展前景。全面引入計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)、更新很快的新挑戰(zhàn)，從業(yè)者必須更新觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)，全面掌握新技術(shù)，探索并把握電子文件、電子檔案的運(yùn)作規(guī)律，才能跟上時(shí)代的步伐。

二、檔案管理的建議

檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄，更是一種基礎(chǔ)性信息資源，在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮著應(yīng)有的重要作用。標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理，對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義不言而喻[2]。在新的發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)及其從業(yè)者只有自覺走創(chuàng)新之路，才能根本解決建筑裝飾企業(yè)檔案管理中存在的諸多問題，更有效地服務(wù)企業(yè)的發(fā)展。

1.樹立“檔案是資源，是生產(chǎn)力，是文化力”的新觀念

企業(yè)應(yīng)當(dāng)破除舊有觀念的束縛，以優(yōu)化配置資源為目標(biāo)，切實(shí)轉(zhuǎn)變舊有管理模式中那些不適應(yīng)、不符合時(shí)代要求的理念和行為，圍繞企業(yè)發(fā)展，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，堅(jiān)持以人為本，樹立新觀念、新意識(shí)，探索新舉措、新創(chuàng)意，開辟新思路、新辦法，充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，自覺尋求檔案管理的新途徑，通過更新觀念、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式和手段，真正發(fā)揮檔案在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的巨大潛力。

2.強(qiáng)化信息意識(shí)

信息意識(shí)是指對(duì)信息及信息需求的自覺認(rèn)識(shí)。“檔案信息管理”概念興起于20世紀(jì)七八十年代的美國(guó)，是運(yùn)用管理科學(xué)的一般原理與方法，從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、人文等多種角度，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、控制，確保檔案信息資源的開發(fā)利用、有效滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求活動(dòng)的總稱。這一概念的確立表明人類對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的深化，注意力從注重檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向檔案內(nèi)容的開發(fā)利用，在注重檔案自身原始憑證性的同時(shí)進(jìn)而轉(zhuǎn)向?qū)n案內(nèi)容的關(guān)注，它直接催生了檔案編研服務(wù)與多種專題性檢索工具的建立，為檔案信息的傳播與共享提供了思路。

3.發(fā)揮信息整合者的職能

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，人們對(duì)各種信息的利用也有了更高、更廣的要求。從某種意義上說，檔案管理人員也是信息整合者，除了要有高度的檔案意識(shí)，還要有敏銳的信息意識(shí)：高度的檔案意識(shí)會(huì)促使你自覺維護(hù)檔案信息及載體的完整與安全；敏銳的信息意識(shí)，則會(huì)時(shí)常提醒你關(guān)注檔案的信息內(nèi)容及價(jià)值，發(fā)現(xiàn)檔案所蘊(yùn)藏的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，產(chǎn)生讓資源物盡其用的沖動(dòng)，在做好收集、整理、編目、存檔、收藏等本職工作之余，還有熱情和能力創(chuàng)造性地探索和研發(fā)檔案信息的最佳開發(fā)路徑。建筑裝飾企業(yè)的檔案人員必須跟上時(shí)代的步伐，樹立檔案的信息意識(shí)，才能增強(qiáng)全單位的檔案意識(shí)和信息意識(shí)，使檔案信息資源得到更充分地開發(fā)和利用。

新技術(shù)革命的浪潮已經(jīng)深刻且必將更全面深遠(yuǎn)地改變?nèi)祟惖纳?、學(xué)習(xí)和工作方式，給傳統(tǒng)的信息交換模式和人類的思維模式帶來了前所未有的沖擊，作為企業(yè)檔案的管理者，必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念，在知識(shí)的革命中提高自我、升華自我，才能為管理創(chuàng)新打下基礎(chǔ)，才能在創(chuàng)新大潮中有所作為。

首先，在繼承傳統(tǒng)的檔案管理手段的同時(shí)，更應(yīng)積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)，在實(shí)踐中積極摸索、不斷完善現(xiàn)代技術(shù)對(duì)廣電檔案管理的作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)、光纖通訊技術(shù)，以及去濕、空調(diào)、復(fù)印技術(shù)等都將極大提高檔案管理和開發(fā)的水準(zhǔn)，但技術(shù)運(yùn)用復(fù)雜，不認(rèn)真學(xué)習(xí)將很難掌握。而且，要想管理和開發(fā)好內(nèi)容豐富的檔案資源，從業(yè)者除了厚實(shí)的檔案管理知識(shí)之外，還必須具備相當(dāng)?shù)乃囆g(shù)學(xué)、美學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、圖書館學(xué)、歷史學(xué)、哲學(xué)等素養(yǎng)，以及必不可少的信息處理能力，沒有終身學(xué)習(xí)的理念，無從建立這樣合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

其次，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型的高素質(zhì)人才。企業(yè)要將檔案人員的培養(yǎng)納入全局人才培養(yǎng)計(jì)劃，為檔案管理工作者提供終身學(xué)習(xí)、接受再教育的機(jī)會(huì)，組織高水平的專業(yè)教育培訓(xùn)，創(chuàng)設(shè)專業(yè)人員的交流平臺(tái)，使之能夠便捷地接觸到最前沿的檔案專業(yè)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)編程技術(shù)、多媒體技術(shù)和光盤技術(shù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張淯.知識(shí)管理背景下民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌：南昌大學(xué)，2014.

[2]張濤.知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式[D].桂林：廣西民族大學(xué)，2008.

（作者單位：河南省大鵬裝飾工程有限公司）