高職院校檔案管理工作的思考

林國(guó)強(qiáng)

摘 要：高職院校教學(xué)檔案是學(xué)院教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的真實(shí)記載，科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理的重要標(biāo)志。也是反映高職院校校風(fēng)，學(xué)風(fēng)的物化反映。作為怎樣對(duì)高職院校教學(xué)檔案的工作管理，應(yīng)受到相關(guān)管理者的高度重視。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；檔案管理；高職院校

加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理，提高教學(xué)檔案管理水平，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等工作中的重要作用，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。如何有效地建立和利用教學(xué)檔案，是高職院校在長(zhǎng)期教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中值得重新審視和思考的問(wèn)題，是一項(xiàng)急需完善和重視的基礎(chǔ)工作。就高職院校教學(xué)檔案管理工作，本人提出幾點(diǎn)不成熟的看法，與同行們共同探討。

一、高職院校教學(xué)檔案的分類

1.教學(xué)管理類。上級(jí)教育行政管理部門(mén)下達(dá)的課程設(shè)置，教學(xué)大綱、教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)評(píng)估等資料，學(xué)籍檔案、招生計(jì)劃；各系部根據(jù)上級(jí)的精神制定的適合本系部的教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例、守則等文件；各系部結(jié)合具體情況制定的專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃；各課程的教學(xué)大綱；教師工作量的規(guī)定與課時(shí)計(jì)算規(guī)定；各學(xué)期的課程安排等。

2.教師業(yè)務(wù)類檔案。主要內(nèi)容有教師的個(gè)人學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)和相關(guān)證明記錄材料，教師培訓(xùn)方面的材料，教師晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審材料和聘任材料，教師教研情況，包括教學(xué)科研成果、成果轉(zhuǎn)化及獲獎(jiǎng)情況，發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、論著、編撰的教材、教學(xué)計(jì)劃、教案等。

3.實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料及實(shí)驗(yàn)室的論證、評(píng)估、申報(bào)及審批材料，儀器設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃，報(bào)告、安裝調(diào)試、保修單、移交文件、檢修使用的故障記錄、使用情況統(tǒng)計(jì)等。

4.教學(xué)輔助材料類。①教學(xué)輔助設(shè)備：語(yǔ)音設(shè)備、多媒體教學(xué)設(shè)備、錄像、投影、復(fù)制掃描設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃，審批報(bào)告、購(gòu)置過(guò)程記錄、安裝調(diào)試記錄、維修記錄、使用情況記錄材料、保管移交轉(zhuǎn)換記錄等；②教學(xué)管理設(shè)備：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、櫥柜檔案存放等設(shè)備的購(gòu)置、使用、管理存放等原始資料和記錄材料等。

二、高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.內(nèi)容廣泛、多樣。一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大，招生形式越來(lái)越多樣化，辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬。新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn)，使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛，教學(xué)內(nèi)容越來(lái)越豐富。隨著專業(yè)的增多，多學(xué)科互相滲透，交差不斷加強(qiáng)，使得教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科越來(lái)明顯，與之相適應(yīng)，檔案材料也越來(lái)越豐富。

2.材料來(lái)源分散。高職院校教學(xué)檔案信息來(lái)源于教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，也包括來(lái)自上級(jí)教育主管部門(mén)對(duì)教學(xué)工作、教學(xué)改革和人才方面的培養(yǎng)等方面的指令、規(guī)定、條例。同時(shí)還有在日常教學(xué)活有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)中形成的教學(xué)檔案。信息涉及的部門(mén)分散，既上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)、本單位教研室、實(shí)驗(yàn)室和教學(xué)管理部門(mén)等。

3.歸檔時(shí)間不同。教學(xué)檔案在年度劃分上與其它檔案不同。其它檔案按年度歸檔，而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔。

三、教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多高職的教師員工檔案意識(shí)比較淡薄，對(duì)檔案的重要性沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，特別是大多數(shù)教學(xué)和教輔人員對(duì)教學(xué)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，甚至于對(duì)教學(xué)檔案歸檔持抵觸態(tài)度。有的專家、教師認(rèn)為，教學(xué)科研成果是他們自已的心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒(méi)必要?dú)w檔；有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來(lái)方便。還有檔案管理部門(mén)服務(wù)意識(shí)淡薄，墨守成規(guī)。坐等別人上門(mén)交檔案，很少深入到教學(xué)單位去宣傳教學(xué)檔案。應(yīng)讓大家明確檔案在學(xué)校工作中的重要意義，喚醒教師的檔案意識(shí)，積極主動(dòng)的變等收上門(mén)指導(dǎo)與催收。

