流程管理在完全學分制下學籍管理運行機制中的應用探討

高音

摘 要： 流程管理是近年來出現的新管理理論，核心思想是以客戶為中心，以市場為導向，優化管理流程，提高管理效率。本文通過分析流程管理的核心與學分制管理目標，從將流程管理思想應用于完全學分制下的教學管理組織結構設置、教學管理崗位職能上的合理組織分配及完善信息管理平臺，流程信息共享等方面提出了建議，以期達到提升管理效率之目的，增強管理效果。

關鍵詞： 流程管理 完全學分制 學籍管理運行機制

一、流程與流程管理

流程管理理論是繼1990年美國著名管理學家邁克爾·哈默提出“企業流程再造”之后，于20世紀90年代中后期學術界提出的一種新的管理理論。流程是為客戶創造價值的跨崗位、跨部門作業活動過程，追求的是整體最優，追求的是目標導向，關注的是客戶的目標價值與滿意度，所以流程導向的組織架構設計彌補了職能制組織架構固有的不足，把職能相對孤立與靜態的聯系打通了，要求組織隨著市場、戰略變化而快速調整，支持跨部門團隊有效協作，可以有效構建基于流程的水平同級決策機制，提高職能組織水平協作能力與整合效益。流程管理是對職能管理思想的繼承、發展與超越，核心思想是以客戶為中心，以市場為導向，通過改進舊的管理流程或再造新的管理流程實現標準化、規范化管理，達到降低成本、提高管理效率之目的。

二、學分制的管理目標

學分制起源于西方，它的產生與選課制度發展密不可分。選課制度產生于德國，由德國教育家洪堡最先提出，洪堡主張由學生自行選擇學習的課程、教師與學校，自行安排學習的順序和進度。并在柏林大學率先推行這項主張，開創選課制度的先河。選課制允許學生對所開課程有一定的選擇自由，學生可以根據自己的需要、興趣和能力選擇希望學習的課程。包括選擇課程、任課教師和上課時間，選擇適合自己的學習量和學習進程，選課制的突出特點是尊重學生。選課制度普及發展在美國，19世紀后半葉，處在資本主義上升時期的美國，社會分工和專業分化越來越細，市場對人才的需求越來越多樣化，導致高等學校院系大量增加，選修課程的數量大量增加，學生競相選擇自己感興趣的課程，教師除了在某個專業領域有所專長外，還必須爭取多開新課程，課程設置越來越多樣化，學生的學習計劃五花八門，為了適應這種高度自由化的學習方式，滿足社會對多樣化人才、復合型人才的需求，必須找到一個統一單位衡量不同學習計劃學生的學習進程，于是學分制應運而生。學分制通過對總學分的要求實現對學生學習結果的最基本測量，而對學生的學習過程，包括學習年限、學習內容的選擇等給予學生充分自由。學分制下，學生可以提前修滿學分，申請提前畢業，也可以根據自己的實際情況滯后一段時間；學生可以在一定程度上選擇自認為必要且感興趣的課程和專業，對于學生修讀的課程，如果考試不及格可以重修，直到及格取得學分為止。

三、運用流程管理再造學籍管理運行機制

學分制為學生獨立自由地安排學習、充分發揮學生特長、主動性和創造性提供了條件。以人為本，以學生為中心是學分制教學管理的本質，最終目的是為社會進步與發展提供需要的多樣型、復合型、創新型人才。這種管理的本質和目的與流程管理以客戶為中心、以市場為導向的管理思想非常契合。

在傳統學年制或學年學分制管理模式下，教學管理部門的組織結構是按具體職能劃分的，各部門獨立存在，在統一教學進程下各自工作，部門與部門之間甚少需要溝通與協調，工作就能很好地完成。但在完全學分制下，沒有了統一的教學進程，沒有了按專業劃分的班級，每個學生每學期對所要學習的課程、學習的時間、任課的教師、乃至專業的選擇、畢業的時間都有了選擇權、自主權，這種情況對管理來說是極大的挑戰，以往按具體職能劃分的組織結構管理已很難適應完全學分制管理的需要。流程管理作為一種新的管理理論，管理思想、原理與方法為完全學分制下的學籍管理運行提供了較為適宜的選擇。根據管理工作實際，有如下建議。

（一）組織結構上設立教學管理運行中心。

在學年制和學年學分制管理制度下，學籍管理只要遵照具體學籍管理制度，學籍管理工作時間要求完成工作，不涉及其他，因為每個專業的教學計劃是固定的，每個學期每個班需要上的課程是固定的，工作中若有疑問，有比對標準，比如，在畢業資格審查時，若懷疑某個學生成績單上缺了哪門課（此種情況常在有學籍異動的學生成績單中出現），只要與其所在班級同學的成績單對比就可以查出，而在完全學分制下，因學生對要學習的課程、學習時間都有了選擇權，學生的學習成績單非常個性化，這種比對法完全失去作用。取而代之的是各崗位管理人員之間及時、頻繁的溝通與協調變得非常重要，因此，從組織結構設置上應考慮方便各崗位之間的橫向聯系，使信息快速有效地在各崗位之間流動，設立管理運行中心集中管理不失為一個好的選擇。

（二）職能設置上管理與具體事物工作分離。

學籍管理工作是一項面向學生的工作，管理包括對學生的學籍處理、對學生休學、復學、轉專業、退學等學籍異動的管理、對學生畢業資格審查的管理、對學生學位授予審查的管理等，工作瑣碎繁雜，且要求百分之百正確，絕對不能出錯。在傳統學年制和學年學分制管理制度下，主要以班級進行管理，因而設有班主任，各系辦公室設有教學秘書，一般與學生的交流與溝通主要在系級層面解決，學生直接找教務處管理人員交流與溝通的較少。但在完全學分制管理制度下，因學生學習極具個性，所以傳統意義上的班級實際已不存在，不再設班主任與教學秘書，在這種情況下，與學生的交流與溝通完全壓在教務處管理人員身上。加之完全學分制管理制度下，給學生自我選擇的空間很大，很多學生由于在中小學應試教育體制中從來沒有自我選擇的空間，因此對突然而至的自由選擇反而覺得無所適從與茫然，需要管理人員給予更多指導，出現教務處不停接待學生，處理具體事務性工作，而日常需要完成的管理工作沒有時間進行的局面。因此，在職能設置上應該考慮管理與具體事務性工作相分離，動、靜分開，保證管理效率與效果。

（三）完善信息管理平臺，流程信息共享。

完全學分制管理制度下，學生的管理變成了個體管理，而每個學生的情況都是不同的，比如，繳費是不同的、注冊的課程是不同的、學習的年限也是不同的，以前到畢業審查階段，參加畢業審查的學生基本是參照標準學制（本科一般四年）按年級固定的，而在完全學分制下，參加畢業審查需要學生自己申請，學生修夠專業要求的最低總學分就可以申請畢業，與年級無關，這種情況下信息管理平臺的作用顯得至關重要，各管理崗位之間的信息共享更是尤為重要。比如，在以往教學管理制度下，學生基本是按年級管理的，因此每年學生處要求教務處在畢業資格審查前提供畢業學生名單是可行的，而在完全學分制下，由于學生自己申請畢業，名單的統計與匯總量很大，畢業資格審查前提供畢業學生名單變得比以前困難，在這種情況下，如果讓學生在計算機管理平臺上申請畢業審查，教務處在計算機網絡上審核，學生在自己的網絡終端上查詢，就可以使此項工作較為順利地進行。

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