對加強職業院校學籍檔案管理的思考

張亞鳳

摘 要：本文針對目前職業院校學籍管理存在的主要問題，探討了加強學籍檔案管理的具體措施和途徑。

關鍵詞：職業院校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）06-005-01

學籍如同學生的“身份證”，學籍檔案儲存著學生的個人信息。學籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發學籍檔案的過程。怎樣做好職業院校的學籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學、科研、就業及學生發展的要求，成為職業院校管理工作面對一個新問題。

一、學籍檔案管理的特點

學籍檔案是學生通過在校期間的學習實踐等活動中形成的，對個人、學校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學生情況、規范學生管理、培養合格人才的依據，也是檔案的重要組成部分。學籍檔案包括學生學習期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業鑒定及專業特長、興趣愛好等各方面的內容，是學生在校期間各種表現全面評價。學籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點。學籍檔案自身的特殊性，要求學籍檔案管理人員要認真、負責，以高度的責任心做好平時的收集、整理、轉遞等工作。

二、學籍檔案管理存在的主要問題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現在：一是時間編排混亂、編目不清。有的學生按入學年度編排，有的學生按學習專業編排，有的學生按畢業年度編排。組卷沒有規定，沒有按學院、系、專業的層級關系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規范。三是學院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學生對檔案的重要性認識不夠，出現學籍檔案、畢業證書多年積壓、無人領取，甚至轉遞丟失的現象。造成以上問題的主要原因：一是領導重視不夠，檔案管理出現空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是指導培訓不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

2、學籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業院校學籍檔案管理存在制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習慣、老傳統，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規范。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

3、缺少熟練掌握現代信息技術的工作人員

隨著現代信息技術的不斷發展進步，各院校檔案管理也在逐步進入現代化、網絡化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機械地保管。從這一點說，學籍管理人員應該是學校決策管理的參謀和智囊。但當前職業院校學籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數檔案管理人員未經過專業培訓，沒有學過先進的計算機網絡管理知識，在一定程度上影響了學籍檔案管理水平提高。

三、加強學籍檔案管理的幾點措施

1、強化檔案意識，規范學籍檔案管理

學籍檔案文件材料未能及時清理歸檔的主要原因是檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對學籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定科學的檔案管理方法，便于學籍檔案的及時歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環。

2、加強制度建設，提高學籍檔案管理的水平

職業院校要建立健全完整科學的檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規范化。學院應建立完善學籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉遞等制度。及時收集、補充、更新和完善學籍檔案材料， 對那些地點分散、成分復雜、時間跨度較大的學籍檔案，進行認真細致的鑒別，做到學籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴格的工作程序，細化工作流程，努力提高學籍檔案材料的歸檔率、準確率，做到存放分類準確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

3、合理配備檔案管理人員，推進學籍檔案管理現代化

隨著網絡信息技術的快速發展，原來小型數據庫、半手工操作的學籍檔案管理現狀已經遠遠不能適應新的形勢。因此，順應時代的發展，配備結構合理的檔案工作人員，增加資金投入，運用現代先進的網絡技術和管理標準，實現學籍檔案管理信息化、規范化和科學化，已成為當務之急。實踐證明，只有建立穩定的學籍檔案工作網絡，采取科學的工作方法及相應的激勵措施，才能調動檔案管理人員的工作積極性，提高學籍檔案管理工作的水平。