論各種文獻信息檢索工具及如何選擇正確的檢索工具

田野

（赤峰學院 圖書館， 內蒙古 赤峰 024000）

論各種文獻信息檢索工具及如何選擇正確的檢索工具

田野

（赤峰學院 圖書館， 內蒙古 赤峰 024000）

文獻信息檢索工具按檢索手段，載體形態，收錄范圍，時間范圍等不同標準可以劃分為不同的種類，每種檢索工具各有其優勢和不足.在檢索過程中選擇何種工具非常重要，這里提出一些選擇檢索工具的方法，以供參考.

信息檢索；檢索工具；檢索方式

文獻信息檢索，是基于科學方法，利用檢索工具從有序的信息集合中檢索出所需的信息的一種行為，它可以極大的提高人類對信息資源的利用效率.在這個高速發展的信息時代，信息就意味著財富和機會，每個人都希望及時獲得有價值的信息，如果信息是人類賴以生存、發展的重要資源，那么文獻信息檢索就是每個人必須具備的一項基本技能.它具有非常重要的作用，體現在以下幾個方面：首先是可以繼承和借鑒人類幾千年來創造的精神財富.其次是有利于科研人員迅速準確的查找到所需知識和信息，節省查找資料的時間，并且避免了重復研究，使科研人員少走彎路.第三是以豐富翔實的數據和資料，為領導者進行科學決策提供支持.

孔子說，工欲善其事，必先利其器.要合理有效的進行文獻信息檢索，必須有可靠的檢索工具.

所謂檢索工具，是指用于存儲、查找和報道信息資源的系統化文字描述工具.檢索工具在文獻學中屬于二次文獻.它把大量零散而無序的信息按照一定的邏輯順序和科學體系進行加工、整理和存儲，以方便人們進行檢索利用.檢索工具的功能主要體現在存儲和檢索兩個方面，即一方面保存信息，另一方面為人們查找信息提供方便.

檢索工具必須具有以下幾個特點：首先，要有一種信息語言來作為環境支持，如分類、主題語言或操作系統.其次，它必須能夠描述文獻的外部特征和內容特征.第三，每條文獻記錄必須有檢索標識.第四，按照一定的順序把眾多文獻條目組成一個有機整體，而且可以提供多種檢索途徑.

檢索工具按載體形態，收錄范圍，時間范圍等不同標準可以劃分為不同的種類，但最主要的是按信息檢索的手段分為手工檢索工具和計算機檢索工具兩大類.

1 手工檢索工具

分為書本式和卡片式兩大類，以書本式檢索工具為主.

1.1 書本式檢索工具自古以來就被人們廣泛應用，又可以細分為字詞典、百科全書、類書、政書、綜述、書目、索引、名錄、表譜、圖錄、年鑒、手冊等許多種類.

書本式檢索工具的優點是可以一次編成印刷分發，便于長久使用，實用價值高，體積小易于攜帶，使用不受時間空間限制，便于館際互借.書本式檢索工具的不足之處是出版周期長，不能隨時反映最新信息，而且查閱不方便，陳舊過時的信息難以從檢索工具中剔除.

1.2 卡片式檢索工具，是將每條款目著錄在一張張卡片上，按照一定的順序排列，從而形成的一種檢索工具.這種卡片式檢索工具可以隨時編輯、隨時排序、隨時使用，具有流水作業的性質.但是不足之處也是顯而易見的：體積龐大，占用較大空間，排序不易，檢索點少.這種工具現在已經很少使用了.

2 計算機檢索工具

計算機信息檢索又稱現代信息檢索，指利用計算機和網絡來處理和查找文獻信息的檢索方式.這種檢索方式是由計算機根據人們所提出的檢索要求，通過某種檢索方法和程序自動從機器所儲存的海量信息中或從網上其它服務器中挑選出用戶所需要的信息.它可以克服傳統手工檢索中存在的速度過慢、查準率低等缺點.它的優點是：一次輸入多次檢索、檢索速度快、質量高、編目自動化、利于集中統一編目，而且可以利用各種現代化設備形成檢索網絡，實現聯機和網絡檢索.在當今的知識經濟時代，文獻信息的數量急劇增長，內容和載體也呈現出多樣性，再加上計算機、網絡、數據庫等信息技術的快速發展，手工檢索完全依靠人力查找，人腦判斷的檢索方法已經很難適應當今的形勢，而計算機檢索，因其迅捷和方便的特點，逐漸顯示出優勢，如今已成為文獻信息檢索的主要發展方向.目前，計算機檢索已發展到網絡檢索階段.計算機檢索對象從相對封閉的，由一個獨立的數據庫集中管理的信息擴展到開放、動態、更新迅速的網絡信息.

