試論高校圖書館數據管理體系的構建

張紅巖

【摘 要】數據管理工作對高校的教學管理和科研意義重大，國外一些高校圖書館已經開展或者準備開展此項工作。我國本領域研究起步較晚，成果較少，擬就高校圖書館開展數據管理的目的與意義；高校圖書館數據管理平臺構建的基本原則；數據管理體系整體框架和角色分工等問題進行論述。

【關鍵詞】高校；圖書館；數據管理；體系構建

0 引言

現代意義上的數據管理是利用計算機和通訊技術對數據進行有效的收集、整理、存儲、分析和應用，提高數據的管理效率，充分發揮數據的價值。數據管理的主要內容包括明確數據管理主體、建立數據質量標準、加強數據生命周期全過程管理等。

對于高校而言，數據管理工作具有重要意義，高校不僅有大量科研數據，而且還有大量的教學和日常工作數據。它們都是高校在科研和教學過程中積累的寶貴財富，具有重大的現實和潛在利用價值。澳大利亞、美國、英國的一些大學圖書館已經開展了數據管理業務[1]，

1 高校圖書館開展數據管理的目的與意義

（1）開展規范、高效的數據管理是保持數據真實性和有效性的必要手段。

很多高校沒有對數據管理工作引起足夠的重視，沒有專門的機構和人員從事數據管理工作或者管理人員缺乏專門的技能。缺乏統一的數據管理制度和管理平臺，數據的錄入和修改缺乏嚴格的管理程序。

（2）開展規范、高效的數據管理有助于實現資源共享，提高資源利用率。

文獻[2]認為，科技數據只有在充分流動和共享中才能體現出它的科學價值、經濟價值和社會價值，這是提出數據共享政策的重要依據。現代數據管理充分利用信息技術的優勢，構建基于互聯網的數據管理平臺，不僅可以實現學校內部部門間的數據共享，而且可以實現學校間的數據共享，從而使數據的潛在價值得到最大限度的發揮。

（3）開展規范、高效的數據管理是進行數據挖掘和決策支持的前提。

我們應該打破傳統數據管理重視收集和存儲的觀念，利用SPSS等功能強大的數據挖掘軟件重點進行數據的深入、全面、系統的挖掘和分析，揭示數據間的內在聯系，探索科研和工作中的規律性知識，從而實現數據的增值和知識創造，進而為決策提供有價值的參考。

（4）開展規范、高效的數據管理是提高管理水平，進行科學管理的有力工具。

通過科學的數據分析可以發現管理中存在的問題和漏洞，有助于提高管理的科學性，降低管理的成本和風險。

（5）開展規范、高效的數據管理是圖書館提高服務水平、拓寬服務領域的迫切需要。

圖書館必須緊跟用戶的信息需求，拓寬服務領域，開展數據管理業務，為學校的科學管理和科學研究提供全方位的、嵌入式的數據服務。只有這樣，圖書館才能很好履行大學學術支持中心的使命，得到學校普遍認可。

2 高校圖書館數據管理體系構建的基本原則

（1）轉變觀念，統一認識，從全局的高度認識數據管理的重要性。

首先要認識到數據管理不是圖書館一個部門能完成的工作，需要學校領導層的高度重視，需要學校層面的統一安排和部署，并提供相應的人力物力支持，各有關部門互相配合、互相協調才能做好這項工作。

（2）建章立制、明確職責，完善相應的規章制度和標準體系。

要建立全面的數據質量保障機制，建立數據的監控和定期檢查機制，特別是嚴格控制基礎數據的質量。還要建立數據管理的效益評估機制；通過數據管理給教學科研帶來的實際利益，比如節約成本、提高效率、簡化流程；通過數據管理對各種風險的管控效果。

我們要制定并實施科學合理的數據標準體系，對數據的收集、轉換、組織、存儲、利用、分析等各個環節進行嚴格規范，確保不同部門和不同操作人員工作的一致性和連貫性，減少工作中的隨意性，避免數據的格式混亂。