2.管理體制不完善。在管理體制上，部分高校院系檔案機(jī)構(gòu)不健全，人員安排不到位，經(jīng)費(fèi)投入不足，從而導(dǎo)致教學(xué)資料管理處于無(wú)序狀態(tài)。在部門(mén)規(guī)劃和工作制度中，很少提及檔案工作，既使形成一些文件材料，也因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的管理制度，缺少統(tǒng)一可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案的分類、整理處于混亂狀態(tài)。

3.教學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度不夠。教學(xué)管理內(nèi)容的信息化程度不高。傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，占用了大量的庫(kù)房空間，管理成本高。另外，教學(xué)日常管理的材料存檔不全，各院系之間的檔案難以進(jìn)行交流。這些導(dǎo)致了教學(xué)檔案信息資源難以實(shí)現(xiàn)共享。

四、高職院校教學(xué)檔案管理工作的思考

1.加強(qiáng)高職教學(xué)檔案管理制度的開(kāi)發(fā)建設(shè)

高職的教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)國(guó)家的有關(guān)檔案法規(guī)和學(xué)院的實(shí)際情況，建立健全教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，把檔案建設(shè)工作列入學(xué)校工作計(jì)劃，并建立有效的監(jiān)督管理和激勵(lì)機(jī)制。逐步做到“三納入”、“四同步”，即把檔案管理納入院系工作計(jì)劃、管理制度和教師的職責(zé)范圍，在布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，也布置檢查總結(jié)和驗(yàn)收檔案工作。教學(xué)檔案是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄，是進(jìn)行教學(xué)研究必不可少的素材，只有依據(jù)可靠的教學(xué)檔案作為研究依據(jù)，才能對(duì)教學(xué)的特點(diǎn)進(jìn)行定量和定性的分析，挖據(jù)科學(xué)、有效的教學(xué)方法，從而最大限度地提高教學(xué)質(zhì)量。

2.加強(qiáng)高職教學(xué)檔案編研工作開(kāi)發(fā)

加強(qiáng)教學(xué)檔案的編研工作，有利于開(kāi)發(fā)檔案資源，發(fā)掘檔案的潛在功能。學(xué)院檔案管理人員應(yīng)重視發(fā)掘教學(xué)檔案內(nèi)容的工作，及時(shí)對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行分析、研究、篩選、加工、編篆，把原始的、分散的、零碎的、靜態(tài)檔案變成專指的、系統(tǒng)的、活的檔案信息，并及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞出去，以供學(xué)校師生和社會(huì)使用。此外，科學(xué)系統(tǒng)地做好編研工作，還可使檔案充分發(fā)揮其潛在的價(jià)值，為撰寫(xiě)校史，調(diào)整專業(yè)設(shè)置，分析學(xué)生畢業(yè)分配形勢(shì)，豐富教學(xué)和教研活動(dòng)等提供有力依據(jù)。

3.高職教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

從當(dāng)前形勢(shì)來(lái)看，擁有一支既懂檔案知識(shí)，又懂教學(xué)管理并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍是做好教學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵，高職應(yīng)當(dāng)配備專職的教學(xué)檔案管理人員，并對(duì)其進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使他們掌握檔案工作的基本知識(shí)和專業(yè)技能，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)。同時(shí)，檔案工作者在實(shí)踐中要解放思想，實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。

4.實(shí)現(xiàn)高職教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)高職教學(xué)檔案管理信息化，是提高高職教學(xué)檔案管理效率的必由之路。伴隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的普及，校園局域網(wǎng)的建立，都為教學(xué)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。高職教學(xué)檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的管理模式，將死檔案變成“活檔案”，將文字檔案變成電子檔案。以光盤(pán)和網(wǎng)頁(yè)等形式鮮活地顯現(xiàn)給更多人。因此，教學(xué)檔案管理者有必要了解和掌握先進(jìn)的管理知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)和更新現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)。

總之，高職院校教學(xué)檔案管理工作直接關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量。隨著我國(guó)高等職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展和教學(xué)改革的深化，教學(xué)檔案管理工作的重要性將會(huì)越來(lái)越突出。因此，檔案管理工作人員要樹(shù)立正確的教學(xué)管理理念，建立完善的管理制度，不斷優(yōu)化教學(xué)檔案管理，運(yùn)用科學(xué)的工作方法及現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，保證教學(xué)檔案信息及時(shí)有效地為高校管理工作和社會(huì)服務(wù)，為推進(jìn)高職教育現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程提供檔案保障。

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