計算機檢索又分為光盤檢索、聯機檢索和網絡檢索幾大類.

光盤信息檢索是利用計算機技術對光盤信息進行分類、編排、查詢等操作的統稱，光盤是計算機的一種外存儲介質，可以存儲大量信息，一張 3.5英寸的光盤，可存儲的文獻資料相當于 1200 萬冊30 萬字的圖書.計算機可直接由用戶操作將數據存儲在光盤中或從光盤中讀取數據和查詢信息.

聯機信息檢索是計算機技術、衛星通信技術和數據庫技術共同發展的產物，檢索終端的用戶通過主機或網絡來獲取各個主機上的信息.聯機檢索系統通常有較多的數據庫，而一個數據庫可以包括幾十萬、幾百萬條文獻的書目款目或科技數據.每檢索一個課題只需數十秒鐘，檢索到的題錄、文摘或數據還可立即在終端上顯示和打印出來.聯機檢索的實現，對于傳統的收集、查找與提供資料的方式來說是一次革命.聯機檢索和網絡檢索有所不同.它使用一個相對封閉的服務器 /客戶端模式，有一個專門的檢索系統中心，配備各種專業化高質量的文獻信息數據庫，向用戶提供多維度檢索服務和源文獻信息支持.人工采集、內容標引，概念組配和規范化處理是聯機檢索技術的核心.

網絡信息檢索主要是指利用 Internet信息技術，通過互聯網發布的信息進行檢索.互聯網是一個巨大的信息資源庫，包含大量與我們的生活和工作密切相關的信息，并且為用戶提供了一個搜索信息的途徑，就是搜索引擎.搜索引擎在互聯網上收集信息并將其進行處理和存儲，采用超鏈接方式建立起索引數據庫和網上信息的關聯，用戶可以通過搜索網址的方式來實現信息檢索，從而起到信息導航的作用.在搜索引擎中檢索到的既可以是一般的文本信息，也可以是多媒體信息.超鏈接、自動搜索、自動標引和自動索引是搜索引擎的技術核心.

這三種檢索工具各有其優勢和局限性：

光盤檢索系統的優勢在于它是一個獨立的計算機檢索系統，可以實現單機檢索，在檢索過程中不涉及遠程通訊網絡，這就避免了利用國際聯機系統所帶來的通訊不暢和收費昂貴等問題，而且安全性能高，光盤數據庫是只讀光盤，不可擦除，也不會由于感染病毒而丟失信息.光盤檢索的局限性是數據庫更新周期較長，不能滿足時效性較高的檢索的要求，而且與聯機檢索和網絡檢索相比，信息量還是很有限的.

聯機檢索和搜索引擎檢索有許多相似之處，但由于技術和主觀意向的差別，在實現檢索功能上有很大的不同.對于搜索引擎而言，最大化的利用了計算機系統自動化，智能化的特點，但由于智能檢索技術并不成熟，限制了自動索引和自動搜索的質量，而且因為對信息的收集力求全面，導致在信息爆炸的情況下，收集的信息數量很驚人，但是質量難免受到影響，從而影響了檢索效果.相比之下，聯機檢索系統專業化、規范化的高質量信息系統建設，有力的保證了檢索質量.

從價格和安全性來看，光盤檢索占有一定優勢，但是從使用時間和使用范圍上來說，Internet檢索具有優勢，而聯機系統則具有信息資源專業化，高質量的特點，管理規范，查全率、查準率高，適用于科研人員，但對用戶檢索水平要求較高，具有一定難度，而且費用較高.它們之間是一種互相促進，互為補充的關系.但隨著光盤網絡版的應用和聯機檢索逐步向 Internet靠攏，以及 Internet技術的快速發展，Internet搜索將是大勢所趨.

下面比較分析手工檢索與計算機檢索的異同和優劣，首先要說的是，計算機檢索是在手工檢索的基礎上發展起來的.但是，兩種檢索方式有著質的區別，在以下幾方面存在差異：

（1）檢索語言：檢索語言是檢索時使用的信息詞匯.在檢索語言上，手工檢索與計算機檢索的檢索語言是基本相同的，但是計算機檢索可以使用更多的自然語言.