（3）建立專門機構，配備相應人員開展專業化數據管理工作

有必要成立由圖書館和學校信息化部門牽頭，其它各部門參與的數據管理工作組，負責數據管理工作的具體實施和各部門間的協調，并為各部門進行的數據管理工作進行具體指導。保證數據管理工作的統一規劃、統一實施、統一管理。

（4）加強數據質量管理，建立全面的數據質量保障機制

數據的準確性和可用性是數據管理工作的核心，所以必須對數據進行全程質量控制，確保數據的真實、完整和有效。數據質量管理是一項系統工程，涵蓋數據質量問題的預防、識別、度量、分析、監控、清洗等內容。

（5）做好數據管理系統的安全防護，確保數據的安全性

首先要對數據和相應的存儲介質按照其重要性進行分類，賦予相應的保密級別，重要的介質要按照實際需要進行備份，防止數據損毀丟失，并由專人進行管理，未經允許不得隨意挪動。其次，要加強數據生命周期的全過程管理，管理過程要覆蓋數據從產生到失去使用價值或進行銷毀的所有環節。最后，要建立定期檢查和清理制度，對重要介質和數據要對其進行定期檢查，及時更換超過安全保存期限的介質。

（6）立足應用，做好數據的挖掘和分析工作

首先，在系統構建時要強化數據管理系統的數據分析功能，為用戶提供聯機數據分析服務，根據用戶要求在線輸出可視化分析結果。其次，圖書館數據管理機構應該進行專業化的數據分析工作，根據教學管理和科研的需要，有重點的進行數據分析挖掘，主動提供相關研究報告，進行數據推送服務。此外，在提供豐富的分析服務的同時還要根據不同用戶對數據的不同需求提供個性化服務

3 高校圖書館數據管理系統的實現

3.1 數據管理體系整體框架

整個體系框架由三層構成，分別是戰略層、控制層、技術層。戰略層是對數據管理工作的總體規劃，負責描述數據治理的總體戰略、實施步驟和發展目標等綱領性內容。控制層起著承前啟后的作用，負責描述和控制數據管理工作的具體內容和各模塊的具體劃分，通過組織架構、規章制度、工作流程、標準體系、質量控制、安全防護、權限設定和元數據管理等工作實現數據管理目標。技術層關系到各項規劃功能的具體實現，包括系統開發、運維、數據組織和系統平臺的測試等內容。

3.2 數據管理角色和職責分工

數據認責是數據管理工作的核心內容之一，數據管理的參與者主要包括以下幾類：數據所有者包括科研人員和各單位，他們是數據管理的重要參與人，他負責按照相關規定提交基礎數據。錄入人員由各院系和部門指定，負責從所在單位的數據所有者接受數據，對其進行初步審核，按照數據所有者的要求和有關規定進行數據錄入。管理員是整個數據管理團隊的總協調者，由圖書館數據管理館員和學校信息化部門的人員組成，負責各項數據管理制度的具體落實和數據庫的日常管理與維護。用戶需求是數據管理工作的出發點和落腳點，用戶需要掌握數據庫使用的方法和技能，熟悉數據庫的功能，按照要求合理是利用數據資源。同時，用戶還可以向數據所有者和錄入人員提出使用數據庫過程中存在的各種問題。

4 結語

數據管理既是一項重要的基礎性工作，又是一項復雜的系統性工作，需要學校各個部門共同參與。數據管理體系框架的構建是數據管理工作的基礎，它為數據管理工作的真正實現提供了保障，所以要科學、系統的進行規劃。我們要立足于應用進行數據管理工作，提高數據服務能力和服務水平，不斷拓寬數據應用領域和應用范圍，提供深入、全面的分析成果。

【參考文獻】

[1]李曉輝.圖書館科研數據管理與服務模式探討[J].中國圖書館學報，2011，（9）：46-52.

[2]孫九林，等.我國科技數據管理和共享服務的新進展[J].世界科技研究與發展，2002，（5）：15-18.

[責任編輯：張濤]