網絡化背景下提高電力企業文書檔案管理的具體策略

荊曉璐黃山職業技術學院

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網絡化背景下提高電力企業文書檔案管理的具體策略

荊曉璐
黃山職業技術學院

摘要：文書檔案作為電力企業信息系統的重要組成部分，對電力企業的現代化信息建設具有舉足輕重的作用。本文在分析電力企業文書檔案管理中存在問題的基礎上，提出了網絡化背景下加強電力企業文書檔案管理的具體策略。

關鍵詞：網絡化 電力企業 文書檔案管理 問題 策略

由于電力企業掌握著大量的技術資源和客戶信息，因此，其越來越重視信息化管理模式的建立。文書檔案的電子化是其開展信息化建設的重要舉措。電力企業利用計算機和網絡技術實行文書檔案的管理，即通過計算機網絡技術搜集、整理資料并通過文件處置系統形成文書檔案，再將信息保存在計算機或移動設備上進行管理，提高了檔案信息的全面性和檔案管理的整體效率。電力企業應意識到自身在文書檔案的網絡化管理中存在的問題，及時采取相應措施進行改進提高。

1　網絡化背景下電力企業文書檔案管理工作中的問題

1.1文書檔案管理人員的綜合素質有待提高

電力企業中文書檔案管理人員綜合素質不高的現象主要體現在：

第一，管理人員忽視了信息社會對文書檔案網絡化管理的必然要求，責任意識和規范操作意識不足，造成了資料及檔案的混亂、缺失或存放雜亂；

第二，管理人員沒有經過系統的專業培訓，對計算機操作、信息技術和電算化環境的掌握不夠熟練，不具備電子文書檔案管理工作的基礎知識和技能，導致了管理工作的無序和不規范。

1.2管理機構的設置及權責不明確

目前，部分電力企業都沒有設置專門的文書檔案管理機構，或機構設置不明確，在辦公過程中與其他部門難以區分具體職責；部分企業沒有成熟的制度來明確機構權責，導致其不能正確行使權利、承擔義務；還有部分企業的文書檔案管理部門中，沒有對工作人員的工作、責任進行明確的劃分，導致管理工作的混亂無序。

1.3電子文書檔案管理缺乏規范

很多電力企業沒有形成穩定的文書檔案信息化管理機制，沒有明確的成文制度進行權責的規定，導致企業文書檔案信息建設規范化的滯后。例如，在檔案保存管理中，由于企業缺乏對存放工作的規范要求，會出現文檔歸類無序、存儲設備受損、文檔保存年限不足等現象。

1.4企業計算機及管理系統落后

部分電力企業不能及時維修和更換損壞的計算機，計算機數目不能滿足正常的工作需求，在選擇文書檔案管理軟件時一味地追求其高級性，忽視了企業的具體需求，也忽視了系統的及時維護和升級，使得后期的文書檔案管理出現混亂。

2　增強電力企業文書檔案網絡化管理的具體措施

2.1樹立文書檔案網絡化管理意識

企業分管領導者首先要關注網絡化背景下電力企業的發展趨勢，提高對企業信息系統建設的重視程度，充分認識文書檔案網絡化管理的重要價值，制定明確的制度及規范，加大資金投入力度。

領導者還要積極參與文書檔案管理工作，指導文書檔案管理部門規范開展工作，要求管理部門定期提交管理工作匯報，為其產生的問題提供宏觀的指導思路，促進文書檔案管理內涵和模式的完善及創新。

2.2提高文書檔案管理隊伍的綜合素質

電力企業要向員工大力宣傳網絡背景下文書檔案管理工作的重要性，使管理人員樹立責任意識和服務意識，嚴格按照企業要求開展管理工作，確保管理人員具有政治合格、紀律嚴明、作風嚴謹、服務優質的職業道德素質；要求在崗工作人員繼續學習并接受專業培訓，使他們熟練掌握計算機技術和文書檔案信息化管理的知識技能；同時招聘技術能力精進的專業人才，提高文書檔案管理隊伍的整體質量。

2.3完善文書檔案管理的機構建設

電力企業應該建立專門的文書檔案管理機構，明確機構的上級管理部門，并制定明確的規章制度來明確結構權利及義務，防止與其他部門在權責問題上發生混亂和糾紛。機構負責人應該在內部劃分資料搜集、整理、歸類、存放、審核、調用監管等工作組，為各級管理人員規定權責，將具體職責落實到每個人、每個環節，提高文書檔案管理機構的專業性和嚴謹性，健全其職權行使和責任承擔的監管機制。

2.4加大軟硬件投入力度

為進一步完善電力企業信息系統建設，企業應該加大軟硬件的投入力度，增加計算機數量，及時維修或更換損壞、落后、不能正常使用的計算機，升級計算機辦公系統，根據企業信息系統建設的客觀需求選擇合適的文件處理和檔案管理系統，并定期修復漏洞、查殺病毒、維護升級。以此完善檔案管理網絡體系，減少因電腦或系統運行緩慢而導致的工作延誤，提高文書檔案管理效率。

3　結語

綜上所述，在信息化社會中，電力企業加強文書檔案的網絡化管理，對于企業的經營、發展及決策都具有重要價值，有利于提高企業文書檔案的管理及使用效率、實現企業信息系統的現代化建設、促進企業實現由傳統管理模式向新型管理模式的轉變。