（2）檢索概念的組配：手工檢索主要是用人腦來進行檢索概念的組配，而計算機檢索則利用邏輯運算符進行概念組配，internet網上檢索的概念組配方式尚不成熟.手工檢索的概念組配更靈活，計算機檢索的概念組配更嚴謹.

（3）檢索途徑：檢索途徑也叫做檢索入口，是根據信息的某種特征進行的檢索，手工檢索和計算機檢索的基本檢索途徑是相同的，如名稱、分類、主題等.但計算機檢索的檢索途徑更全面和靈活，可以從多種途徑進行檢索，并能進行多途徑同時檢索.

這兩種檢索方式各有其優點和缺點.手工檢索可以了解標引規則，按規則進行著錄，便于檢索者根據文獻標引規則查閱文獻，而且靈活性高、成本低.手工檢索的可信度和權威性較高，傳統工具書的編制技術非常成熟，編制質量很高，可信度和權威性都超過了計算機檢索工具.而計算機檢索的信息來源渠道很復雜，如百度百科這種網絡工具書，網民也可以參與編寫，很多內容是網民個人觀點和意見，難以保證其權威性和可信度.手工檢索最大的局限就是檢索速度太慢，需要耗費大量的時間和精力.

計算機檢索的優勢在于檢索速度快，范圍廣，更新周期短，內容新穎，輸入檢索詞，幾分鐘之內就可以檢索到，而且有人想使用檢索到的內容也比較方便.它的缺點是投資大，檢索費用高，而且需要檢索者具備一定的計算機專業知識.

因為目前計算機檢索工具發展還不夠完善,手工檢索在短時期內不可能被完全取代,這兩類檢索工具應該是一種互相補充、長期共存的關系.手工檢索工具應該致力于提高檢索速度，增加檢索途徑，以適應不斷變化發展的新形勢，而計算機檢索則應該努力完善標引規范，提高檢索效率.

在檢索過程中選擇正確的檢索工具，對于取得良好的檢索效果具有至關重要的作用.當前文獻信息檢索工具的數量非常龐大.僅紙質工具書就不下數萬種.每一個學科,甚至每一個學術研究領域,都有大量工具書可以選擇使用.而電子文獻信息檢索工具,隨著信息技術的高速發展, 數量、種類越來越多，使人應接不暇.每一種檢索工具都有其獨特的優勢，也各自存在著不足之處，檢索者在進行檢索之前，必須認真分析，仔細選擇最合適的檢索工具.

在選擇檢索工具時有以下幾點原則：

（1）應該根據所需信息的不同種類來確定所使用的檢索工具.比如查找中國傳統文化方面的信息，一般使用權威的紙質工具書，而查找科學技術、經濟運行等信息，則更適合采用計算機檢索工具.

（2）綜合性的檢索工具和專門性的檢索工具比較而言,一般來說應該使用專門性的檢索工具.專門性檢索工具往往是由對這個領域有著深入研究的專家學者所編寫或制作的，因此對相關知識的搜集、揭示會更為全面翔實.

（3）查找最新的文獻信息，應采用計算機特別是 Internet檢索工具，因為其更新非常迅速而及時，能更好的反映新產生的信息.

以上所說只是一般性的原則，在檢索過程中，還應根據所面臨的具體情況來決定究竟采用哪種檢索工具，特別是不必要舍棄簡單實用，足以解決問題的檢索工具而選擇更先進更復雜的檢索工具.比如查找西漢某位人物在正史中的傳記，只需要查找《史記人名索引》、《漢書人名索引》就可以了，不必查找二十五史光盤數據庫.

總之，每一位檢索者都應對各種檢索方式和檢索工具有一定的認識，并且在實踐中接觸形形色色的檢索工具,加深對它們的了解.在檢索前應該認真分析檢索課題,列出檢索點,分清先后主次,根據具體情況，經充分論證后，合理選取檢索方式和檢索工具.此外,選擇檢索工具時,還應該閱讀文獻信息檢索教材和有關文獻信息檢索工具的評介文章，從而借鑒他人的經驗，增加自己對檢索工具的理性認識.這對于辨別檢索工具的優劣,選擇最適合的檢索工具也是有益的.

〔1〕何翠華.電子信息資源檢索教程[M].天津：南開大學出版社，1998.

〔2〕王花玉.網絡信息檢索工具與傳統工具書之比較分析[J].大學圖書情報學刊，2006(3).

〔3〕袁向東，任芬.網絡信息資源檢索工具的比較與綜合使用[J].江西圖書館學刊，2001(4).

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2015 年 11 月 29 日